Đứng trước sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, cùng với đó, vấn đề quản lý trong doanh nghiệp có những yêu cầu cao hơn đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải thay đổi linh hoạt để phù hợp với xu hướng. Đặc biệt khi mà cách thức làm việc truyền thống không còn đạt hiệu quả cao như mong đợi, việc ứng dụng công nghệ thông minh trong các hoạt động của tổ chức là điều cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu tới bạn đọc top 6 công cụ quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay. 

Những vấn đề tồn tại trong doanh nghiệp

Cho đến thời điểm hiện tại, Việt Nam có rất nhiều doanh nghiệp đang phát triển, tuy nhiên hoạt động của các doanh nghiệp này còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong vấn đề quản lý. Trước đây, việc quản lý doanh nghiệp được ban lãnh đạo, nhà quản trị thực hiện rất tốt tuy nhiên hiện đại, cách thức quản lý cũ đã không còn đạt hiệu quả cao.

Doanh nghiệp gặp khó khăn trong vấn đề quản trị

Trong thời đại khoa học công nghệ phát triển, xu thế cạnh tranh gay gắt đặt ra nhiều yêu cầu cho người quản lý. Không chỉ cần tạo môi trường và tâm lý làm việc hiệu quả cho nhân viên, một người quản trị cần tìm ra những cách thức quản lý mới và thông minh để bắt kịp xu hướng, đồng thời đảm bảo hoạt động của tổ chức đạt hiệu quả cao.

Tuy nhiên thực tế còn nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng cách quản lý cũ, thủ công nên xảy ra nhiều khó khăn như dữ liệu nhập bị thiếu, sai sót, không được đồng bộ, quản lý không nắm rõ hiệu suất làm việc của nhân viên, các quy trình làm việc chưa được tối ưu hóa hay nhân viên chưa được phân công nhiệm vụ phù hợp với năng lực,.. Những hạn chế này trực tiếp kéo hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp bị tụt lùi. Nếu để tình trạng này trong một thời gian dài, doanh nghiệp có thể đi đến bờ vực phá sản.

Khi những giải pháp truyền thống không còn đáp ứng được nhu cầu và giải quyết những khó khăn của tổ chức, nhà quản lý cần tìm đến những giải pháp hiện đại hơn.

Giải pháp công cụ quản trị doanh nghiệp

Đứng trước những vướng mắc, khó khăn trong công tác quản lý, tổ chức cần đến sự hỗ trợ của các công cụ thông minh. Công cụ quản trị doanh nghiệp là các phần mềm, ứng dụng có sử dụng công nghệ hiện đại, gián tiếp giúp con người làm việc hiệu quả, năng suất và tiết kiệm thời gian hơn, nhờ đó tăng được hiệu suất sản xuất, kinh doanh của tổng thể doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các công cụ này cũng nâng cao vị thế và giúp tổ chức cạnh tranh được với các đối thủ.

Công cụ quản trị doanh nghiệp chính là trợ thủ đắc lực của nhà quản trị giúp họ giải quyết được hạn chế khi sử dụng cách thức quản lý cũ. Các nhà quản lý có thể nắm rõ từng trình trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, dễ dàng phân công và kiểm soát nhiệm vụ cho các thành viên. Qua đó, công việc quản lý trở nên đơn giản, tiết kiệm thời gian mà đảm bảo hiệu quả cao hơn nhiều so với cách thức cũ.

Có nên dùng thử các công cụ quản trị doanh nghiệp miễn phí không?

Các công cụ quản trị doanh nghiệp hiện nay có rất nhiều loại, kể cả bản dùng thử miễn phí và có bản quyền. Nhận thấy tầm quan trọng của các công cụ hỗ trợ quản trị doanh nghiệp nên nhiều tổ chức đã đầu tư áp dụng. Vậy có nên dùng thử công cụ miễn phí không?

Với khối lượng công việc lớn cùng nhiều vấn đề phải quản lý, việc sử dụng công cụ quản trị là điều các tổ chức nên làm, vừa giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực, chi phí, vừa đẩy nhanh tiến độ công việc. Bên cạnh đó, các công cụ này cũng giúp tăng hiệu quả làm việc, đẩy mạnh hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, có thể nói đầu tư một khoản tiền nhất định cho các công cụ hỗ trợ này là cuộc đầu tư có lời, mang đến giá trị bền vững cho cả hiện tại và tương lai.

Hiện nay có một số công cụ, phần mềm cho phép người dùng sử dụng miễn phí bản dùng thử. Tùy vào nhu cầu của từng doanh nghiệp, các nhà quản lý cân nhắc xem có nên dùng công cụ miễn phí không. Đối với các doanh nghiệp Start-up, doanh nghiệp nhỏ hoặc siêu nhỏ với số lượng nhân viên ít, quy trình làm việc không nhiều và không đòi hỏi những yêu cầu khó thì chỉ cần một công cụ để hỗ trợ đơn giản. Lúc này dùng công cụ quản trị doanh nghiệp miễn phí là lựa chọn tốt, giúp bạn tiết kiệm chi phí và vẫn tăng được hiệu quả của quá trình sản xuất, kinh doanh.

Xem thêm: Top 8+ Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Tốt Nhất Hiện Nay

Riêng đối với các doanh nghiệp lớn, nhiều nhân viên, quy trình hoạt động phức tạp nhưng có nguồn ngân sách dư giả, nên cân nhắc đến việc sử dụng công cụ trả phí vì chúng có nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Lợi ích của công cụ quản trị doanh nghiệp

Các công cụ quản trị doanh nghiệp với nhiều tính năng hiện đại đã mang đến cho tổ chức rất nhiều lợi ích như:

Dễ dàng kiểm soát nguồn lực của doanh nghiệp

Công cụ hỗ trợ quản trị doanh nghiệp có tính năng hoạch định nguồn lực, có thể hiểu là kiểm soát, phân bổ, theo dõi và đánh giá toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp từ vấn đề mua hàng, bán hàng, nhập kho, quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý tài chính – kế toán.

Khi lựa chọn và sử dụng công cụ quản lý doanh nghiệp phù hợp, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát được dòng tiền, tính toán và giảm được tối đa chi phí hoạt động, bên cạnh đó có thể quản lý, kiểm soát hiệu quả của hoạt động bán hàng. Ngoài ra, việc ứng dụng phần mềm hỗ trợ còn giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng tốt hơn, dự báo chính xác lượng khách hàng trong tương lai và và tiết kiệm được thời gian cho các hoạt động liên quan đến kế toán – tài chính và kho bãi.

Tham khảo: Top 4+ Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp Tốt Nhất

Tiết kiệm được thời gian và nhân lực

Nếu không có các công cụ quản trị doanh nghiệp, tất cả các hoạt động đều được thực hiện thủ công, đặc biệt đối với việc quản lý dữ liệu, tốn rất nhiều thời gian, chi phí nhưng không đảm bảo được tính chính xác, đầy đủ.

Nếu các tổ chức ứng dụng các công cụ hỗ trợ quản trị doanh nghiệp, nhà quản trị sẽ không còn mất nhiều thời gian cho việc kiểm soát dòng tiền, lượng hàng hóa mua – bán, hàng tồn kho, thông tin khách hàng, nhà cung cấp,… Bên cạnh đó, dữ liệu được lưu trữ và sửa đổi trên các phần mềm cũng đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ và chính xác, hạn chế sai sót ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

Do đó, sử dụng công cụ hỗ trợ giúp các tổ chức sử dụng ít nhân lực hơn để có thể kiểm soát cùng một khối lượng công việc. Kết quả đạt được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống, quá trình báo cáo trở nên đơn giản hơn.

Tăng số lượng khách hàng

Một số công cụ quản trị doanh nghiệp hỗ trợ tính năng lưu trữ thông tin khách hàng, nhà cung cấp, thực hiện các chiến dịch marketing và bán hàng tự động. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chăm sóc khách hàng theo sát nhu cầu người mua và mục tiêu của tổ chức. Khi có sự tương tác thường xuyên giữa khách hàng và doanh nghiệp, cùng những chương trình khuyến mãi được gửi đến, khách hàng dễ dàng có quyết định mua lại các sản phẩm, dịch vụ của đơn vị. Tính năng này tương tự như phần mềm quản lý khách hàng, giúp số lượng khách hàng tăng cao, hiệu suất kinh doanh đạt mức ấn tượng.

Tăng doanh thu, lợi nhuận

Kết hợp cùng lợi ích tăng số lượng khách hàng, công cụ quản trị doanh nghiệp giúp tổ chức giữ chân được khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới. Khi số lượng khách hàng tăng, đồng nghĩa với việc doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp cũng tăng cao.

Không chỉ vậy, với tính năng quản trị bán hàng, liên kết cùng hoạt động quản lý kho, quản trị tài chính – kế toán sẽ giúp tổ chức kiểm soát hiệu quả lượng hàng xuất nhập kho và dòng tiền thu về từ hoạt động bán hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thiểu được tối đa chi phí hay những thất thoát có thể xảy ra, từ đó tăng cao lợi nhuận.

Làm việc thông minh

Nếu không sử dụng các công cụ quản trị, nhà quản lý thực hiện các công việc một cách thủ công từ việc giám sát nhân viên, quản lý dòng tiền, hiệu quả hoạt động kinh doanh hay báo cáo của các bộ phận, phòng ban trong công ty. Điều này sẽ lấy đi rất nhiều thời gian của quản lý, ảnh hưởng đến những công việc quan trọng.

Khi áp dụng công cụ quản trị doanh nghiệp, nhà quản lý chỉ cần làm việc trực tiếp trên một hệ thống đồng bộ, các kết quả được lưu lại và dễ dàng chuyển đến đối tượng cần thiết. Bên cạnh đó, giống như các phần mềm quản lý công việc, quản lý cũng dễ dàng theo sát công việc, báo cáo của các phòng ban ở bất kỳ nơi đâu ngoài văn phòng làm việc.

Top 6 công cụ quản trị doanh nghiệp tốt nhất

Hiện nay có rất nhiều công cụ quản trị doanh nghiệp khiến các tổ chức băn khoăn để có thể chọn được công cụ phù hợp nhất. Nếu đang muốn thay đổi cách thức quản lý và tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo 6 công cụ tốt nhất dưới đây.

Công cụ quản trị doanh nghiệp Panadoc

Panadoc là một trong những phần mềm giải quyết vấn đề quản lý tài liệu cho doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng Panadoc để chuyển hơn 40 định dạng file khác nhau, đồng thời tạo ra một hệ thống docs-as-code đơn giản chỉ với một vài thao tác nhanh chóng.

Sử dụng công cụ Panadoc, người dùng có thể dễ dàng nhập, sắp xếp, quản lý, tìm kiếm và chuyển tài liệu theo đúng quy trình, đảm bảo tính hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn.

Công cụ quản trị doanh nghiệp FreshBooks

FreshBooks là ứng dụng trực tuyến với nhiều tính năng hiện đại hỗ trợ các hoạt động liên quan đến kế toán, tài chính cho các doanh nghiệp nhỏ. Nếu như trước kia doanh nghiệp phải làm việc với máy tính để tiến hành các công việc kế toán thì vời FreshBooks, bạn có thể dễ dàng truy cập vào hệ thống kế toán của công ty bằng bất kỳ thiết bị thông minh có kết nối Internet. Đặc biệt bạn không cần tải về hay cài đặt mà chỉ cần cung cấp tên doanh nghiệp, email và mật khẩu để sử dụng.

Công cụ FreshBooks cho phép người dùng thực hiện nhiều nghiệp vụ kế toán như: Tạo và gửi hóa đơn, theo dõi, tính toán chi chí, cập nhật thông tin khách hàng, quản lý các dự án hay lập báo cáo một cách nhanh chóng,…

Tìm hiểu ngay: 13 Phần Mềm Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất

Nhờ giao diện được thiết kế đơn giản, trực quan, người dùng có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng các tính năng của FreshBooks.

Công cụ quản trị doanh nghiệp Hatchbuck

Hatchbuck là một hệ thống đồng bộ có tích hợp marketing và bán hàng tự động hóa trên một nền tảng, dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ. Công cụ này cho phép nhà quản trị quản lý các danh sách thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, đồng thời tự động theo dõi các giao dịch theo từng giai đoạn. Nhờ đó, các tổ chức dễ dàng liên lạc với khách hàng để chăm sóc sau bán, cập nhật các chương trình ưu đãi, thuyết phục khách hàng mua lại và tăng doanh thu đánh kể.

Với công cụ hỗ trợ Hatchbuck tương tự như phần mềm quản lý đơn hàng, mọi thông tin được đồng bộ một cách đầy đủ, chính xác, không để xảy ra tình trạng sai sót, thất lạc ảnh hưởng đến hoạt động marketing và bán hàng về sau.

Công cụ quản trị doanh nghiệp Slack

Slack là công cụ hỗ trợ việc giao tiếp trao đổi, trò chuyện giữa các thành viên trong tổ chức, qua đó người dùng có thể trò chuyện, nhắn tin, chia sẻ tài liệu, video, hình ảnh,… cho mọi người trong nhóm một cách nhanh chóng và tiện lợi. Bên cạnh đó, bạn cũng được quản lý từng nhóm, bộ phận riêng hoặc tự tạo kênh để thảo luận, trao đổi công việc và những vấn đề liên quan.

Slack được nhiều khách hàng đánh giá là ứng dụng hoàn hảo có thể thay thế cho những ứng dụng trò chuyện mà trước đây bạn từng sử dụng. Một trong những ưu điểm của Slack là tương thích với đa số các hệ điều hành bao gồm Mac OS, Windows, Android, IOS. Do đó, dù thành viên trong tổ chức có sử dụng điện thoại thông minh hay máy tính cũng có thể dễ dàng cài đặt và sử dụng.

Những tính năng của công cụ quản trị doanh nghiệp Slack này gồm có: Thiết lập nhắc nhở, theme, ghim tin nhắn, chỉnh sửa tin nhắn, team directory, emoji, liên kết với ứng dụng lưu trữ khác,…

Công cụ hỗ trợ quản trị doanh nghiệp Woo

Công cụ hỗ trợ Woo là ứng dụng tuyển dụng nhân sự trong lĩnh vực công nghệ cao. Woo là phần mềm quản trị doanh nghiệp đã từng hỗ trợ Uber, Yahoo, Lyft, WeWork, Quora, Microsoft tìm được những nhân tài để giúp công ty phát triển và có giai đoạn hoạt động mạnh mẽ.

Ứng dụng này ghi nhận những thông số liên quan đến kinh nghiệm làm việc, thành tích đạt được, mong muốn, đóng góp của ứng viên trong nhiều lĩnh vực khác nhau, nhờ đó bộ phận Hành chính nhân sự có thể dễ dàng cập nhật và sơ loại thay vì các thao tác thủ công như trước.

Công cụ quản trị doanh nghiệp 15Five

15Five chính là một trong những công cụ quản lý công việc được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Nhờ sự hỗ trợ của công cụ này, mỗi nhân viên có thể chủ động tìm hiểu về công việc, nhiệm vụ của cá nhân trong từng ngày và xem xét công việc sẽ phải làm ngày hôm sau để lên kế hoạch phù hợp.

Đối với quản lý, công cụ 15Five giúp họ nắm bắt được tất cả công việc của từng thành viên  trong tổ chức, đồng thời theo dõi tiến độ và mức đạt KPI của nhân viên đó theo ngày, tuần hoặc tháng. Đồng thời, 15Five cũng hỗ trợ quản lý sắp xếp, phân công công việc phù hợp với năng lực, trình độ của nhân viên, nhờ đó, không chỉ công việc quản lý trở nên dễ dàng, chính xác hơn mà hiệu suất làm việc, kinh doanh cũng đạt mức cao hơn.

Giao diện của công cụ 15Five rất đơn giản, thân thiện với người dùng, do đó bất kỳ ai cũng đều nhanh chóng làm quen và sử dụng thuần thục.

Bài viết trên đây đã giới thiệu tới bạn đọc top 6 công cụ quản trị doanh nghiệp tốt nhất. Các công cụ này đã được nhiều tổ chức sử dụng và có đánh giá tích cực. Do đó bạn nên tham khảo và lựa chọn cho doanh nghiệp của mình một công cụ phù hợp để tăng hiệu suất kinh doanh và đơn giản hóa công việc cho tổ chức.