Vấn đề quản lý phòng khám Nhi trước đây được thực hiện bằng sổ sách và excel cơ bản nên gây ra nhiều hạn chế và khó khăn cho các nhà quản trị. Để tổ chức vận hành tốt và đạt hiệu suất kinh doanh cao, cần được ứng dụng công nghệ hiện đại trong mọi quy trình làm việc của nhân viên và quản lý. Một trong những giải pháp được đưa ra đó là sử dụng các phần mềm quản lý phòng khám Nhi được ưa chuộng nhất dưới đây.

Những vấn đề thường gặp của phòng khám Nhi

Việc ứng dụng công nghệ và quá trình làm việc, quản lý từ lâu đã trở thành giải pháp hiệu quả cho các tổ chức, đơn vị, đặc biệt là phòng khám Nhi. Tuy nhiên không phải tổ chức nào cũng quan tâm đến điều này, do đó các hoạt động diễn ra trong phòng khám đang có sự rời rạc và chưa đạt được hiệu quả như mong đợi.

Khó khăn trong công việc quản lý phòng khám Nhi

Hiện nay việc quản lý các phòng khám, trong đó có phòng khám Nhi được quản lý và vận hành thông qua việc sử dụng giấy tờ, sổ sách và một số công cụ hỗ trợ cơ bản như excel, dẫn đến nhiều khó khăn, không chỉ khiến quy trình làm việc diễn ra lâu hơn mà còn giảm hiệu suất kinh doanh và kìm hãm sự phát triển của đơn vị.

Vấn đề quản lý phòng khám Nhi có liên quan đến đội ngũ bác sĩ, chuyên gia, nhân viên, điều dưỡng, khách hàng, các loại thuốc, trang thiết bị máy móc, thu chi hàng ngày, số liệu báo cáo,… Do đó có thể xảy ra các vấn đề như: Bệnh nhân đến phòng khám đông, nhân viên không kịp tiếp đón khiến thời gian bị delay so với thời gian hẹn khám; Dữ liệu thông tin liên quan đến người bệnh, nhân viên, thu chi rất lớn, gây khó khăn trong việc quản lý, sắp xếp và đồng bộ; Phòng khám Nhi có quá nhiều loại thuốc với những cái tên khó nhớ khiến nhân viên mất nhiều thời gian tìm kiếm; Báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý có rất nhiều các vấn đề liên quan đến bệnh nhân, số lượng thuốc, chi phí,…

Nếu các phòng khám Nhi vẫn tiếp tục áp dụng cách thức quản lý cũ, không chỉ mất nhiều thời gian cho tất cả thành viên mà còn kìm hãm sự phát triển của tổ chức.

Phần mềm quản lý phòng khám Nhi

Đứng trước những khó khăn trong việc quản lý các vấn đề kể trên, nhà quản trị có thể tìm đến giải pháp sử dụng phần mềm quản lý phòng khám Nhi. Đây là phần mềm ứng dụng công nghệ hiện đại với các tính năng thông minh, cho phép số lượng lớn người dùng cùng lúc truy cập và thực hiện các thao tác cần thiết trên nhiều nền tảng khác nhau.

Phần mềm quản lý phòng khám Nhi có thể lưu trữ được tất cả dữ liệu của tổ chức một cách đồng bộ, cùng nhiều chức năng hỗ trợ tối đa cho quy trình làm việc của nhân viên. Nhờ đó, nhà quản trị có thể dễ dàng quan sát, tổng hợp và điều phối  công việc của toàn bộ phòng khám. Khi vấn đề quản lý được thực hiện tốt, hiệu suất kinh doanh của đơn vị cũng tăng lên, các phòng khám tận dụng được những lợi thế của mình để phát triển.

Tham khảo: Review Top 6 Phần Mềm Quản Lý Phòng Khám Tốt Nhất

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý phòng khám Nhi

Hiện nay, với xu thế hội nhập và phát triển, ngành Y tế đang từng bước phát triển hướng đến việc áp dụng công nghệ thông tin trong khám chữa bệnh. Do đó có thể thấy công nghệ thông tin đóng vai trò rất lớn trong quá trình vận hành và phát triển của một tổ chức, đặc biệt là đối với các phòng khám Nhi. Việc sử dụng công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý phòng khám Nhi mang đến cho các tổ chức rất nhiều lợi ích như:

Giúp nâng cao chất lượng khám chữa bệnh

Trình độ, chuyên môn của bác sĩ, trang thiết bị y tế và tính chuyên nghiệp thể hiện được chất lượng khám chữa bệnh của các tổ chức y tế. Đây là yếu tố được đặt lên hàng đầu vì khách hàng sẽ dựa vào điều này để đánh giá phòng khám có uy tín không và chất lượng khám chữa bệnh có đạt được kết quả như mong muốn.

Tuy nhiên rất nhiều phòng khám Nhi hiện nay thường mất quá nhiều thời gian trong khâu thủ tục, chờ đợi nhưng lại ít thời gian cho việc khám chữa, làm giảm chất lượng và sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Đặc biệt đối với các em nhỏ nếu phải chờ đợi lâu sẽ rất dễ quấy khóc.

Nếu sử dụng phần mềm quản lý phòng khám Nhi, bạn sẽ được sử dụng nhiều tính năng của phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ, mọi thủ tục hành chính, giấy tờ phức tạp được loại bỏ, các quy trình có sự liền mạch với nhau và được tiến hành nhanh chóng, nhờ đó tiết kiệm được thời gian chờ đợi của khách hàng. Bên cạnh đó, bác sĩ loại bỏ được những công việc mang tính thủ công để có nhiều thời gian hơn cho quá trình thăm khám bệnh nhân. Chính điều này sẽ giúp phòng khám tạo được sự tin tưởng với khách hàng và tăng tỷ lệ khách hàng quay trở lại phòng khám trong những lần tiếp theo.

Giúp nâng cao chất lượng dịch vụ

Một phòng khám có được chất lượng dịch vụ tốt sẽ giảm được lời phàn nàn, đánh giá tiêu cực hay khiếu nại từ khách hàng, ngược lại sẽ tăng sự trung thành của khách hàng và tạo ra những cơ hội mới để kết nối phòng khám với khách hàng tiềm năng. Đồng thời chất lượng dịch vụ cũng là yếu tố để phòng khám của bạn cạnh tranh được so với đối thủ.

Khi sử dụng phần mềm quản lý phòng khám Nhi, quá trình tiếp đón, nhận thông tin bệnh nhân, sắp xếp bệnh nhân gặp bác sĩ phù hợp để thăm khám, kê đơn thuốc và thu tiền đều được diễn ra nhanh chóng và có sự đồng bộ. Khi đó phòng khám sẽ loại bỏ được những thủ tục rườm rà để tập trung nâng cao dịch vụ cho khách hàng.

Tìm hiểu ngay: Tổng Hợp 12 Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Chất Lượng Nhất

Hỗ trợ quản lý nhân sự dễ dàng hơn

Phòng khám Nhi không chỉ có bác sĩ mà còn nhiều dược sĩ, y tá, nhân viên khác, nếu quản lý theo cách truyền thống sẽ gặp nhiều khó khăn, hạn chế, quản lý không nắm rõ được công việc của nhân viên để đánh giá. Bên cạnh đó nhiều đơn vị cũng lo lắng về tình trạng thất thoát hàng hóa do một số nhân viên gian lận nhưng lại chưa có cách quản lý hiệu quả để giải quyết và phòng tránh vấn đề này.

Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý phòng khám Nhi, các nhà quản lý dễ dàng giám sát công việc của từng nhân viên để nắm rõ được khả năng và hiệu suất làm việc của họ. Đồng thời, phần mềm cũng tránh được tình trạng thất thoát tài nguyên, gian lận trong hoạt động kinh doanh phòng khám. Khi nhà quản trị đã nắm rõ được tình hình làm việc của từng nhân viên sẽ dễ dàng điều phối công việc phù hợp với khả năng của họ. Nhờ đó, quản lý có thể đưa ra được những chiến lược kinh doanh một cách chính xác và kịp thời.

Ngoài ra, giống như tính năng, lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý phòng khám Nhi còn giúp quản lý số lượng nhân viên phòng khám chấm công theo ca và tính lương cho từng nhân viên, đồng thời hỗ trợ phân quyền cho từng nhân viên sử dụng phần mềm để thuận tiện hơn trong việc quản lý toàn bộ nhân sự.

Tăng tính bảo mật

Các thông tin của bệnh nhân là tài sản lớn nhất của phòng khám, do đó vấn đề bảo mật thông tin, dữ liệu được các nhà quản trị vô cùng quan tâm. Tuy nhiên nhiều tổ chức đang sử dụng cách thức quản lý thủ công với hồ sơ giấy, gây nhiều khó khăn trong việc tra cứu thông tin, dễ thất lạc hồ sơ của bệnh nhân và tính bảo mật không cao.

Cùng với đó, trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm sử dụng miễn phí nhưng tính bảo mật kém dẫn đến nguy cơ nhiễm virus, mã độc khiến thông tin bệnh nhân bị rò rỉ, đánh cắp. Khi sử dụng phần mềm quản lý phòng khám uy tín có thiết lập chế độ bảo mật cao giúp khách hàng yên tâm hơn trong việc quản lý, lưu trữ dữ liệu, thông tin khách hàng. Ngoài ra, các phần mềm này còn có hệ thống ngăn chặn sự xâm nhập của virus, mã độc và những mối đe dọa khác từ bên ngoài.

Tiết kiệm chi phí

Cân đối về chi phí cũng là vấn đề được các chủ phòng khám Nhi quan tâm vì chi phí càng nhỏ, lợi nhuận càng cao. Do đó mỗi khoản ngân sách chi ra đối với mỗi tổ chức đều cần được tính toán kỹ. Khi mà cách quản lý cũ cần đến nhiều hồ sơ, giấy tờ, nhân sự,… sẽ gây tổn hại đến tài chính tổ chức, đẩy chi phí vận hành lên cao.

Để chấm dứt tình trạng này, nhà quản trị nên sử dụng phần mềm quản lý phòng khám Nhi với lợi ích hỗ trợ toàn bộ quy trình làm việc bằng máy tính, không cần đến những tập giấy tờ, hồ sơ, không cần nhiều nhân viên quản lý. Nhờ đó phòng khám tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho việc in ấn và trả công cho nhân viên.

Tiết kiệm thời gian

Cách thức quản lý cũ gây mất nhiều thời gian cho nhà quản trị khi phải giải quyết nhiều vấn đề liên quan, không thể dành thời gian cho những công việc quan trọng hơn. Bên cạnh đó, các quy trình khám chữa bệnh còn rườm rà, nhiều giấy tờ phức tạp nên năng suất làm việc của nhân viên bị hạn chế.

Khi sử dụng phần mềm quản lý phòng khám Nhi, chủ phòng khám có thể quản lý nhân viên từ xa mà không cần thường xuyên đến phòng khám, một số công việc khác cũng được phần mềm hỗ trợ nên bạn sẽ có nhiều thời gian để giải quyết những việc quan trọng. Đồng thời nhân viên có thêm thời gian trau dồi kỹ năng, kiến thức chuyên môn và đặc biệt là dành thời gian chăm sóc bệnh nhân để nâng cao chất lượng dịch vụ cho phòng khám.

Xem thêm: Top 12 Phần Mềm Quản Lý Y Tế Được Tin Dùng Nhất

Tính năng của phần mềm

Một số tính năng tiêu biểu của phần mềm quản lý phòng khám Nhi bao gồm:

Đăng ký khám bệnh

Rất nhiều phần mềm quản lý phòng khám có tính năng đăng ký khám bệnh online để giảm thời gian chờ đợi lấy số thứ tự cũng như tiến hành các thủ tục hành chính khám chữa bệnh. Khi sử dụng phần mềm, hệ thống sẽ theo dõi lịch hẹn của bệnh nhân đã được sắp xếp để tránh tình trạng trùng lặp giờ thăm khám với những người khác. Bệnh cạnh đó, bác sĩ có thể theo dõi được lịch khám bao gồm ngày khám, giờ khám của mình để thuận tiện sắp xếp công việc.

Phần mềm có khả năng tự động thông báo lịch hẹn khám bệnh của khách hàng cho bác sĩ và nhân viên chủ động hơn trong quá trình làm việc. Với tính năng này, các phòng khám Nhi sẽ không còn tình trạng chen lấn trong quá trình chờ lấy số thứ tự để thăm khám.

Tiếp đón khám bệnh

Phần mềm quản lý phòng khám Nhi có hệ thống giúp nhập liệu thông tin từ người bệnh để phân loại đối tượng khách hàng, đồng thời chia đều tại các phòng bác sĩ và chỉ định cận lâm sàng. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ người bệnh đăng ký khám bệnh online, quản lý lịch sử đăng ký khám, nhắc lịch tái khám và thiết lập các câu hỏi để khai thác tiền sử của bệnh nhân.

Quản lý khám bệnh

Các phần mềm quản lý phòng khám Nhi thường có tính năng quản lý khám bệnh hỗ trợ lưu trữ thông tin bác sĩ trực tiếp thăm khám cho bệnh nhân, những chỉ định và kết luận thăm khám ban đầu, chỉ định cận lâm sàng nếu có. Cùng với việc hiện đầy đủ thông tin bệnh nhân thì file quản lý cũng có thông tin đơn thuốc được kê, phác đồ điều trị về lịch hẹn tái khám. Tính năng này giúp bác sĩ, nhân viên và nhà quản lý dễ dàng theo dõi quá trình thăm khám của bệnh nhân, thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin cần thiết và hỗ trợ người bệnh trong lần khám tiếp theo.

Quản lý kho thuốc

Các cơ sở y tế có chứa kho khổng lồ các loại thuốc khác nhau, đa dạng về mẫu mã, số lượng, tên gọi nên gây nhiều khó khăn cho việc quản lý và nhân viên mất nhiều thời gian tìm kiếm đúng loại thuốc được yêu cầu. Phần mềm quản lý phòng khám Nhi được trang bị tính năng tương tự như phần mềm quản lý kho, có khả năng lưu trữ đầy đủ thông tin nhập xuất của các dược phẩm trong kho, kiểm kê và tìm kiếm các loại thuốc trong kho dược nhanh chóng, cảnh báo loại dược phẩm sắp hết để nhân viên nhập thêm, cảnh bảo loại thuốc sắp hết hạn để phòng khám chủ động ưu tiên sử dụng trước,….

Quản lý thu chi

Các đơn vị phòng khám hiện nay đa số đều gặp nhiều trở ngại trong việc tính toán nguồn thu chi và quản lý tài chính. Phần mềm quản lý phòng khám Nhi sẽ giúp tổ chức giải quyết vấn đề này thông qua tính năng quản lý thu chi. Tính năng này cho phép theo dõi tổng tiền thanh toán của bệnh nhân trong mỗi nhóm dịch vụ, theo dõi công nợ của các bên đối tác, kiểm tra nguồn tiền đã xuất để đầu tư tại phòng khám.

Ngoài ra, phần mềm cũng giúp lưu lại lịch sử thu chi tại các phòng khám cơ sở đối với các chuỗi phòng khám và lập báo cáo trực quan về tình hình tài chính của phòng khám.

Xem thêm: 13 Phần Mềm Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất Hiện Nay

Báo cáo, thống kê

Các loại phần mềm quản lý phòng khám Nhi được trang bị tính năng hỗ trợ tổng hợp và xuất báo cáo với nhiều hình thức khác nhau, hỗ trợ các nhà quản trị tiết kiệm thời gian hơn trong việc theo dõi và đánh giá hoạt động kinh doanh của tổ chức. Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ tính năng lọc tùy chỉnh báo cáo, tổng hợp, gắn và xuất báo cáo dưới nhiều định dạng để việc quản lý trở nên dễ dàng hơn.

Việc tổng hợp và tiếp nhận báo cáo của các nhân viên nhanh chóng giúp quản lý đánh giá được hiệu suất làm việc của từng nhân viên, phòng ban để có sự điều chỉnh phù hợp, đồng thời đưa ra được những định hướng phát triển trong tương lai.

Top 5 phần mềm quản lý phòng khám Nhi phổ biến nhất

Dưới đây là top 5 phần mềm quản lý phòng khám Nhi được ưa chuộng nhất hiện nay cho bạn đọc tham khảo:

Phần mềm quản lý phòng khám Nhi QB CLINIC

Đây là phần mềm dành riêng cho các phòng khám đa khoa, chuyên khoa Nhi có quy mô vừa và nhỏ. Nhờ giao diện trực quan, đơn giản nên tất cả nhân viên của phòng khám, kể cả những người không am hiểu nhiều về máy tính cũng có thể làm quen và sử dụng các tính năng của phần mềm nhanh chóng.

QB CLINIC tích hợp hoạt động trên cả hai nền tảng online và offline nên sử dụng được mọi lúc mọi nơi, đặc biệt phần mềm này có thể đáp ứng được nhu cầu của từng loại phòng khám ngoài phòng khám Nhi, giống như các phần mềm quản lý phòng khám đa khoa, phần mềm quản lý phòng khám mắt, phòng khám sản, phòng khám Đông y,…

Phần mềm QB CLINIC được thiết kế và cập nhật theo yêu cầu riêng của từng đối tượng khách hàng để việc quản lý của các đơn vị này dễ dàng hơn. Đặc biệt các phòng khám có thể sử dụng thử miễn phí phần mềm để trải nghiệm những tính năng nổi bật trước khi đưa ra quyết định mua.

Một số tính năng tiêu biểu của phần mềm QB CLINIC:

• Quản lý hệ thống và danh muc.
• Quản lý khám bệnh.
• Quản lý thuốc.
• Quản lý vật tư.
• Báo cáo, thống kê.

Phần mềm quản lý phòng khám Nhi TCSOFT MEDICAL KIDS

TCSOFT MEDICAL KIDS là một trong những phần mềm quản lý phòng khám Nhi phổ biến nhất hiện nay, được rất  nhiều tổ chức sử dụng và có những đánh giá tích cực. TCSOFT MEDICAL KIDS được thiết kế với giao diện đơn giản, thân thiện và thông minh để tất cả y tá, bác sĩ, lễ tân đều dễ dàng thực hiện các thao tác mà không mất quá nhiều thời gian học cách sử dụng. Giao diện phần mềm luôn được cập nhật liên tục dựa trên những phản hồi của khách hàng để đáp ứng được tốt nhất nhu cầu người dùng.

Phần mềm TCSOFT MEDICAL KIDS được nghiên cứu và thiết kế theo đúng quy trình thực tế tại các phòng khám nhi nên các tính năng của phần mềm đa dạng, hỗ trợ quản lý tốt nhất quy trình nghiệp vụ trong hoạt động khám chữa bệnh của phòng khám Nhi.

Các tính năng của phần mềm TCSOFT MEDICAL KIDS bao gồm:

• Đón tiếp khám bệnh.
• Quản lý danh mục bệnh nhân.
• Quản lý khám bệnh.
• Quản lý kết nối cận lâm sàng.
• Quản lý kho thuốc.
• Quản lý thu chi.

Phần mềm quản lý phòng khám Nhi MOSS CLINIC

Phần mềm quản lý phòng khám Nhi MOSS CLINIC cũng được đánh giá cao về chất lượng và được nhiều khách hàng tin tưởng sử dụng. Nhờ thiết kế giao diện thông minh, trực quan nên phần mềm này dễ sử dụng, thích hợp cho mọi đối tượng chỉ sau một vài thao tác làm quen, không mất quá nhiều thời gian học cách sử dụng. MOSS CLINIC giúp khách hàng đồng bộ thông tin trên toàn hệ thống và có sự luân chuyển nhanh chóng giữa các phòng ban.

Do được thiết kế dựa trên quy trình chuẩn của phòng khám Nhi khoa hiện nay nên các tính năng của MOSS CLINIC hỗ trợ người dùng tối đa trong việc quản lý và vận hành phòng khám. Cùng với đó, phần mềm sử dụng nền tảng điện toán đám mây giúp bảo vệ tuyệt đối thông tin của bệnh nhân và phòng khám.

Những tính năng tiêu biểu của phần mềm MOSS CLINIC:

• Đăng ký khám bệnh.
• Tiếp nhận bệnh nhân.
• Quản lý khám bệnh.
• Quản lý viện phí và BHXH.
• Quản lý chỉ định CLS.
• Quản lý kho dược.
• Hệ thống báo cáo.

Phần mềm quản lý phòng khám Nhi DTZSOFT

DTZSOFT là giải pháp quản lý phòng khám Nhi được thiết kế trên nền tảng công nghệ Web hiện đại, áp dụng mô hình điện toán đám mây Cloud Computing nên có thể sử dụng online ở bất kỳ địa điểm nào.

Phần mềm này có tính ổn định cao, hiệu quả vượt trội, được nhiều bác sĩ đánh giá cao. Nhờ việc quét Barcode giúp đăng ký khám nhanh, in số thứ tự, in thẻ bệnh nhân, kê toa thuốc diễn ra có sự đồng bộ và nhanh chóng hơn. Ngoài ra, DTZSOFT còn có nhiều tính năng hỗ trợ quản lý phòng khám bao gồm:

• Tiếp đón bệnh nhân.
• Quản lý danh sách bệnh nhân.
• Bán thuốc khách lẻ.
• Danh sách tên thuốc.
• Quản lý kho thuốc.
• Báo cáo thuế.
• Quản lý chẩn đoán.
• Quản lý danh sách mẫu in.

Phần mềm quản lý phòng khám Nhi SUNS CLINIC

Phần mềm SUNS CLINIC được tối ưu hóa dành cho các phòng khám, đặc biệt là phòng khám Nhi, giúp các đơn vị dễ dàng thực hiện các thao tác quản lý, giảm được chi phí vận hành và tăng hiệu suất làm việc cho cả quản lý và nhân viên.

Tham khảo: Top 6 Công Cụ Quản Trị Doanh Nghiệp Hiệu Quả Nhất Hiện Nay

Đặc biệt SUNS CLINIC có tính bảo mật cao, hỗ trợ quản lý phòng khám online và offline trên bất cứ thiết bị nào, mọi thông tin được đồng bộ giúp quá trình nhập, chỉnh sửa, tìm kiếm và theo dõi trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, SUNS CLINIC còn được thiết kế phù hợp với nhu cầu và quy trình của từng phòng khám.
Các tính năng tiêu biểu của phần mềm SUNS CLINIC:

• Tiếp đón bệnh nhân.
• Hẹn lịch khám.
• Tạo các gói khám.
• Quản lý thu chi.
• Quản lý kho thuốc.
• Thống kê, báo cáo.

Bài viết trên đây đã giới thiệu tới bạn đọc top 5 phần mềm quản lý phòng khám Nhi tốt nhất hiện nay. Việc sử dụng phần mềm có ứng dụng khoa học công nghệ giúp các nhà quản trị dễ dàng quản lý các quy trình làm việc trong phòng khám mà còn hỗ trợ nhân viên làm việc nhanh hơn với hiệu suất cao hơn. Do đó bạn nên cân nhắc, tìm hiểu để có thể chọn cho phòng khám của mình phần mềm hỗ trợ phù hợp nhất.