Hiện tại, phần mềm ERP đang là công cụ hỗ trợ đắc lực của doanh nghiệp trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh vì chúng có khả năng tối ưu hóa công việc cho nhà quản trị. Trong bài viết này hãy cùng tìm hiểu top 11 phần mềm ERP miễn phí được tin dùng và cho hiệu quả cao nhất.

Những khó khăn thường gặp trong vấn đề quản lý doanh nghiệp

Vấn đề quản lý doanh nghiệp hiện nay ngày càng đòi hỏi sự chặt chẽ và khoa học, điều này khiến các nhà quản trị dành nhiều thời gian và công sức hơn. Tuy nhiên những sai sót trong quá trình quản lý là điều khó tránh khỏi. Một số hạn chế điển hình thường gặp có thể kể đến như:

Khó quản lý đồng bộ

Hiện nay thực trạng chung của nhiều doanh nghiệp đó là hệ thống quản lý không chặt chẽ, quy trình quản lý bị rời rạc dẫn đến sự thiếu đồng nhất về dữ liệu giữa các phòng ban, bộ phận. Các doanh nghiệp vẫn có thể thu thập được đầy đủ thông tin, dữ liệu, tuy nhiên để làm được điều này cần tốn nhiều thời gian và công sức. Bởi vậy sự đồng nhất ngay từ công đoạn đầu là điều vô cùng cần thiết. Khi đó, nhà quản trị cần siết chặt hoạt động quản lý, giám sát đồng thời nhân viên cũng cần sự nhanh nhẹn, linh hoạt và thông minh hơn trong công việc. Khó khăn ở đây là không phải nguồn nhân sự nào trong doanh nghiệp cũng có thể làm tốt được những việc này.

Khó nắm bắt và phân bổ nguồn lực

Hệ thống quản lý doanh nghiệp thiếu sự chặt chẽ dẫn đến nhà quản trị khó nắm bắt được cộng việc của từng nhân viên, do đó, sự phân bổ nguồn lực không đồng đều, không hợp lý, có những vị trí cần nhiều nguồn lực nhưng lại thiếu và ngược lại. Điều này dẫn đến việc sử dụng nguồn lực doanh nghiệp không hiệu quả, làm giảm khả năng sinh lời. Thậm chí có nhiều trường hợp phân bổ nguồn lực sai còn khiến tăng chi phí, doanh thu và lợi nhuận giảm khiến tổ chức rơi vào tình trạng bất ổn.

Xem thêm: Top 11 Phần Mềm Quản Lý Công Việc Chuyên Nghiệp Nhất

Khó khăn khi kiểm soát tình hình nhân sự

Nếu hệ thống quản lý doanh nghiệp không phù hợp sẽ khó để các nhà quản trị kiểm soát sát sao được nguồn nhân lực, đặc biệt là đối với những công ty có nhiều nhân viên. Nếu một hệ thống quản lý không chặt chẽ và tiếp tục theo cách thức thủ công truyền thống chắc chắn sẽ gây mất kiểm soát tình hình nhân sự. Khi đó hoạt động kinh doanh và khả năng vận hành của doanh nghiệp cũng kém hơn, khó có cơ hội phát triển.

Thiếu công cụ quản lý tối ưu

Hiện nay với sự phát triển không ngừng nghỉ của khoa học công nghệ, đòi hỏi các doanh nghiệp cần thay đổi để theo kịp xu hướng thời đại. Do đó nếu hệ thống quản lý đã phù hợp và có phương pháp quản lý chặt chẽ cũng khó đảm bảo vấn đề quản lý được tối ưu. Doanh nghiệp cần đến một công cụ quản lý hiện đại, tối ưu bao gồm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp, các thiết bị thông minh. Những công cụ này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giúp đẩy nhanh quy trình làm việc và tăng hiệu suất kinh doanh.

Có nên sử dụng phần mềm ERP quản lý doanh nghiệp miễn phí?

Phần mềm ERP miễn phí chính là phần mềm ERP mã nguồn mở, hiện đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên thực tế loại phần mềm này có đảm bảo hỗ trợ quản lý tốt nhất và cho hiệu suất kinh doanh cao, có nên sử dụng phần mềm ERP miễn phí không là thắc mắc của nhiều người. Để giải đáp câu hỏi này, hãy cùng tìm hiểu những ưu nhược điểm của loại phần mềm này:

Ưu điểm:

• Phần mềm miễn phí thường không yêu cầu người dùng chi trả bất kỳ khoản phí nào bao gồm phí tải, cài đặt và duy trì sử dụng. Do đó doanh nghiệp có thể tiết kiệm được đáng kể chi phí.
• Loại phần mềm này thường được thiết kế đơn giản, thân thiện với người dùng nên bạn không mất nhiều thời gian để làm quen và thành thạo các chức năng.
• Phần mềm ERP miễn phí với những tính năng cơ bản có thể hỗ trợ doanh nghiệp rất nhiều trong việc quản trị, điều phối, phân bổ nguồn nhân lực.

Nhược điểm:

• Phần mềm ERP miễn phí có thể dẫn đến tình trạng các thông tin quan trọng bị lộ ra ngoài khi vấn đề bảo mật không cao và kẻ xấu dễ dàng tấn công.
• Trong trường hợp xảy ra sự cố, nhà cung cấp thường không hỗ trợ người dùng như các phần mềm có phí, khi đó bạn phải tự tìm hiểu và khắc phục sự cố để tiếp tục sử dụng.
• Phần mềm ERP miễn phí thường được sản xuất đồng loạt cho mọi doanh nghiệp thuộc tất cả quy mô, ngành nghề khác nhau nên không thể đáp ứng được linh hoạt những yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp.

Mặc dù vẫn tồn tại những nhược điểm, tuy nhiên phần mềm ERP miễn phí vẫn là công cụ quản trị doanh nghiệp được nhiều tổ chức tin dùng, hỗ trợ rất nhiều trong hoạt động quản trị, kiểm soát nguồn nhân lực. Do đó bạn có thể tìm hiểu và lựa chọn loại phần mềm miễn phí phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tính chất ngành nghề.

4 lợi ích của phần mềm quản lý ERP miễn phí

Khi sử dụng phần mềm ERP, các doanh nghiệp sẽ có một cơ sở dữ liệu tập trung đồng bộ. Điều này tạo tiền đề để phân tích dữ liệu theo nhiều góc độ khác nhau, hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp. Những lợi ích mà phần mềm quản lý ERP miễn phí mang lại có thể kể đến như:

Tăng tốc độ làm việc

Nếu quy mô doanh nghiệp càng lớn, quy trình làm việc càng phức tạp với nhiều bước, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, ăn ý. Trong khi đó tốc độ làm việc lại phụ thuộc vào 2 yếu tố: Doanh nghiệp có xác định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không và trong quá trình chuyển giao dữ liệu có gặp phải vướng mắc gì không.

Thực tế cho thấy làm việc với giấy tờ thủ công không thể sánh bằng tốc độ của chứng từ điện tử. Hoặc trong vấn đề vận chuyển hàng hóa, những quyết định được đồng bộ trên hệ thống ERP sẽ tới thủ kho nhanh chóng hơn. Do đó có thể nói phần mềm ERP miễn phí giúp đẩy nhanh tốc độ làm việc cho từng bộ phận, phòng ban.

Dễ dàng kiểm soát thông tin tài chính

Trong các công ty, tổ chức, thông tin tài chính sẽ phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều bộ phận khác nhau nên việc xảy ra sai lệch có thể xảy ra. Khi sử dụng giải pháp ERP, tất cả vấn đề liên quan đến tài chính đều được tổng hợp tại một nơi, xuyên suốt. Chỉ cần một con số thay đổi, mọi thông tin liên quan đều tự động tính toán và hiển thị lại, đảm bảo sự trùng khớp và chính xác, từ đó hạn chế được những tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.

Hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu

Theo cách thức làm việc thủ công và quản lý truyền thống, doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi tình trạng thông tin bị nhầm lẫn khi đi qua các bộ phận khác nhau. Những sai sót này dù nhỏ nhưng cũng có thể làm xấu đi hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng, giảm tính minh bạch, thậm chí còn gây mất đoàn kết nội bộ. Tuy nhiên khi bạn sử dụng phần mềm ERP miễn phí, dữ liệu chỉ cần nhập một lần duy nhất, được lưu trữ trên hệ thống, bất kỳ nhân viên nào có quyền cũng có thể tiếp cận dữ liệu gốc này thay vì bản copy có thể bị lỗi.

Dễ dàng kiểm soát nhân viên

Phần mềm ERP miễn phí với cơ sở dữ liệu được tập trung với quy trình nghiệp vụ sắp xếp lớp lang, cố định sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng phương pháp kiểm soát nội bộ. Nhà quản lý hoàn toàn có thể tìm ra nguồn gốc của những bút toán cần kiểm tra một cách nhanh chóng, đồng thời biết được những nhân sự nào có liên quan đến bút toán đó. Lúc này việc giám sát quy trình làm việc của nhân viên được tối ưu. Nhà quản trị chỉ cần thông qua thiết bị thông minh để theo sát mọi hoạt động và kết quả làm việc của nhân viên. Không để xảy ra tình trạng nhân viên gian lận hay lơ là công việc.

Tham khảo: Tổng Hợp Top 16 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Được Tin Dùng Nhất

4 tính năng cơ bản của phần mềm

Phần mềm ERP miễn phí được trang bị những tính năng cơ bản bao gồm:

Quản lý quy trình sản xuất, phân phối

Hệ thống ERP miễn phí cung cấp tính năng quản lý quy trình sản xuất, phân phối tương tụ phần mềm quản lý kho, bao gồm quản lý số lượng hàng nhập, bán, tồn kho; Điều phối giao hàng; Quản lý kho; Theo dõi chất lượng,… giúp doanh nghiệp của bạn đảm bảo được hiệu quản cao trong hoạt động sản xuất, kho vận và phân phối sản phẩm.

Hệ thống này sẽ xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp giữa việc tối ưu chi phí và thời gian, đồng thời giảm bớt tỷ lệ lỗi hỏng trong quá trình sản  xuất, kiểm kê hàng hóa, cắt giảm chi phí lưu kho. Tính năng này góp phần quan trọng giúp tăng hiệu quả sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm.

Tính năng kế toán và tài chính

Phần mềm quản lý ERP cung cấp cho doanh nghiệp đầy đủ các tính năng, công cụ cơ bản của lĩnh vực kế toán, tài chính liên quan đến tài khoản chi trả, các tài khoản nhận về số dư, báo cáo tài chính, quản lý tiền mặt, sổ cái chung,…

Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, giảm đáng kể thời gian nhập liệu cũng như đáp ứng được các nghiệp vụ quan trọng của công việc kế toán, tài chính. Đồng thời hỗ trợ quy trình quản lý các khoản thu chi được kiểm soát hiệu quả.

Tính năng bán hàng

Tính năng bán hàng mang đến lợi ích tương tự phần mềm quản lý bán hàng, bao gồm: Tạo đơn hàng, bán hàng trực tuyến, xử lý hóa đơn,… Không chỉ giúp minh bạch trong quá trình bán hàng, phần mềm ERP miễn phí còn giúp tiết kiệm thời gian mua hàng cho khách và tăng hiệu suất bán hàng của nhân viên.

Bên cạnh đó, các công cụ quản lý ERP sẽ hỗ trợ quản lý bán hàng đa kênh, cung cấp cho doanh nghiệp những công cụ thu thập và phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng. Ngoài ra, bạn có thể xây dựng các chương trình khuyến mãi phù hợp để tăng tỷ lệ chuyển đổi và tăng doanh số.

Tính năng quản lý dịch vụ

Tính năng quản lý dịch vụ cho phép người dùng đặt lịch, quản lý chất lượng dịch vụ, quản lý các chương trình khách hàng thân thiết hoăc quản lý hợp đồng liên quan đến dịch vụ. Không giống như các loại hàng hóa thông thường, vấn đề kiểm soát dịch vụ thường phức tạp, nhiều khó khăn hơn. Thông qua phần mềm với tính năng hiện đại, quy trình quản lý dịch vụ được chuẩn hóa, giúp doanh nghiệp duy trì được chất lượng dịch vụ, đồng thời dễ dàng thiết lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng.

Top 11 phần mềm ERP miễn phí được tin dùng nhất

Dưới đây là tổng hợp top 11 phần mềm ERP miễn phí được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhất:

Phần mềm ERP miễn phí Odoo

Phần mềm ERP Odoo là cái tên mới của phần mềm mã nguồn mở OpenERP, có thể sử dụng cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, thuộc nhiều ngành nghề khác nhau. Bộ phần mềm Odoo được chia tách thành một số module hoặc ứng dụng riêng biệt như thanh toán, mua bán, sản xuất, kế toán, quản lý kho và quản lý dự án. Hiện nay hệ thống ERP này có hơn 7000000 người dùng trên toàn thế giới nhờ ưu thế và những tính năng nổi bật.

Phiên bản cộng đồng của Odoo cho phép người dùng tải miễn phí bao gồm tất cả các module như bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng,…. Ngoài ra, bạn có thể hoàn toàn chỉnh sửa hoặc thêm bớt những tính năng hay phân hệ mong muốn để quá trình quản lý đạt hiệu quả cao.

Phần mềm XTuple

XTuple là phần mềm mã nguồn mở hàng đầu thế giới, được ra đời năm 2000. Nó cung cấp một phiên bản mới có tên PostBooks, cho phép người dùng tải hoàn toàn miễn phí từ Sourceforge. Bên cạnh đó, XTuple cũng cung cấp sản phẩm bản quyền được chạy trên cloud. Cả 2 phiên bản này đều có thể sử dụng cho các công ty vừa và nhỏ. Ngoài ra, XTuple cũng cung cấp thêm 3 phiên bản thương mại dành cho các tổ chức lớn, bao gồm nhà phân phối, nhà sản xuất và bản doanh nghiệp dùng chung.

Phần mềm ERP XTuple gồm các chức năng về bán hàng, kế toán, CRM, sản xuất, phân phối, mua sắm. Bản PostBooks sẽ có phí 1200$ để dùng vĩnh viễn hoặc 400$ cho mỗi người dùng một năm.

Phần mềm ERP ADempiere

ADempiere là phần mềm đa nền tảng toàn diện, được tách ra từ một dự án ERP được gọi là Compiere năm 2006. Phần mềm này cung cấp hàng loạt các tính năng bao gồm mua hàng, bán hàng, kế toán, quản lý sản xuất, quản lý nguyên vật liệu, quản lý tài chính, quản lý CRM, quản lý nhân sự và tính lương.

Đây là một phần mềm hiện đang được ứng dụng rộng rãi trên thế giới. Tại Việt Nam đã có nhiều công ty, doanh nghiệp triển khai thành công giải pháp này, giúp họ tiết kiệm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh rõ rệt. Hệ thống tổ chức thông tin khoa học hỗ trợ khả năng phân tích các hoạt động trong doanh nghiệp, đồng thời người dùng có thể truy cập từ xa thông qua mạng Internet, đảm bảo an toàn dữ liệu và phân quyền bảo mật mạnh mẽ.

Phần mềm ERP miễn phí ERP5

ERP5 được đánh giá là một trong những phần mềm ERP mã nguồn mở hoạt động mạnh mẽ nhất hiện nay, mang đến nhiều ưu điểm vượt trội. Khi bạn cài đặt và sử dụng sẽ thấy được những tính năng đặc biệt của ERP5. Phần mềm này cho phép người dùng cài đặt miễn phí và sử dụng trên máy tính, tuy nhiên đây là phần mềm nước ngoài nên sẽ có những hạn chế nhất định.

Phần mềm ERP5 hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động thiết kế sản phẩm, bán hàng, CRM, thương mại, quản lý kho hàng, lập hóa đơn, vận chuyển hàng hóa, quản lý nhân sự, sản xuất, quản lý dự án.

Phần mềm Apache OFBiz

Apache OFBiz là tên viết tắt của Apache Open for Business, là phần mềm quản trị thông minh được nghiên cứu và phát triển bởi Apache Foundation. Apache OFBiz được phát hành dưới giấy phép của Apache 2.0, do đó người dùng có thể dễ dàng tải về từ website của Apache. Phần mềm được phát triển để mang đến cho các doanh nghiệp công cụ quản trị thông minh, có khả năng quản lý các dữ liệu phức tạp, đảm bảo tính bảo mật cao và khả năng mở rộng dễ dàng khi nhu cầu và định hướng của doanh nghiệp thay đổi.

Phần mềm Apache OFBiz gồm các chức năng của hệ thống ERP bao gồm quản lý danh mục, thương mại điện tử, quản lý giá bán, quản lý đơn hàng, quản lý sản xuất, quản lý kho, quản lý bán hàng và một số tính năng khác.

Phần mềm Dolibarr

Dolibarr là một trong những công cụ phần mềm mã nguồn mở được thiết kế dành riêng cho các công ty nhỏ, bao gồm các tính năng của phần mềm CRM và ERP. Bạn có thể sử dụng phần mềm trên máy tính hoặc truy cập trực tiếp từ máy chủ. Bên cạnh đó, các đối tác của Dolibarr cũng nâng cấp thêm một số giải pháp hiện đại, cho phép sử dụng miễn phí.

Phần mềm Dolibarr được trang bị các tính năng như quản lý mua bán, quản lý tài khoản ngân hàng, quản lý tồn kho, quản lý đơn đặt hàng, quản lý vận chuyển hàng hóa.

Phần mềm ERP miễn phí Openbravo

Openbravo là một hệ thống ERP mã nguồn mở có thể tải về dễ dàng trên Sourceforge. Đây là phần mềm quản trị doanh nghiệp nhỏ và vừa, bao gồm các module như tài chính kế toán, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý dự án, quản lý thông tin kinh doanh và một số module khác. Hiện nay phần mềm này cũng có 2 phiên bản thương mại và phiên bản chuyên nghiệp dành cho các công ty nhỏ tối đa 5 người dùng đồng thời cùng 1 phiên bản doanh nghiệp cho các công ty với cho phép nhiều người dùng cùng lúc.

Tìm hiểu thêm: Top 8+ Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Tốt Nhất Hiện Nay

Openbravo được đánh giá là có tốc độ load nhanh, cực kỳ dễ sử dụng, đang được hơn 6000 tổ chức, công ty, doanh nghiệp tin dùng. Một trong những ưu điểm của phần mềm này là được phát triển dựa trên quy trình làm việc hiện đại, logic nên phù hợp với hoạt động điều  hành và quản lý của từng đơn vị.

Phần mềm Opentaps

Opentaps là viết tắt của từ Open Source Enterprise Applications Suite, là bộ mã nguồn mở ERP tích hợp phần mềm CRM, được phát triển bởi Open Source Strategies, Inc. Hiện tại phần mềm này được tin dùng bởi các tập đoàn lớn như Toyota hay Honeywell. Bạn có thể sử dụng phần mềm này trên các thiết bị điện tử thông minh như điện thoại, máy tính bảng, laptop với các tính năng như: Quản lý hàng tồn kho, quản lý khách hàng, quản lý bán hàng, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý tài chính, quản lý sàn thương mại điện tử hay quản lý các hoạt động kinh doanh của tổ chức.

Phần mềm Opentaps hiện có sẵn dưới dạng phần mềm miễn phí, được cấp giấy phép thương mại, cho phép bạn sửa đổi mã nguồn mở để phù hợp quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp mà không cần thực hiện các điều chỉnh tùy chỉnh khác.

Phần mềm LedgerSMB

LedgerSMB là một phần mềm ERP miễn phí, dựa trên nền tảng web đồng thời cũng là một hệ thống kế toán kép có nhiều tính năng. LedgerSMB được nhiều tổ chức đánh giá là an toàn, hiệu quả, tính bảo mật cao, dễ dàng làm quen và thành thạo các thao tác.

Các tính năng chính của phần mềm này bao gồm: Hỗ trợ bán hàng, lập ngân sách, lập hóa đơn, quản lý bán hàng, quản lý các khoản nợ, quản lý hoạt động thương mại, báo cáo tài chính. LedgerSMB hỗ trợ bạn sử dụng trên các trình duyệt web như Firefox, Google, Chrome, Mozilla, Opera, Safari,…

Phần mềm ERPNext

ERPNext là một giải pháp kinh doanh được trang bị đầy đủ các tính năng dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hỗ trợ ghi lại tất cả các giao dịch kinh doanh trong một hệ thống. Rất nhiều doanh nghiệp lớn và nhỏ hiện nay khi sử dụng phần mềm này đều hài lòng và có đánh giá tích cực. ERPNext hỗ trợ người dùng tạo tài khoản để theo dõi các giao dịch mua bán một cách dễ dàng; Nộp thuế; Trả lương cho nhân viên; Quản lý việc giao hàng; Cung cấp hàng hóa, dịch vụ đảm bảo chất lượng cho khách hàng; Quản lý dự án, phân công nhiệm vụ phù hợp với từng nhân viên.

Phần mềm Cloudify ERP

Cloudify ERP là phần mềm quản trị toàn diện dành cho doanh nghiệp, hỗ trợ mọi hoạt động từ lên kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc, đánh giá năng suất, tính lương nhân viên, thu hồi công nợ. Phần mềm này có thể tích hợp chức năng xuyên suốt các phòng ban, giúp trao đổi thông tin nhanh chóng, chính xác. Phần mềm Cloudify ERP được thiết kế dựa trên nền tảng điện toán đám mây, do đó bạn chỉ cần có kết nối mạng Internet, không cần cài đặt trên máy vẫn có thể dễ dàng sử dụng.

Trên đây là top 11 phần mềm ERP miễn phí chất lượng, được tin dùng nhất hiện nay. Các phần mềm này với tính năng thông minh có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong các hoạt động của quá trình quản lý, sản xuất hay kinh doanh. Do đó bạn nên tìm hiểu thật kỹ và lựa chọn cho tổ chức của mình loại phần mềm phù hợp.