Nhằm phục vụ nhu cầu tối ưu doanh thu, chi phí vận hành và nâng cao chất lượng dịch vụ, hiện nay trên thị trường đã xuất hiện rất nhiều phần mềm quản lý phòng khám sản phụ khoa. Tuy nhiên, điều này lại làm các đơn vị “bối rối” không biết lựa chọn phần mềm nào cho phù hợp. Chính vì vậy, dưới đây chúng tôi sẽ gợi ý đến cho các bạn top 3 cái tên đang được quan tâm và tin dùng nhiều nhất hiện nay.

Việc sử dụng các phần mềm quản lý phòng khám mang lại lợi ích gì

Các phần mềm quản lý phòng khám sản phụ khoa kể từ khi ra đời đã hỗ trợ rất tốt công tác tiếp nhận, khám chữa bệnh và thống kê báo cáo một cách nhanh chóng, hiệu quả. Cụ thể về những lợi ích khi áp dụng chúng vào công tác quản lý như sau:

Lợi ích với người quản lý phòng khám

• Giám sát hoạt động của phòng khám một cách chặt chẽ, toàn diện ngay tại bàn làm việc mà không cần báo cáo từ cấp dưới.
• Dữ liệu được lưu dưới dạng số hóa, truyền qua mạng để đến bàn làm việc của giám đốc. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê cũng như báo cáo số liệu, đảm bảo độ chính xác cao.
• Theo dõi, kiểm tra hoạt động của phòng khám dù ở bất kỳ đâu. Chỉ cần bạn có kết nối internet và được phân quyền để truy cập vào máy chủ là có thể kiểm tra tất cả số liệu và công việc của các bộ phận như nhân sự, tài chính,…
• Minh bạch mọi thông tin tài chính của phòng khám. Đồng thời hỗ trợ nhập liệu chính xác, quản lý đúng quy trình, từ đó xóa bỏ hoàn toàn các sai sót bất kể do vô tình hay cố ý tại phòng khám. Bên cạnh đó, còn ngăn chặn thất thoát viện phí hay các loại thuốc.
• Tiết kiệm các chi phí cho giấy tờ, phim ảnh. Bởi khi có phần mềm thì các thông tin nội bộ sẽ được truyền qua hệ thống mạng và xóa bỏ hình thức thủ công.

Lợi ích đối với y tá, bác sĩ và các nhân viên quản lý 

• Giảm thiểu tối đa thời gian làm việc: Do tất cả các công việc liên quan đến dữ liệu đều được lập trình theo nguyên tắc, nhờ đó các thao tác phức tạp trước đây đều được đơn giản hóa.
• Kế thừa thông tin: Dữ liệu chỉ cần nhập một lần rồi đưa lên hệ thống, các đơn vị chức năng hoàn toàn toàn không cần nhập lại. Điển hình trong đó phải kể đến là thông tin bệnh nhân, bệnh án,…
• Giảm thiểu các sai lầm y khoa: Những thông tin hỗ trợ như thông tin thuốc, thông tin bệnh án, xét nghiệm được cung cấp và tra cứu bất kỳ khi nào bác sĩ cần. Cùng với đó, đơn thuốc được in rõ ràng và tránh được nhầm lẫn khi dùng thuốc.
• Lưu trữ dữ liệu bệnh án: Thông tin bệnh án của từng bệnh nhân được thống kê một cách nhanh chóng, chính xác và dễ dàng trích xuất, tra cứu khi cần.

Lợi ích với bệnh nhân

• Việc áp dụng các phần mềm quản lý phòng khám phụ khoa sẽ giúp giảm nhanh chóng thời gian chờ đợi cho bệnh nhân. Bởi các thông tin hành chính được lưu trữ trên máy chủ, có thể dùng lại qua thời gian mà không cần lập lại. Chính vì vậy, dù số lượng bệnh nhân đông hơn, thời gian chờ cũng sẽ không tăng lên.
• Mỗi lần đi khám bạn không cần mang theo hồ sơ. Bởi thông tin bệnh nhân đã được lưu ở máy chủ phòng khám, sắp xếp rõ ràng theo mã số bệnh nhân.
• Người bệnh được nhận các tài liệu in dưới dạng văn bản rõ ràng, đẹp mắt, từ đó tránh được nguy hiểm do chữ viết tay không rõ ràng.
• Hóa đơn được in sắc nét từ hệ thống máy tính kết nối với máy in cũng khiến người bệnh thoải mái hơn.

Đọc ngay: Phần Mềm ERP Là Gì? Những Lợi Ích Của ERP Đối Với Doanh Nghiệp

Tính năng cơ bản của phần mềm quản lý phòng khám sản phụ khoa

Các tính năng cơ bản một phần mềm quản lý phòng khám cần đáp ứng như sau:

Tối giản quy trình tiếp đón bệnh nhân

Đa số các phần mềm đều hỗ trợ tiếp nhận bệnh nhân nhanh chóng bằng vân tay của từng người, mã bệnh nhân và số điện thoại, tránh tình trạng khi đến khám phải xếp hàng chờ mất thời gian tại quầy tiếp đón. Còn đối với những bệnh nhân đến phòng khám lần đầu, nếu đặt lịch trước có thể link dữ liệu sang.

Khám bệnh với thiết bị di động

Lượng thao tác trên phần mềm của bác sĩ tương đối lớn, từ nhập liệu thông tin thăm khám của bệnh nhân, chỉ định dịch vụ, kê đơn thuốc và in các giấy tờ liên quan. Do đó, để tối ưu quy trình vận hành của các bác sĩ trên phần mềm, ngoài việc danh mục hóa tối đa việc nhập liệu, các phần mềm còn cung cấp một giao diện khám trực tiếp trên thiết bị di động. Nhờ đó đem tới hiệu quả khám chữa bệnh cao.

Tích hợp với hệ thống chăm sóc bệnh nhân

Hệ thống tích hợp thêm phần mềm quản lý khách hàng và chăm sóc họ nhằm thực hiện các công việc của đội ngũ nhân sự như: Nhắc lịch hẹn, lịch tái khám, sinh nhật khách hàng,… Nhờ đó, tất cả dữ liệu thu thập từ bệnh nhân trong quá trình điều trị đều được lưu trữ, phân bổ cụ thể theo phễu lọc nhằm hỗ trợ cho bộ phận chăm sóc khách hàng tối đa. Bên cạnh đó, còn hỗ trợ cho việc tra cứu, lên kịch bản cho các chiến dịch marketing của phòng khám trở nên chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.

Giảm áp lực cho bộ phận thu ngân

Sau khi bệnh nhân được thăm khám, đồng thời thực hiện đầy đủ các dịch vụ kỹ thuật và kê đơn thuốc thì thu ngân chính là quy trình cuối cùng liên quan tới bệnh nhân. Theo đó, đa số bộ phận lễ tân tại các phòng khám sản phụ khoa vừa phải thực hiện quy trình tiếp đón bệnh nhân vừa phải đối chiếu hóa đơn. Điều này tạo ra một áp lực vô cùng lớn, dễ dẫn đến thất thoát doanh thu, hơn nữa còn khiến khách hàng khó chịu và đánh giá kém sự chuyên nghiệp của phòng khám.

Việc ứng dụng các phần mềm quản lý phòng khám sản phụ khoa nhằm giảm áp lực tính toán cho bộ phận thu ngân. Nhờ đó, mọi thông tin liên quan đến giá dịch vụ kỹ thuật và giá đơn thuốc đều được chuyển từ phòng khám của bác sĩ xuống trực tiếp quầy thu phí. Công việc của nhân viên thu ngân lúc này là thao tác chọn đúng bệnh nhân để kiểm tra công tác in trên phiếu và thu tiền.

Kê đơn thuốc mới, lấy lại đơn thuốc cũ và lập đơn thuốc mẫu

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý đơn hàng, cụ thể sở hữu tiện ích danh mục hóa toàn bộ thuốc và vật tư cho các bác sĩ. Nhờ đó, các bác sĩ không bắt buộc cần nhớ rõ tên toàn bộ các thuốc mà chỉ cần ghi nhớ tên theo các ký tự đặc biệt. Đồng thời sau khi chọn thuốc cần kê, hệ thống sẽ hiển thị số lượng tồn thực tế để bác sĩ kê cho bệnh nhân. Ngoài ra, đơn thuốc sẽ được lưu lại thành một danh mục các đơn thuốc mẫu để có thể sử dụng cho những lần tái khám sau đó, chỉ cần gia giảm thêm thuốc phù hợp với tình trạng bệnh lý (nếu cần).

Báo cáo doanh thu, lỗ lãi và vật tư tiêu hao

Ngoài doanh thu phát sinh từ các dịch vụ mà phòng khám cung cấp, một nguồn thu nữa cũng rất quan trọng là từ việc bán thuốc. Các phần mềm quản lý phòng khám sản phụ khoa sẽ hỗ trợ quản lý mã thuốc, vật tư tiêu hao theo các lô và hạn sử dụng. Đây là vấn đề quan trọng và cần thiết đối với nhiều thuốc, vật tư khác nhau được nhập từ các nhà cung cấp hoặc mua mới tại những thời điểm khác nhau.

Bởi mỗi lô như vậy cần được nhập bằng 1 giá trị khác nhau, vì vậy người quản lý phòng khám có thể quản trị được tình hình lỗ lãi của từng đơn giá nhập. Qua đó phản ánh chính xác hơn nguồn thu từ thuốc và vật tư tiêu hao của phòng khám.

Hệ thống báo cáo phân tích

Với hệ thống được thiết kế chuyên sâu và một quy trình hoạt động tổng thể bao trùm lên toàn bộ các hoạt động của phòng khám, các phần mềm quản lý công việc này có khả năng cung cấp cho ban lãnh đạo một hệ thống báo cáo tổng hợp với nhiều chỉ tiêu. Hơn nữa để tường minh hóa những số liệu ở dạng thô, hệ thống báo cáo phân tích của phần mềm còn hỗ trợ chuyển dữ liệu thành các dạng biểu đồ dễ dàng đối chiếu và so sánh.

Hỗ trợ vận hành 24/7

Ngoài ra, các phòng khám sản phụ khoa thường gặp một trở ngại lớn sau khi ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý là thời gian hoạt động thường tập trung mạnh vào hai ngày cuối tuần và ngoài giờ hành chính hơn. Chính vì vậy, tính năng hỗ trợ vận hành 24/7 là vô cùng cần thiết.

Tìm hiểu thêm: TOP 5 Phần Mềm ERP Việt Nam Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp Hiện Nay

3 phần mềm quản lý phòng khám sản phụ khoa tốt

Để hỗ trợ các bệnh viện, phòng khám chuyển đổi từ các thao tác nhập liệu và lưu trữ thủ công nhiều sai sót sang ứng dụng các công nghệ điện toán thông minh giúp xử lý các nghiệp vụ khám, điều trị bệnh nhân nhanh chóng, chính xác hơn. Dưới đây chúng tôi đã tổng hợp 3 phần mềm quản lý phòng khám sản phụ khoa được tin tưởng sử dụng rộng rãi trên thị trường.

Phần mềm của công ty Nanosoft

Nanosoft là một trong những công ty nằm trong top đầu các đơn vị cung cấp phần mềm cho các phòng khám sản phụ khoa. Với kinh nghiệm triển khai 13 năm trên thị trường, đơn vị này đã nghiên cứu và đưa ra một phiên bản Nano – Clinic tối ưu nhất trên thị trường dành cho mô hình phòng khám sản phụ khoa. Phiên bản này chắc chắn sẽ mang đến cho người dùng những trải nghiệm tuyệt vời nhất. Hiện nay có khoảng hơn 300 cơ sở phòng khám chuyên khoa sản trên toàn quốc áp dụng vào vận hành.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm Nano – Clinic gồm có:

• Cung cấp giải pháp tổng thể: Hệ thống tích hợp nhiều tính năng và phân hệ ưu việt, hỗ trợ tối đa các lãnh đạo phòng khám quản trị cơ sở, cũng như cung ứng một quy trình vận hành thông minh. Nhờ đó tin học hóa tối đa các nghiệp vụ về khám, chữa bệnh và chăm sóc cho bệnh nhân.
• Tiết kiệm chi phí: Mang đến cho khách hàng phần mềm có giá thành phù hợp nhưng vẫn đảm bảo chất lượng. Đặc biệt chính sách giá tuyệt đối không biến động theo giá thị trường và hỗ trợ nâng cấp miễn phí nếu khách hàng khi cần.
• Dịch vụ chuyên nghiệp: Nano – Clinic tích hợp với phần mềm quản lý khách hàng NANO-CRM và tổng đài Call Centre đem đến trải nghiệm dịch vụ cho bệnh nhân tại cơ sở khám chữa bệnh tuyệt vời hơn bao giờ hết.

Phần mềm quản lý phòng khám sản phụ khoa Moss Clinic

Moss Clinic hiện đang là phần mềm quản lý phòng khám sản có mức chi phí và sở hữu những tính năng top 1 thị trường hiện nay. Hơn nữa, khác với các phần mềm quản lý phòng khám khác, đơn vị này đã phát triển các phiên bản độc lập để phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Cụ thể:

• Moss Clinic phiên bản cài Windows: Lựa chọn này dành cho các phòng khám yêu cầu tính bảo mật cao và chỉ sử dụng mạng nội bộ.
• Moss Clinic phiên bản Web: Phiên bản này sở hữu nhiều tiện ích cập nhật hàng ngày. Đồng thời giao diện web cũng rất thân thiện, trực quan và dễ sử dụng.
• Moss Clinic phiên bản Android/ iOS: Đang được đơn vị nghiên cứu và chuẩn bị cho ra mắt.

Bên cạnh đó, bạn có thể đồng bộ dữ liệu giữa các phiên bản. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều trong trường hợp bị mất kết nối hoặc có sự cố mạng, phòng khám của bạn vẫn có thể vận hành một cách trơn tru.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm Moss Clinic phải kể đến như sau:

• Quản lý hình ảnh bằng Moss Clinic thông minh, nhanh gọn.
• Hỗ trợ đặt lịch khám online bằng cách đăng ký qua website và điện thoại tiện lợi.
• Xem kết quả cận lâm sàng và đơn thuốc ngay tại nhà.
• Nhắc lịch tái khám ngay trên ứng dụng, từ đó giúp phòng khám tiết kiệm nhiều thời gian và nhân lực hơn.
• Giúp đơn giản và tự động hóa các thủ tục hành chính, tiếp đón bệnh nhân ở mức cao nhất như nhập thông tin, cấp số thứ tự,…

TCSOFT – Phần mềm quản lý phòng khám sản

Cái tên tiếp theo chúng tôi muốn nhắc đến trong các phần mềm quản lý phòng khám sản phụ khoa tốt nhất trên thị trường hiện nay là TCSOFT MEDICAL GENECOLOGY. Với mong muốn, mọi khách hàng đều có thể sử dụng, thao tác thành thạo trên hệ thống, phần mềm này đã được tạo nên với giao diện vô cùng đơn giản, thông minh và thân thiện. Nhờ đó mà các lễ tân, y tá không mất quá nhiều thời gian để học cách sử dụng. Ngoài ra, phần nâng cấp và cập nhật của TCSOFT dựa trực tiếp vào những phản hồi của khách hàng.

Về công tác quản lý, phần mềm của TCSOFT giúp chủ phòng khám giảm tới 50% chi phí vận hành nhờ tính năng quản lý tập trung với phân hệ báo cáo thông minh, thống kê chi tiết và kiểm soát dòng tiền mặt, vật tư y tế, dịch vụ cận lâm sàng. Cùng với đó hỗ trợ phân quyền chi tiết cho nhân viên chỉ bằng một cú click chuột. Ngoài ra, phần mềm được nghiên cứu và thiết kế theo đúng quy trình thực tế tại phòng khám sản phụ khoa nên có khả năng hỗ trợ đa dạng về quy trình nghiệp vụ trong hoạt động khám chữa bệnh.

Những tính năng cơ bản của phần mềm TCSOFT:

• Phân hệ tiếp đón và khám bệnh: Định nghĩa các danh mục của phần mềm, danh mục sản phẩm dịch vụ hay danh mục quỹ, thu chi và danh mục địa chỉ, dân tộc, nghề nghiệp, dân tộc,…
• Phân hệ danh mục bệnh nhân: Cập nhật chi tiết thông tin bệnh nhân đến khám bệnh, tra cứu thông tin, điều chuyển bệnh nhân vào các phòng khám ban đầu và sửa chữa thông tin bệnh nhân.
• Phân hệ quản lý khám bệnh: Tiếp nhận các bệnh nhân đã được đưa vào danh sách đợi, hỗ trợ thăm khám và đưa ra những kết luận ban đầu, chỉ định cận lâm sàng (nếu có), kê đơn thuốc,…
• Phân hệ kết nối cận lâm sàng: Định nghĩa các danh mục chung của phần mềm, danh mục nhóm sản phẩm dịch vụ, danh mục quỹ, thu chi,…
• Phân hệ quản lý kho thuốc: Định nghĩa giá nhập – giá bán, danh mục vật tư và thuốc của phòng khám, nhập thuốc vật tư từ nhà cung cấp,…
• Phân hệ quản lý thu chi: Hỗ trợ thu tiền dịch vụ khám chữa bệnh, thu tiền dịch vụ cận lâm sàng, tiền thuốc và chi tiền phát sinh phục vụ hoạt động phòng khám.

Xem ngay: Tổng Hợp Các Phần Mềm ERP Hiện Nay Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp

Trên đây là top 3 phần mềm quản lý phòng khám sản phụ khoa và một số kiến thức liên quan chúng tôi đã tổng hợp lại, hy vọng hữu ích với bạn đọc. Ngoài ra nếu cần hỗ trợ thêm bất kỳ vấn đề nào khác liên quan hãy để lại lời nhắn ngay phía dưới đây cho chúng tôi.