Một phòng khám răng hàm mặt muốn hoạt động tốt, bên cạnh chuyên môn của y bác sĩ, chất lượng của thiết bị máy móc còn cần đến cách thức quản lý của chủ phòng khám đó. Nếu áp dụng quy trình quản lý cũ sẽ gặp nhiều khó khăn và khiến các tổ chức khó có thể phát triển bền vững. Trong trường hợp này, giải pháp đưa ra cho các nhà quản trị đó là phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt.

Những vấn đề thường gặp trong quản lý phòng khám răng hàm mặt

Để có thể quản lý tốt một phòng khám răng hàm mặt không phải là điều dễ dàng. Bất kỳ một sai sót hay nhầm lẫn nào trong quy trình làm việc cũng ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của từng nhân viên và kết quả hoạt động kinh doanh. Hiện nay đa số các phòng khám răng hàm mặt đều gặp phải một số vấn đề khó khăn khi quản lý bao gồm:

Nhân viên không hoàn thành tốt nhiệm vụ

Mỗi nhân viên trong phòng khám răng hàm mặt đều được phân chia nhiệm vụ phù hợp với năng lực và chuyên môn từng người. Tuy nhiên không phải tất cả đều tuân thủ đúng quy định và hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất.

Các phòng khám răng hàm mặt hiện nay đang xuất hiện tình trạng nhân viên trốn tránh trách nhiệm, đùn đẩy công việc, vượt quyền, gian lận,… gây ra những tiêu cực ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh và sự phát triển của tổ chức. Trong trường hợp này, nếu người chủ không biết cách quản lý và điều chỉnh tốt sẽ dẫn đến chất lượng công việc suy giảm và có thể gây nên một số hậu quả khôn lường.

Xem thêm: Tổng Hợp Top 16 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Được Tin Dùng Nhất

Khó khăn trong quản lý khách hàng

Nhu cầu khám chữa, điều trị các vấn đề răng hàm mặt của chúng ta ngày càng tăng cao, do đó lượng khách hàng đến với những phòng khám này cũng rất nhiều. Điều này gây khó khăn cho các tổ chức nếu không có cách thức quản lý thông tin khách hàng một cách đồng bộ.

Bên cạnh đó, quá trình khám và điều trị cho khách hàng sẽ trải qua nhiều giai đoạn mới có thể hoàn thiện, do đó cần lưu trữ nhiều thông tin liên quan của từng khách hàng. Việc này có thể gây sai sót, nhầm lẫn dữ liệu nếu không được quản lý thông minh. Ngoài ra, khi quản lý khách hàng đăng ký và đến khám trực tiếp nếu không có sự linh hoạt sẽ làm mất nhiều thời gian cho cả người bệnh và nhân viên trong tổ chức, gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.

Khó khăn trong quản lý vật tư thiết bị

Trang thiết bị vật tư y tế của phòng khám răng hàm mặt thường nhiều, đa dạng chủng loại và có những chức năng riêng. Nếu không có sự quản lý rõ ràng và được chuẩn bị sẵn sẽ ảnh hưởng đến quá trình điều trị cho bệnh nhân, làm tốn thời gian và giảm chất lượng dịch vụ của phòng khám.

Thêm vào đó, một số dụng cụ mang tính chất đặc thù về răng sẽ được nhập sau khi thăm khám cho khách hàng cũng tốn nhiều thời gian chờ đợi. Nếu những vấn đề này không được quản lý một cách linh hoạt, đồng bộ, không chỉ gây khó khăn cho quá trình làm việc của đội ngũ bác sĩ, nhân viên mà còn ảnh hưởng đến niềm tin và đánh giá của khách hàng về phòng khám.

Đứng trước những khó khăn đang tồn tại trong các phòng khám nha khoa và răng hàm mặt, nhà quản lý cần cập nhật xu hướng, thay đổi cách thức quản lý để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, đồng thời giúp quá trình làm việc đạt hiệu quả tốt và nâng cao chất lượng kinh doanh của phòng khám. Giải pháp được đa số nhà quản trị lựa chọn đó là sử dụng phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt. Với nhiều tính năng thông minh, phần mềm này giúp tối ưu các quy trình quản lý tại phòng khám một cách đơn giản, hiệu quả.

Lợi ích của phần mềm

Đối với phòng khám răng hàm mặt, công tác quản lý vô cùng quan trọng, đồng thời gây nhiều khó khăn cho các nhà quản trị. Hiểu được những hạn chế khi quản lý các phòng khám này, phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt được thiết kế mang đến nhiều lợi ích cho các tổ chức như:

Tối ưu hóa quy trình quản lý

Nhờ sử dụng phần mềm thông minh, toàn bộ công việc, thao tác của nhân viên đều được thực hiện trên máy tính, điện thoại và lưu trữ kết quả một cách đồng bộ. Do đó các nhà quản trị có thể dễ dàng kiểm tra, theo dõi, đánh giá ở bất kỳ nơi đâu mà không cần trực tiếp đến phòng khám để quan sát.

Bên cạnh đó, các công việc liên quan đến báo cáo, thống kê số liệu, phân quyền cho nhân viên cũng diễn ra nhanh chóng và có sự đồng bộ, các phòng ban dễ dàng tiếp nhận thông tin. Vì vậy việc quản lý không còn gặp nhiều sai sót, hạn chế và khó khăn như trước đây.

Tham khảo: Top 11 Phần Mềm Quản Lý Công Việc Chuyên Nghiệp Nhất

Tiết kiệm thời gian

Khi sử dụng các phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt, tất cả thông tin liên quan đến khách hàng, nhân viên, trang thiết bị máy móc, thuốc men được lưu trữ đồng bộ trên hệ thống. Do đó việc tìm kiếm, sửa đổi, cập nhật thông tin cần thiết về ca bệnh có thể thực hiện qua vài thao tác nhấp chuột, không cần tìm thủ công trong hàng ngàn tập hồ sơ như trước đây. Điều này giúp giảm được đáng kể thời gian tìm kiếm, để y tá, nhân viên tập trung thực hiện những công việc quan trọng hơn.

Tiết kiệm chi phí

Cách thức quản lý thủ công tại các tổ chức sẽ lưu trữ dữ liệu bằng giấy tờ và có sự hỗ trợ của file excel cơ bản, vì vậy tại phòng khám sẽ có rất nhiều giấy tờ, hồ sơ liên quan đến bệnh nhân. Khi sử dụng phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt, việc lưu trữ được thực hiện trên hệ thống mạng, giảm tối đa giấy tờ không cần thiết.

Bên cạnh đó, các thao tác thủ công cho việc quản lý vật tư, kho xưởng cũng có thể cắt giảm. Rất nhiều phần mềm còn hỗ trợ xử lý công việc thay cho 1 – 2 nhân sự. Do đó tiết kiệm được chi phí vận hành cho tổ chức.

Đảm bảo tính bảo mật

Đối với các phòng khám nói chung và phòng khám răng hàm mặt nói riêng, thông tin khách hàng có giá trị lớn quyết định đến kết quả kinh doanh của tổ chức. Nếu việc thực hiện lưu thông tin, chỉnh sửa dữ liệu trên file excel không có chế độ kiểm soát dữ liệu, việc rủi ro khi thông tin khách hàng, tổ chức bị đánh cắp, sửa đổi là điều dễ dàng xảy ra.

Để giải quyết vấn đề này, phần mềm quản lý phòng khám được thiết kế với độ bảo mật cao, có thể phân quyền chặt chẽ và giới hạn những người có thể tiếp cận thông tin. Khi sử dụng các phần mềm hỗ trợ đủ sự uy tín thì vấn đề rò rỉ thông tin, virus, mã độc tấn công gần như bằng 0.

Tăng tỷ lệ khách hàng quay lại

Khi sử dụng phần mềm quản lý răng hàm mặt, nhiều quy trình được rút ngắn, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng, hỗ trợ nhân viên thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hơn, có nhiều thời gian dành cho khách hàng. Điều này làm tăng chất lượng dịch vụ của phòng khám, gây được ấn tượng và sự tin tưởng của khách hàng.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt có tính năng tương tự phần mềm quản lý khách hàng và chăm sóc khách hàng toàn diện, do đó tăng được tỷ lệ khách hàng muốn quay trở lại trong tương lai.

Tăng năng suất làm việc

Nếu như trước đây các con số, dữ liệu cần được nhập thủ công, quy trình thăm khám của bệnh nhân cần nhiều thủ tục rườm rà thì đối với phần mềm quản lý thông minh, quy trình khám chữa bệnh được tự động hóa để giảm các thao tác không cần thiết cho bác sĩ và y tá. Đồng thời nhiều công việc mang tính thủ công cũng được loại bỏ, nhân viên tránh được những sai sót, tăng độ chính xác và sự nhanh chóng trên mỗi thao tác, từ đó tăng năng suất làm việc của toàn thể nhân viên trong tổ chức.

Những tính năng của phần mềm quản lý răng hàm mặt

Các phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt được thiết kế dựa trên quy trình chung của các phòng khám hiện nay, liên tục sửa đổi và cập nhật đa dạng tính năng để đáp ứng được tối đa nhu cầu người dùng.

Đặt lịch hẹn

Khi sử dụng phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt, khách hàng có thể đặt lịch hẹn đến khám và điều trị với bác sĩ trước khi đến. Thông tin và thời gian khách hàng đến cũng được hiển thị trực tiếp trên giao diện phần mềm, nhờ đó y tá nắm bắt được thời gian cụ thể để sắp xếp, tránh tình trạng chờ đợi của bệnh nhân hoặc khi người bệnh đến quá đông mà không kịp chuẩn bị. Bên cạnh đó tính năng thiết lập trạng thái lịch hẹn cũng diễn ra nhanh chóng, bác sĩ có thể sắp xếp thời gian cụ thể công việc trong ngày để tránh nhầm lịch hoặc trùng lịch khám với các khách hàng.

Ngoài ra, tính năng này còn cho phép thông báo và nhắc nhở lịch khám, tái khám với khách hàng, tăng được sự tin tưởng và hài lòng của khách hàng về dịch vụ tại phòng khám.

Tiếp đón bệnh nhân

Phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt cũng được trang bị tính năng tiếp đón bệnh nhân. Khi người bệnh đến, thông tin về họ được cập nhật nhanh chóng và lưu trữ trên hệ thống phần mềm. Việc này giảm bớt được thời gian chờ đợi để làm thủ tục của khách hàng và thời gian sắp xếp của y tá.

Sau khi thông tin bệnh nhân được cập nhật, y tá có thể nhanh chóng điều chuyển người bệnh vào các phòng khám ban đầu để gặp bác sĩ. Quá trình tiếp đón bệnh nhân diễn ra nhanh sẽ tránh được tình trạng khách hàng chờ đợi đông bên ngoài phòng khám, đồng thời giúp nhân viên có nhiều thời gian thực hiện các công việc quan trọng hơn.

Quản lý thông tin bệnh nhân

Phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt cho phép quản lý mọi thông tin về từng bệnh nhân như: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, thời gian khám, kết quả khám, chỉ định liên quan, loại thuốc được kê,… Bên cạnh đó phần mềm cũng giúp theo dõi tình trạng bệnh khi bệnh nhân tái khám hoặc tái điều trị. Điều này giúp tránh tình trạng nhầm lẫn hồ sơ cá nhân của các khách hàng cùng tên, giảm thời gian tìm thông tin khi khách hàng đến phòng khám.

Tính năng quản lý thông tin bệnh nhân hiển thị đầy đủ tiểu sử bệnh của từng người ngay trên giao diện phần mềm, giúp bác sĩ nắm bắt tình trạng bệnh để kịp thời theo dõi, thăm khám và đưa ra được phương pháp điều trị phù hợp.

Quản lý kho thuốc

Tại các phòng khám răng hàm mặt, có đa dạng các loại thuốc thuộc nhiều danh mục khác nhau. Nếu quản lý bằng thủ công sẽ gặp nhiều khó khăn, gây nhầm lẫn và mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm, cập nhật. Khi sử dụng phần mềm thông minh có tính năng giống với phần mềm quản lý kho, giúp lưu trữ toàn bộ thông tin về các loại thuốc có tại phòng khám bao gồm tên, giá bán, thời gian nhập – xuất, số lượng tồn, nhà cung cấp.

Bên cạnh đó, tính năng này cũng hỗ trợ nhân viên tìm kiếm loại thuốc bác sĩ kê cho bệnh nhân, giúp quản lý nắm bắt được số lượng thuốc để kịp thời nhập về khi sắp hết, tránh được tình trạng nhầm lẫn các loại thuốc cùng tên.

Quản lý thu chi

Tính năng quản lý thu chi giúp phòng khám đơn giản hóa quá trình thu tiền dịch vụ khám chữa bệnh lâm sàng, cận lâm sàng, thu tiền thuốc và một số chi phí phát sinh phục vụ hoạt động của phòng khám.

Với sự hỗ trợ của phần mềm, nhân viên không còn nhầm lẫn trong việc tính toán và thu tiền của khách hàng. Đồng thời các quản lý cũng dễ dàng nắm bắt các khoản thu chi của phòng khám trong một thời gian nhất định để kiểm soát tài chính của tổ chức, hạn chế hiện tượng gian lận của nhân viên.

Tham khảo: Top 4 Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp Tốt Nhất

Báo cáo

Phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt có tính năng báo cáo thông minh, toàn bộ dữ liệu được tổng hợp và lưu trữ trên hệ thống, có sự đồng bộ giữa các phòng ban, không còn sai sót như khi nhập bằng tay. Đồng thời, nhà quản lý dễ dàng theo dõi báo cáo tiến độ và kết quả công việc của từng thành viên để đưa ra đánh giá và điều chỉnh phù hợp.

Các báo cáo có thể được hiển thị dưới nhiều hình thức khác nhau tùy theo nhu cầu của nhà quản lý. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian quản lý tổng hợp, phân tích số lượng lớn báo cáo của nhân viên.

Top 9 phần mềm quản lý răng hàm mặt tốt nhất hiện nay

Dưới đây là top 9 phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt tốt nhất hiện nay cho các tổ chức tham khảo lựa chọn:

Phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt TDental

TDental cũng là phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt được nhiều tổ chức lựa chọn. TDental với nhiều tính năng nổi bật cho phép quản lý toàn bộ quy trình làm việc của phòng khám một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của tổ chức.

Đặc biệt, phần mềm này cho phép sử dụng miễn phí 14 ngày để người dùng trải nghiệm những tính năng quản lý phòng khám trên cả thiết bị di động và máy tính. Sau đó bạn sẽ được nhân viên tư vấn, hỗ trợ dùng thử trước khi đưa ra quyết định mua phần mềm.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm TDental:

• Quản lý bệnh nhân.
• Nhắc lịch khám, tái khám.
• Quản lý dịch vụ.
• Quản lý kho.
• Quản lý chăm sóc khách hàng.
• Quản lý doanh thu, công nợ.
• Hệ thống báo cáo.

Phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt DentalFlow

DentalFlow là phần mềm online được thiết kế bởi các nha sĩ, kỹ sư phần mềm nhiều năm kinh nghiệm, do đó DentalFlow có nhiều tính năng sát với nhu cầu quản lý thực tế của các phòng khám răng hàm mặt hiện nay. Một trong những điểm nổi bật của phần mềm này đó là tính bảo mật cao cùng sự phân quyền chặt chẽ. Đây là đơn vị duy nhất tại Việt Nam tạo ra phần mềm đảm bảo 2 yêu cầu bảo mật cao nhất là chứng chỉ HIPAA và đội ngũ  phát triển đạt chuẩn ISMS 27001.

DentalFlow có hỗ trợ demo trải nghiệm sản phẩm miễn phí trong 14 ngày và liên tục cập nhật tính năng mới nhất.

Một số tính năng của phần mềm DentalFlow bao gồm:

• Quản lý lịch hẹn có tích hợp Google Calendar.
• Quản lý khám và điều trị chuyên môn.
• Quản lý chăm sóc khách hàng.
• Quản lý vật tư, chi phí.
• Hệ thống báo cáo.

Phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt TCSOFT MEDICAL DENTIST

TCSOFT MEDICAL DENTIST là phần mềm quản lý phòng khám nha khoa – răng hàm mặt giúp tối ưu hóa quá trình quản lý của chủ phòng khám. Đây được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực mà nhiều chủ phòng khám hiện nay đang sử dụng.

TCSOFT MEDICAL DENTIST có giao diện thông minh, dễ sử dụng nên tất cả nhân viên từ bác sĩ đến y tá đều có thể dễ dàng sử dụng. Bên cạnh đó, phần mềm được nghiên cứu và thiết kế theo đúng quy trình thực tế tại phòng khám nha khoa nên đảm bảo được đúng chuẩn quy trình nghiệp vụ, hỗ trợ tốt nhất cho công tác quản lý của chủ phòng khám.

Tìm hiểu thêm: Top 11 Phần Mềm Quản Lý Phòng Khám Nha Khoa Tốt Nhất

Một số tính năng nổi bật của phần mềm TCSOFT MEDICAL DENTIST:

• Quản lý danh mục.
• Quản lý bệnh nhân.
• Tiếp đón bệnh nhân.
• Quản lý khám bệnh.
• Quản lý phẫu thuật.
• Quản lý kết nối cận lâm sàng.
• Quản lý kho thuốc.
• Quản lý thu chi.
• Hệ thống báo cáo.

Phần mềm Dentalsoft

Dentalsoft là hệ thống phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt toàn diện, chuyên nghiệp và được áp dụng cho mô hình đặc thù chuỗi phòng khám nha khoa. Do được xây dựng trên nền tảng công nghệ mới nhất nên Dentalsoft có khả năng tùy biến theo đặc thù của từng doanh nghiệp, hỗ trợ nhiều tính năng thông minh như phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ.

Phần mềm Dentalsoft có ứng dụng di động vào phòng khám, cần kết nối internet để chạy online và không được dùng thử miễn phí.

Những tính năng nổi bật của phần mềm Dentalsoft:

• Quản lý phân loại khách hàng.
• Quản lý nhân viên.
• Quản lý lịch hẹn, thăm khám.
• Quản lý sản phẩm.
• Theo dõi hồ sơ bệnh án.

Phần mềm Nha khoa số

Phần mềm Nha khoa số là một trong những phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt offline được đánh giá cao tại thị trường Việt Nam. Nha khoa số được lập trình nhằm phục vụ riêng cho các phòng khám răng hàm mặt với giao diện thân thiện dễ sử dụng, tính bảo mật cao.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm Nha khoa số:

• Hỗ trợ công tác kê đơn thuốc.
• Quản lý thông tin đơn thuốc.
• Quản lý bệnh nhân.
• Quản lý khám và điều trị.

Phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt VTtech

VTtech là thương hiệu chuyên thiết kế các loại phần mềm dành cho chuỗi hệ thống Nha khoa, Spa hàng đầu tại Việt Nam. Phần mềm quản lý VTtech được xây dựng trên nền tảng web online, có tính bảo mật cao và thiết kế riêng tính năng cho từng bộ phận.

Phần mềm này có thể thiết kế theo yêu cầu riêng của từng khách hàng, được đồng bộ với website, fanpage của phòng khám, cho phép dùng thử miễn phí 7 ngày và có hỗ trợ kỹ thuật bất kể khi nào khách hàng cần.

Các tính năng của phần mềm VTtech bao gồm:

• Theo dõi lịch hẹn.
• Quản lý khách hàng.
• Quản lý kho.
• Chăm sóc khách hàng.
• Quản lý thu chi, công nợ.
• Báo cáo doanh thu.

Phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt Odental

Odental dù chỉ mới ra mắt trên thị trường nhưng là phần mềm được nhiều người dùng tin tưởng với giao diện đơn giản, dễ sử dụng. Phần mềm Odental có hỗ trợ dùng thử miễn phí nên bạn có thể trải nghiệm trước khi quyết định đầu tư. Tuy nhiên Odental có hạn chế đó là không được tích hợp các công cụ marketing và chăm sóc khách hàng.

Một số tính năng của phần mềm Odental:

• Quản lý thông tin khách hàng.
• Quản lý thông tin nhân viên.
• Quản lý thu chi.
• Thống kê báo cáo.

Phần mềm Nextsoft

Nextsoft là phần mềm quản lý dành cho các phòng khám răng hàm mặt từ nhỏ đến lớn, hỗ trợ vô cùng đắc lực cho công tác điều trị và quản lý. Nextsoft có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, có thể cài đặt sử dụng offline mà không cần internet, đồng thời phần mềm này cũng có dịch vụ thiết kế riêng theo yêu cầu của khách hàng.

Xem thêm: Top 12 Phần Mềm Quản Lý Y Tế Được Tin Dùng Nhất

Một số tính năng của phần mềm Nextsoft:

• Quản lý thông tin khám bệnh.
• Quản lý lịch hẹn.
• Quản lý thủ thuật điều trị.
• Quản lý doanh thu, công nợ.
• Thống kê, báo cáo.

Phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt Bambufit

Bambufit là một trong những phần mềm quản lý nha khoa online được đánh giá cao về tính năng quản lý và phân quyền người dùng. Bambufit có hỗ trợ khách hàng demo trải nghiệm sản phẩm miễn phí, cập nhật tính năng mới thường xuyên để đáp ứng được nhu cầu khách hàng.

Các tính năng của phần mềm Bambufit:

• Quản lý thu chi, công nợ.
• Quản lý khách hàng.
• Quản lý đặt lịch hẹn.
• Quản lý vật tư y tế,
• Xuất báo cáo.

Trên đây là thông tin về top 9 phần mềm quản lý phòng khám răng hàm mặt tốt nhất và được nhiều khách hàng tin dùng. Phần mềm quản lý thông minh hỗ trợ rất nhiều cho các tổ chức để tăng hiệu suất làm việc, giảm chi phí và tối ưu hóa quy trình quản lý, do đó bạn nên tìm hiểu và lựa chọn công cụ phù hợp để phòng khám ngày càng phát triển hơn.