Bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào muốn hoạt động hiệu quả, ngày càng phát triển và đứng vững trên thị trường, cần có bộ máy làm việc khoa học, phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận với nhau. Cũng bởi vậy nhà quản trị vô cùng quan tâm đến sự liên kết của các cá nhân, tập thể trong công việc. Bài viết dưới đây sẽ thông tin chi tiết đến bạn đọc vai trò và các bước xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả.

Tại sao nên xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban?

Bộ máy của một doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp có quy mô lớn, thường được tổ chức thành nhiều bộ phận khác nhau. Để đảm bảo hoạt động trong doanh nghiệp được diễn ra liên tục và hiệu quả, đòi hỏi các phòng ban phải phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng. Tuy nhiên để xây dựng được quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả, trơn tru không phải là điều dễ dàng.

Quy trình làm việc trong công ty là tập hợp những công việc hay nhiệm vụ được thực hiện theo thứ tự cố định, giúp người thực hiện công việc xác định được thứ tự thực hiện, mục tiêu hướng đến cũng như những giai đoạn hoặc phòng ban liên quan. Quy trình làm việc cụ thể, rõ ràng giúp các thành viên thực hiện nhiệm vụ được giao đúng trình tự và ăn khớp với những cá nhân, tổ chức khác để tạo ra những giá trị cho doanh nghiệp.

Mục đích của quy trình làm việc là đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng và tính hiệu quả của công việc. Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình làm việc là cơ sở để dự báo đúng năng suất làm việc, đồng thời cải tiến liên tục cách làm việc để đạt hiệu quả cao hơn. Do đó việc xây dựng quy trình làm việc cụ thể giữa các phòng ban vô cùng quan trọng.

Một quy trình phối hợp giữa các phòng ban chuẩn mực, được thực hiện tốt sẽ mang đến nhiều lợi ích cho tổ chức, doanh nghiệp, cụ thể:

• Giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc của các bộ phận trong doanh nghiệp, phù hợp với mục tiêu kinh doanh cụ thể.
• Tối ưu nguồn lực, giảm chi phí và thời gian nhờ việc tối ưu và cải tiến hoạt động vận hành, đảm bảo được sự trơn tru khi thực hiện công việc.
• Giúp cải tiến, nâng cao năng suất làm việc của các cá nhân, nhóm, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc.
• Giảm thiểu đáng kể rủi ro trong quá trình vận hành nhờ từng đầu việc được chuẩn hóa theo thứ tự.
• Tăng sự hài lòng và mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
• Giúp nâng cao vị thế cạnh tranh trong doanh nghiệp thông qua việc tạo ra được những đột phá, sáng tạo trong công việc, giúp đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp đặt ra.

Các bước xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả

Để xây dựng được cho công ty, tổ chức của mình một quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả, đạt chuẩn, bạn nên thực hiện các bước như sau:

Xác định nhu cầu và mục đích của công việc

Bước đầu tiên khi xây dựng quy trình làm việc phối hợp giữa các phòng ban đó làm xác định nhu cầu và mục đích của công việc. Lúc này, nhà quản trị cần xác định được nhu cầu của công việc đang cần thực hiện để áp dụng tiêu chuẩn mới và xây dựng những tài liệu căn bản để nhân viên làm theo. Việc xác định mục đích của công việc sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước tiến hành nhiệm vụ, phương pháp, thời gian thực hiện và tần suất công việc.

Xác định phạm vi xây dựng quy trình làm việc

Khi xác định được phạm vi công việc sẽ giúp nhà quản trị biết được ai là người có thể áp dụng quy trình phối hợp giữa các phòng ban này, có thể là một cá nhân, một nhóm hoặc một bộ phận. Quy trình làm việc cũng có thể được áp dụng theo thời gian, không gian, các lĩnh vực khác nhau để đạt được hiệu suất cao nhất.

Xem thêm: Service Level Agreement Là Gì? Phân Loại Và Theo Dõi Ra Sao?

Xác định các nội dung chính của quy trình làm việc

Khi xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban, bạn cần nắm bắt được chính xác những thông tin quan trọng về hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời xác định được trách nhiệm và phạm vi công việc của từng phòng ban cụ thể. Để phân tích chính xác nội dung trong một quy trình làm việc, bạn cần dựa vào các yếu tố sau:

• Input: Xác định đầu vào của quy trình làm việc gồm những yếu tố nào.
• Output: Đầu ra của quy trình làm việc được tạo bởi những yếu tố nào.
• Sử dụng phương pháp 5W + 1H và 5M để làm rõ được vấn đề liên quan.

Trong 5W + 1H bao gồm:

• What – Là gì: Xác định nội dung của công việc.
• Why – Tại sao: Xác định mục tiêu và yêu cầu của công việc.
• When – Khi nào: Xác định thời gian thực hiện, bắt đầu và kết thúc công việc.
• Where – Ở đâu: Xác định địa điểm thực hiện.
• Who – Ai: Xác định được những nhân sự trực tiếp tham gia tiến hành công việc, người giám sát và người hỗ trợ.
• How – Như thế nào: Xác định các phương pháp thực hiện công việc.

Trong 5M bao gồm:

• Manpower – Nguồn nhân lực: Những nhân sự thực hiện công việc có đảm bảo trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất theo yêu cầu không.
• Money – Tiền bạc: Ngân sách để thực hiện công việc là bao nhiêu và được giải ngân mấy lần.
• Material – Nguyên vật liệu hay hệ thống công ứng: Tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì và tiêu chuẩn của nguyên vật liệu đầu vào ra sao.
• Machine – Máy móc, công nghệ: Tiêu chuẩn của máy móc là gì, bạn có thể lựa chọn áp dụng công nghệ hay phần mềm quản trị doanh nghiệp nào để thực hiện công việc.
• Method – Phương pháp làm việc: Làm việc theo phương pháp nào sẽ mang đến hiệu quả cao nhất.

Kiểm soát và kiểm tra quy trình làm việc giữa các phòng ban

Trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc, phối hợp giữa các phòng ban, bạn cần xác định được những phương pháp kiểm tra, giám sát toàn bộ quy trình. Điều này giúp đảm bảo nhà quản trị đánh giá đúng mức độ tối ưu, đồng thời đưa ra được sự điều chỉnh phù hợp cho bộ máy vận hành của doanh nghiệp. Công việc kiểm soát cần được thực hiện nghiêm túc thông qua các yếu tố cơ bản như:

• Đơn vị đo lường hiệu quả công việc.
• Phương pháp đo lường.
• Có bao nhiêu điểm kiểm soát hay điểm kiểm soát trọng yếu.

Đối với việc xác định phương pháp kiểm tra, các yếu tố nhà quản trị cần quan tâm bao gồm:

• Những nội dung cần kiểm tra.
• Tần suất kiểm tra.
• Người trực tiếp chịu trách nhiệm kiểm tra tiến độ và hiệu quả công việc.
• Những vấn đề cốt lõi cần kiểm tra.

Xác định các nội dung cần thử nghiệm

Mục đích của việc xác định nội dung thử nghiệm là kiểm tra xem công việc có được thực hiện theo đúng tiêu chuẩn được đề ra hay không. Những nội dung quan trọng trong bảng kiểm tra thử nghiệm bao gồm: Công đoạn, điểm kiểm soát, tài liệu hướng dẫn, người kiểm tra, thiết bị sử dụng, hồ sơ,…

Việc xác định thời điểm cần kiểm tra sẽ giúp bạn đo lường được tính khả thi của quy trình làm việc giữa các phòng ban. Do đó, pre-test được đánh giá là một trong những giai đoạn quan trọng nhất của phương pháp thử nghiệm. Doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn các phần mềm hỗ trợ như phần mềm quản lý nhân sự để đảm bảo theo dõi được sát sao từng nhân viên và tránh những vướng mắc khi công việc được tiến hành.

Mô tả các bước công việc

Để nhân viên có thể dễ dàng áp dụng quy trình làm việc vào thực tế, nhà quản trị cần mô tả chi tiết các bước thực hiện bao gồm:

• Mô tả cụ thể từng bước trong quy trình làm việc.
• Nêu rõ cách thức thực hiện các bước trong công việc.
• Trong trường hợp việc diễn giải gây nhiều khó khăn và có độ phức tạp cao, bạn cần một tài liệu để hướng dẫn thực hiện.

Hoàn thiện các định nghĩa và tài liệu đi kèm

Quy trình phối hợp giữa các phòng ban sau khi được hoàn thành cần được kèm theo văn bản giải thích định  nghĩa, tài liệu để tất cả nhân viên có thể nắm bắt chi tiết và áp dụng hiệu quả vào quá trình làm việc. Các định nghĩa và tài liệu đi kèm càng cụ thể, rõ ràng, công việc được tiến hành dễ dàng và đạt được hiệu suất cao.

• Định nghĩa: Giải thích ý nghĩa của các thuật ngữ trong quy trình làm việc, diễn giải từ viết tắt.
• Biểu mẫu đi kèm: Xác định quy trình làm việc cần những biểu mẫu nào kèm theo.

Phương pháp giúp xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Nhà quản trị có thể dựa vào các phương pháp dưới đây để xây dựng cho mình một quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả, đảm bảo hiệu suất làm việc cao.

Tạo ra mục tiêu chung

Các thành viên trong nhóm thường khó tiếp cận hoặc làm việc chung với nhau nếu họ không thực sự hiểu về công việc hay mục tiêu công việc. Do đó nhà quản lý cần cung cấp cho nhân viên cái nhìn tổng quan nhất về mục tiêu chung trong công việc thông qua các cuộc họp, thảo luận nhóm trước khi bắt đầu dự án. Điều này không chỉ tăng tính đoàn kết, tạo sự liên kết, thấu hiểu giữa các bộ phận mà còn giúp quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn.

Tăng cường sự cảm thông trong công việc

Các phòng ban trong một tổ chức, doanh nghiệp cần tạo được sự liên kết và thấu hiểu lẫn nhau để có thể hỗ trợ và hợp tác, giúp công việc được hoàn thành tốt nhất. Khi đó các bộ phận cần hiểu cơ bản về tính chất công việc của các phòng ban khác, nhằm tăng tính tương tác, giúp tăng hiệu suất công việc. Nhân viên của bộ phận này cần hiểu được những khó khăn, thách thức mà đồng nghiệp của mình tại phòng ban khác đang gặp phải. Điều này cũng góp phần điều chỉnh và thực hiện tốt văn hóa doanh nghiệp thân thiện, hòa đồng, tạo sự liên kết giữa các bộ phận với nhau.

Giao tiếp bằng ngôn ngữ thông thường

Một trong những cách xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả đó là giao tiếp bằng ngôn ngữ thông thường. Thực tế tại nhiều doanh nghiệp, các phòng ban, bộ phận thường áp dụng ngôn ngữ chuyên ngành riêng để thuận tiện trong việc trao đổi công việc. Tuy nhiên khi giao tiếp chung, các phòng ban và nhân viên cần sử dụng ngôn ngữ chung mà tất cả mọi người có thể hiểu. Việc áp dụng thuật ngữ chuyên môn dùng khi giao tiếp với các thành viên trong nhóm khác sẽ khiến họ cảm thấy khó hiểu và khó chịu. Khi đó quá trình xử lý công việc có thể gặp nhiều khó khăn.

Tham khảo: Gross Salary Là Gì? Cách Tính Lương Gross Để Không Bị Thiệt

Tham gia vào quy trình phối hợp với các phòng ban khác

Một trong những nguyên tắc để xây dựng quy dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban chính là tăng cường tính tương tác và liên kết giữa các phòng ban. Đối với các dự án lớn, doanh nghiệp cần sự phối hợp của nhiều bộ phận cùng lúc. Để có thể đạt được hiệu quả cao trong công việc, nhà quản lý cần thường xuyên tổ chức các cuộc thảo luận, cuộc họp để các nhóm, bộ phận trong doanh nghiệp có thể trao đổi công việc với nhau. Khi quy trình làm việc đảm bảo sự khoa học và hợp lý giữa các phòng ban sẽ tránh được tình trạng đùn đẩy trách nhiệm cho nhau và hiệu quả công việc không được như mục tiêu đặt ra.

Cập nhật và chia sẻ thông tin nhanh chóng giữa các phòng ban

Một môi trường làm việc hiện đại, năng động sẽ giúp các bộ phận, phòng ban chia sẻ, cập nhật thông tin mọi lúc, mọi nơi, góp phần số hóa doanh nghiệp. Cũng bởi vậy, doanh nghiệp cần tạo dựng những phần mềm phù hợp để nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, đóng góp ý kiến cũng như đưa ra quan điểm, nhận xét của mình, đặc biệt là phần mềm quản lý công việc. Các phần mềm này sẽ lưu trữ thông tin liên quan đến dự án để các thành viên hoặc bộ phận mới vào có thể dễ dàng bắt nhịp bằng cách xem lại dữ liệu đã có trước đây trên hệ thống.

Tạo sự liên kết chặt chẽ giữa lãnh đạo và các phòng ban

Mối quan hệ giữa các trưởng bộ phận, người lãnh đạo của các nhóm thường ảnh hưởng rất nhiều đến mức độ cộng tác của các thành viên trong nhóm. Do đó những người quản lý, trưởng bộ phận cần hình thành được văn hóa riêng trong đội ngũ lãnh đạo. Với tư cách là người quản lý dự án, trưởng nhóm cũng nên hình thành văn hóa hợp tác bằng việc xây dựng các mối quan hệ với quản lý tại các bộ phận khác. Điều này góp phần tăng sự liên kết cũng như tinh thần tập thể và sự đoàn kết của đội ngũ nhân sự.

Tạo môi trường làm việc thoải mái

Một trong những cách xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban linh hoạt đó là tạo dựng môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên. Tâm lý có ảnh hưởng vô cùng lớn đến sự sáng tạo, tập trung và hiệu suất làm việc của nhân viên. Khi tạo được môi trường làm việc thoải mái sẽ giúp đẩy nhanh hiệu quả công việc, tăng tính đoàn kết, cởi mở giữa các nhân viên, từ đó tăng hiệu suất công việc.

Tăng cường liên kết thông qua các hoạt động ngoại khóa

Thông thường, các bộ phận, phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp thường giao tiếp với nhau tại các cuộc họp, dự án lớn. Điều này khiến các mối quan hệ trong phòng ban trở nên xa cách và cứng nhắc. Để tạo được môi trường làm việc hòa đồng, thân thiện thông qua việc kết nối giữa các bộ phận với nhau, doanh nghiệp nên tổ chức những buổi dã ngoại, hoạt động tình nguyện hoặc team building. Cách thức này tạo được sự liên kết, nhờ đó khi cần tiến hành các nhiệm vụ liên quan giữa nhiều phòng ban, công việc có thể được hoàn thành nhanh chóng, đảm bảo hiệu quả.

Doanh nghiệp muốn đạt được hiệu suất làm việc cao, đúng tiến độ và chính xác cần xây dựng được quy trình phối hợp giữa các phòng ban thống nhất, tối ưu. Mong rằng những thông tin được chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò và các bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả.