Kinh doanh quán cafe hiện nay đang là mô hình được nhiều người lựa chọn, đặc biệt là các bạn trẻ. Những người này thường có nhiều sự sáng tạo, đột phá và niềm đam mê, tuy nhiên không tránh khỏi những thiếu sót, khó khăn do thiếu kinh nghiệm hay do sự hạn chế của cách quản lý truyền thống. Để khắc phục những vướng mắc này và thuận lợi phát triển hoạt động kinh doanh này, bạn nên tham khảo và sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng quán cafe.

Những khó khăn của doanh nghiệp khi quản lý quán cafe

Hiện nay kinh doanh quán cafe được phát triển theo nhiều mô hình khác nhau, tạo sự độc đáo, mới lạ và thu hút được nhiều đối tượng khách hàng, tuy nhiên nhìn chung các quán cafe đều gặp những khó khăn như:

Khó khăn trong quản lý nhân viên

Không phải chủ quán cafe nào cũng thường xuyên có mặt tại quán để quản lý, theo sát công việc của từng nhân viên và hoạt động kinh doanh. Trong khi đó, nếu chỉ kiểm tra thông qua camera cũng không thể biết được chính xác nhân viên của bạn có đang làm việc hiệu quả không, có sự gian lận nào không. Cũng bởi vậy, người chủ khó có thể đánh giá được chính xác năng lực của từng nhân viên để có sự điều chỉnh hoặc thưởng phạt phù hợp. Nếu có mặt tại quán cafe mọi lúc, bạn sẽ không thể làm được những công việc cá nhân khác.

Khó khăn trong quản lý khách hàng

Thông thường một quán cafe có phong cách trang trí bắt mắt, mới lạ, menu đồ uống phong phú sẽ thu hút được lượng khách rất đông. Điều này cũng đặt ra một số thách thức với các order truyền thống, nhân viên thường bị nhầm lẫn hoặc thiếu sót trong quá trình phục vụ, pha chế hay thanh toán.

Ngoài ra, việc pha chế, thanh toán chậm trễ khiến khách hàng chờ đợi lâu cũng gây mất điểm với khách, làm giảm sự hài lòng và có thể họ sẽ không quay trở lại vào những lần sau.

Khó khăn khi tính toán thu chi

Những vấn đề liên quan đến thu nhập hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, chi phí và lợi nhuận trong thời gian thực cũng gây ra nhiều rắc rối cho người quản lý. Với các truyền thống, bạn sẽ phải thống kê, tính toàn bằng tay, vừa mất thời gian vừa gây nhiều sai sót. Hàng ngày quán cafe có rất nhiều khách đến, cùng với đó là các khoản thu chi khác nhau. Hơn nữa nếu không trực tiếp tại quán, nhân viên gian lận làm thay đổi số liệu bạn cũng khó có thể quản lý.

Để có thể khắc phục được những khó khăn này không phải dễ dàng. Do đó hiện nay nhiều quán cafe đã bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe. Điều này không chỉ giúp họ giải quyết tất cả các vấn đề về quản lý, vận hành quán mà còn hỗ trợ các hoạt động tại quán cafe diễn ra nhanh chóng, đơn giản, đảm bảo sự chính xác và hiệu quả. Nhờ đó chủ quán có thêm thời gian để tìm kiếm khách hàng mới, nghiên cứu chiến lược kinh doanh hay mở rộng các mối quan hệ khác.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý quán cafe miễn phí không?

Thực tế cho thấy, có rất nhiều tổ chức chưa sử dụng các công cụ quản trị doanh nghiệp là do vấn đề chi phí. Cũng bởi vậy, khi lựa chọn phần mềm quản lý thông minh, chủ quán cafe còn băn khoăn nên dùng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe miễn phí hay có phí.

Đối với một số quán có quy mô kinh doanh nhỏ, mới mở, ngân sách còn hạn chế, họ thường ưu tiên phần mềm quản lý miễn phí. Với loại phần mềm này, bạn không cần chi trả bất kỳ khoản phí đầu tư nào, từ việc download, cài đặt và duy trì sử dụng trong thời gian dài. Trong khi đó các phần mềm có phí yêu cầu bạn chi ra một số tiền nhất định để có thể sử dụng các tính năng của nó. Một số phần mềm cho phép bạn trải nghiệm miễn phí trong thời gian ngắn, sau đó bạn sẽ cần mua phần mềm trọn gói hoặc thanh toán gói thuê bao theo từng tháng hoặc từng năm.

Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí thường có giao diện đơn giản, dễ nhìn, dễ sử dụng. Do đó dù là nhân viên hay quản lý của quán đều dễ dàng làm quen và nhanh chóng thuần thục các thao tác. Ngoài ra, loại phần mềm này cũng được trang bị những tính năng cơ bản như gọi món, tính tiền, in hóa đơn, báo cáo,…. giúp bạn đơn giản hóa quy trình bán hàng cũng như quản lý dễ dàng hơn.

Tuy nhiên nếu cần đến những tính năng nâng cao hơn, phần mềm miễn phí không thể đáp ứng đầy đủ và hiệu quả như các phần mềm trả phí. Bên cạnh đó, phần mềm này cũng không được update thường xuyên khiến bạn thường xuyên gặp lỗi trong quá trình làm việc, gây ảnh hưởng đến công việc và hiệu quả kinh doanh. Trong khi các phần mềm có phí hoạt động ổn định hơn, đảm bảo công việc diễn ra trôi chảy, thuận lợi.

Ngoài ra, thêm một nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng miễn phí đó là người dùng thường không được hỗ trợ trong quá trình sử dụng. Vì vậy khi có sự cố hay vấn đề phát sinh, bạn phải tự nghiên cứu và tìm ra cách khắc phục.

Có thể thấy bên cạnh những ưu điểm, phần mềm quản lý bán hàng quán cafe cũng có những nhược điểm nhất định. Do đó là một người chủ, bạn nên tham khảo, tìm hiểu kỹ, đồng thời dựa vào nhu cầu thực tế tại quán và khả năng tài chính của bản thân để có thể chọn được loại phần mềm phù hợp, nâng cao hiệu suất kinh doanh.

6 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe

Việc ứng dụng phần mềm hỗ trợ trong hoạt động quản lý và bán hàng mang đến cho các tổ chức, doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Cụ thể, khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe, bạn nhận được những lợi ích như:

Tiết kiệm chi phí

Khi áp dụng phần mềm thông minh, rất nhiều quy trình được rút gọn hoặc loại bỏ, nhờ đó bạn tiết kiệm được đáng kể cho phí thuê nhân viên, ngược lại kết quả làm việc và hiệu suất kinh doanh đều được đảm bảo. Lúc này, từ hoạt động nhận order, pha chế hay thanh toán cũng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn nhiều. Đây chính là một trong những lợi ích nhiều người quan tâm khi quyết định lựa chọn phần mềm này.

Phục vụ nhanh chóng và linh hoạt hơn

Nếu việc phục vụ, quản lý thủ công gây mất nhiều thời gian, hiệu quả không cao thì giờ đây, bạn có thể khắc phục được những khó khăn, hạn chế này nhờ các tính năng thông minh của phần mềm. Việc order trên phần mềm sẽ được chuyển trực tiếp đến quầy pha chế và tạm tính hóa đơn cho khách ngay lập tức. Nhờ đó khách hàng không phải chờ đợi lâu như với các phục vụ cũ từ giấy bút.

Dễ dàng quản lý nhân viên

Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe sẽ giúp lưu trữ và đồng bộ mọi dữ liệu liên quan đến các hoạt động order hay tính tiền của từng nhân viên trên hệ thống máy tính. Qua đó, người chủ quán có thể dễ dàng theo dõi, đánh giá công việc của toàn bộ nhân sự. Ngoài ra, nhờ hệ thống báo cáo được cập nhật theo ngày, bạn cũng nắm rõ được doanh thu, chi phí và lợi nhuận của quán, tránh trường hợp nhân viên gian lận hay lơ là trong công việc.

Tham khảo: Top 11 Phần Mềm Quản Lý Công Việc Chuyên Nghiệp Nhất

Kiểm soát hàng hóa và nguyên liệu

Thông qua các tính năng quan trọng của phần mềm quản lý bán hàng quán cafe, chủ quán dễ dàng nắm được số lượng hàng hóa thực tế của quán, tương tự tính năng của phần mềm quản lý kho. Khi đó bạn sẽ biết rõ nguyên liệu nào còn nhiều, nguyên liệu nào sắp hết cần nhập thêm để tránh tồn kho quá nhiều hay thiếu nguyên liệu phục vụ khách hàng. Bên cạnh đó, phần mềm còn cho phép người dùng theo dõi nguyên liệu tương ứng với mã hàng và giá bán. Cũng bởi vậy, việc quản lý trở nên thuận tiện và đơn giản hơn nhiều.

Tăng tính chuyên nghiệp

Hiện tại, mô hình kinh doanh và cách thức quản lý quán cafe cũ không còn được ưa chuộng, cần cải tiến để nâng cao hiệu quả. Với phần mềm quản lý bán hàng, bạn có thể dễ dàng giám sát và xử lý các công việc trong quán. Điều này không chỉ giúp các quán cafe giảm đáng kể khối lượng công việc cho nhân viên mà còn giúp họ dành nhiều thời gian để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Nhờ đó, hình ảnh của quán cafe trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.

Dễ dàng quản lý từ xa

Nếu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe, người chủ không cần cả ngày ở quán nhưng vẫn có thể kiểm soát được mọi hoạt động từ màn hình dành riêng cho quản lý. Bạn chỉ cần sự hỗ trợ của chiếc điện thoại thông minh, máy tính xách tay hay máy tính bảng là có thể theo sát mọi hoạt động của quán ở bất cứ đâu và bất cứ thời gian nào.

5 tính năng nổi bật của phần mềm

Một phần mềm quản lý bán hàng quán cafe thông thường sẽ có những tính năng nổi bật sau:

Quản lý khách hàng

Phần mềm quản lý thông minh với tính năng quản lý khách hàng cho phép người dùng dễ dàng đáp ứng nhu cầu khách hàng, tránh thời gian chờ đợi. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể quản lý chiết khấu bán hàng, thực hiện các chương trình khuyến mãi để lôi kéo khách đến với quán và tăng giá trị vòng đời khách hàng.

Xem thêm: Tổng Hợp 12 Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Chất Lượng Nhất

Quản lý nhân viên

Tương tự như phần mềm quản lý nhân sự, tính năng này của phần mềm quản lý bán hàng quán cafe cho phép người dùng phân quyền đối với từng nhân viên, tùy chỉnh các tùy chọn như cấm nhân viên hủy hóa đơn hay hủy xuất kho,… Hệ thống báo cáo doanh thu và báo cáo hoạt động bán hàng tháng của nhân viên được cập nhật chính xác giúp quản lý dễ dàng phát hiện nếu có sai sót, chênh lệch do nhân viên gian lận. Từ đó bạn sẽ tìm được nhân viên không trung thực để có biện pháp xử lý.

Quản lý bán hàng

Tính năng này giúp đồng bộ toàn bộ order giữa phục vụ, nhân viên pha chế và thu ngân, làm tăng tốc độ bán hàng lên đến 50%. Tất cả doanh thu, đơn hàng, lượng khách chuyển bàn đều được cập nhật trên hệ thống để bạn thuận tiện theo dõi.

Phần mềm thông minh cũng có khả năng tích hợp với máy tính tiền, máy POS, giúp bạn dễ dàng thanh toán cho khách. Đặc biệt phần mềm còn hỗ trợ kết nối đến các phần cứng mở rộng tùy chỉnh hỗ trợ hoạt động bán hàng như máy in hóa đơn, máy in tem, ngăn kéo đựng tiền,…

Quản lý kho

Phần mềm thông minh với tính năng quản lý chặt chẽ lượng nguyên liệu, hàng hóa ra vào kho để chủ cửa hàng chủ động trong khâu chuẩn bị nguồn cung ứng, đảm bảo việc bán hàng diễn ra thuận lợi, liên tục, không gặp tình huống hết hàng. Bên cạnh đó, việc quản lý chặt chẽ nguyên liệu trong kho cũng hạn chế được những thất thoát do nhân viên bếp gây ra, giúp bạn tiết kiệm chi phí đáng kể.

Quản lý doanh thu

Tính năng này sẽ giúp bạn tổng hợp doanh thu từ đầu ca đến cuối ca, bao gồm số hóa đơn, số lượng khách hàng, tổng số tiền trả tiền mặt, tiền trả qua ATV, đồng thời in biên bản bàn giao khi kết thúc ca làm việc. Ngoài ra, phần mềm cũng tự động lập sổ sách, ghi chép và báo cáo doanh thu bán hàng theo từng thời gian, mặt hàng hay khu vực. Nhờ đó, bạn có thể điều chỉnh cũng như có chính sách hợp lý cho nhân sự và khách hàng.

Xem thêm: Top 4 Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp Tốt Nhất

Top 10 phần mềm quản lý bán hàng quán cafe tốt nhất

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng quán cafe, hãy tham khảo top 10 được ưa chuộng và đánh giá cao nhất dưới đây:

Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe KiotViet

Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe của KiotViet được phát triển từ năm 2018 với nhiều tính năng cơ bản và nâng cao. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng ứng dụng order và quản lý ngay trên điện thoại. Bên cạnh đó, ứng dụng bán hàng được dùng trên máy tính cũng phục vụ cho hoạt động thu ngân với những thao tác đơn giản và nhanh chóng.

Với 10 năm hình thành và phát triển, hiện nay phần mềm KiotViet đang có khoảng 20.000 gian hàng sử dụng để quản lý quán cafe. Các tính năng của phần mềm này bao gồm: Quản lý bán hàng, order trên điện thoại, in hóa đơn; Phân quyền cho nhân viên; Quản lý thu chi và dòng tiền; Quản lý lượng hàng trong kho; Quản lý chuỗi cửa hàng; Hỗ trợ báo cáo kinh doanh trên máy tính, điện thoại.

Phần mềm POS365

Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe POS365 cũng được nhiều cửa hàng tin dùng hiện nay. POS365 hỗ trợ hoạt động thu ngân, tính tiền một cách nhanh chóng, chính xác. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp người dùng kiểm soát tốt nguồn thu chi cũng như mức độ tiêu hao nguyên liệu của quán. Ngoài ra, những mẫu báo cáo, thống kê chi tiết cũng giúp quản lý hoạt động kinh doanh tốt hơn. Phần mềm POS365 phù hợp với mô hình quán cafe, trà sữa, trà chanh.

• Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý quán cafe POS365 bao gồm:
  Hỗ trợ nhân viên order nhanh chóng qua màn hình và điện thoại.
• Tính tiền chính xác nhờ hệ thống công thức chuẩn tự động.
• Quản lý khách hàng với các chương trình khuyến mãi, ưu đãi hấp dẫn.
• Tích hợp đa dạng hình thức thanh toán khác nhau.
• Hỗ trợ quản lý từ xa thông qua các thiết bị thông minh.

Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe PosApp

PosApp là phần mềm quản lý quán cafe hiện được đánh giá cao do có nhiều ưu điểm và tính năng nổi bật. PosApp có thể hoạt động liên tục và chia sẻ các dữ liệu cần thiết thông qua các thiết bị thông minh của hệ điều hành IOS hoặc Android, ipad, máy tính bảng, laptop,…

Qua đó, phần mềm này hỗ trợ mọi hoạt động bán hàng, order, chuyển đơn đến bếp, quản lý xuất nhập kho, quản lý thu chi theo kỳ, quản lý thông tin khách hàng,…. Bạn cũng có thể cấp quyền cho nhân viên để đảm bảo tính bảo mật, dễ dàng điều phối và tổng hợp. Đặc biệt phần mềm quản lý quán cafe PosApp còn có thể hoạt động offline ngay cả khi mất điện hay mất kết nối internet. Khi đó, các dữ liệu vẫn được sao lưu bình thường.

Phần mềm quản lý Cafe Sapo

Cafe Sapo là một trong những phần mềm quản lý của Sapo được sử dụng cho lĩnh vực kinh doanh nhà hàng, quán cafe. Phần mềm được đánh giá là có giao diện hiện đại, mượt mà, dễ dùng, giúp cho các hoạt động bán hàng của quán cafe được diễn ra trơn tru, nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian.

Thông qua phần mềm Cafe Sapo, bạn có thể dễ dàng nắm bắt tình trạng bàn còn trống để phục vụ khách hàng chuyên nghiệp. Đồng thời tính năng thông minh còn hỗ trợ giới thiệu menu, tạo order nước cho khách ngay tại bàn thông qua điện thoại, máy tính bảng, sau đó tự động chuyển đến bộ phận pha chế, tránh sự nhầm lẫn và giảm thời gian chờ đợi. Phần mềm cũng hỗ trợ thanh toán đa dạng hình thức khác nhau để tiện lợi hơn cho khách hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe Cukcuk

Cukcuk là phần mềm quản lý thông minh được nghiên cứu và phát triển bởi Misa – một trong các tập đoàn phần mềm kế toán lớn nhất Việt Nam. Trong thời gian đầu, Cukcuk vẫn mang ngôn ngữ và tư duy của phần mềm kế toán. Tuy nhiên 3 năm trở lại đây, Cukcuk đã trở nên thân thiện, thực tế hơn, đáp ứng được nhu cầu người dùng. Hiện tại đã có gần 52.000 cửa hàng kinh doanh sử dụng phần mềm quản lý bán hàng của Cukcuk.

Phần mềm Cukcuk hỗ trợ người dùng sử dụng trên mọi thiết bị như laptop, Pos cầm tay, máy pos, smartphone,… giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian cũng như chi phí quản lý. Khi sử dụng, bạn có thể truy cập vào phần mềm và điều hành mọi hoạt động của cửa hàng mọi lúc mọi nơi.

Phần mềm Dân Trí Soft

Dân Trí Soft là phần mềm quản lý bán hàng quán cafe được thành lập từ năm 2015 với phiên bản offline và đến hiện tại đã phát triển thành phần mềm online.Phần mềm này có thể sử dụng trên đa dạng nền tảng khác nhau như máy tính, điện thoại, máy tính bảng, có app order bằng điện thoại cho nhân viên phục vụ và app theo dõi báo cáo trên điện thoại cho chủ cửa hàng, nhà quản lý.

Mới đây, Dân Trí Soft đã cho ra mắt thêm phiên bản phần mềm quản lý cafe miễn phí trên Cloud, hứa hẹn giúp ích rất nhiều cho các chủ quán cafe.

Phần mềm quản lý quán cafe DRS Manager

DRS Manager là phần mềm quản lý bán hàng quán cafe hỗ trợ quá trình đặt món, thêm món, đổi món hoặc thao tác gộp bàn hay tách hóa đơn thanh toán một cách nhanh chóng, chính xác. Đồng thời, chủ quán có thể quản lý từ xa thông qua điện thoại, máy tính bảng mà không cần có mặt thường xuyên tại quán.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm: Quản lý hoạt động bán hàng của nhân viên; Quản lý kho hàng; Tổng hợp thu chi, báo cáo chi tiết; Hỗ trợ thanh toán cho khách,…

Tìm hiểu thêm: Top 5 Phần Phần Mềm Quản Lý Tài Sản Doanh Nghiệp Hiệu Quả

Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe iPOS

iPOS là phần mềm quản lý quán cafe được ưa chuộng do có giao diện đơn giản, dễ dùng và giá thành phải chăng. Phần mềm iPOS có những tính năng thông minh như: Phân quyền cho nhân viên, hỗ trợ order đồ uống, báo cáo thay đổi món hoặc bỏ món, quản lý nguyên vật liệu,… Ngoài ra, iPOS cũng hỗ trợ khách hàng thanh toán dưới mọi hình thức từ online đến các thẻ ngân hàng.

Ưu điểm của phần mềm này là dễ dàng nâng cấp theo từng phiên bản để có thể phù hợp với quy mô và nhu cầu của từng cửa hàng. Đặc biệt iPOS có tính bảo mật tương đối cao, hoạt động mượt mà ngay cả khi mất kết nối Internet.

Phần mềm Loyverse POS

Loyverse POS là phần mềm quản lý quán cafe miễn phí, nổi bật với các tính năng như quản lý nhân viên, quản lý đặt hàng, quản lý hàng tồn kho, phân tích tình hình kinh doanh thực tế, thực hiện các chương trình chăm sóc khách hàng,… Nhờ đó chủ cửa hàng có thể dễ dàng giám sát hoạt động kinh doanh của quán một cách nhanh chóng, hiệu quả chỉ với một vài thao tác đơn giản.

Phần mềm Loyverse POS hỗ trợ bạn quản lý từ xa và đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết  bị thông  minh, việc quản lý hóa đơn bằng cách chia tách, sáp nhập và di chuyển giữa các hóa đơn cũng diễn ra nhanh chóng. Ngoài ra, chủ quán có thể quản lý thu chi, công nợ một cách chi tiết, chính xác cũng như theo dõi cụ thể hiệu suất và thời gian làm việc của nhân viên.

Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe Polaris FnB

Polaris FnB là một trong những phần mềm quản lý được nhiều người tin dùng nhất hiện nay do có giao diện thân thiện, đơn giản cùng nhiều tính năng nổi bật. Không chỉ dành riêng cho quán cafe mà các nhà hàng cũng có thể sử dụng phần mềm Polaris FnB. Phần mềm ứng dụng công nghệ tiên tiến, nhận diện mã QR code giúp khách hàng gọi món mà không cần sự có mặt của nhân viên. Việc xử lý thông tin ngay lập tứ cũng giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, đồng thời tránh được trường hợp bếp thực hiện sai yêu cầu khách hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe hiện nay đang được ưa chuộng và sử dụng nhiều như một công cụ hỗ trợ đắc lực để giúp cửa hàng giải quyết khó khăn. Bạn đọc có thể tham khảo top những phần mềm kể trên và lựa chọn cho mình giải pháp phù hợp nhất để có thể phát triển hoạt động kinh doanh.