Onboarding là khái niệm không phải là mới nhưng có rất nhiều người còn chưa hiểu rõ. Theo đánh giá của nhiều doanh nghiệp, Onboarding đóng vai trò vô cùng quan trọng, quyết định đến sự gắn bó lâu dài của nhân viên với công ty. Vậy Onboarding là gì và các bước thực hiện ra sao để mang lại hiệu quả nhất? Cùng Weup tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.

Onboarding là gì?

Onboarding được hiểu đơn giản nhất là hội nhập nhân sự mới. Đây là bước vô cùng quan trọng để giúp nhân viên mới có thể dễ dàng làm quen với công việc, đồng nghiệp, văn hóa, môi trường làm việc mới. Nhân viên mới các thích ứng càng nhanh thì năng suất làm việc sẽ nhanh chóng tăng lên và có những đóng góp tuyệt vời cho doanh nghiệp.

Tùy theo đặc thù của mỗi doanh nghiệp, quy mô tuyển dụng, đào tạo, cách thức vận hành mà quy trình Onboarding nhân viên mới cũng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các chuyên gia khuyên doanh nghiệp chỉ nên xây dựng một cách Onboarding duy nhất để làm nổi bật môi trường làm việc cũng như đảm bảo sự nhất quán giữa người mới và người cũ.

Xem thêm

• By Product Pricing Là Gì? Tìm Hiểu Các Chiến Lược Và Cách Xây Dựng

Lợi ích của Onboarding là gì?

Sau khi biết được khái niệm Onboarding là gì, chắc hẳn bạn cũng sẽ thắc mắc vì sao cần Onboarding, việc này có ý nghĩa gì? Theo nghiên cứu, bên cạnh phần mềm quản lý nhân sự thì Onboarding cũng mang đến nhiều lợi ích cho nhân viên cũng như doanh nghiệp như:

• Rút ngắn trình độ giữa nhân viên

Một quy trình Onboarding hiệu quả sẽ giúp rút ngắn trình độ và tạo ra quy trình đồng nhất giữa nhân viên mới và nhân viên cũ. Khi được hướng dẫn đầy đủ, đào tạo cụ thể thì nhân viên mới sẽ nắm bắt công việc nhanh hơn và dễ dàng theo sát được tiến độ công việc.

Có thể nói, một quy trình Onboarding chuẩn sẽ giúp nhân viên mới làm việc nhanh hơn và tiết kiệm được nhiều chi phí đào tạo cho doanh nghiệp.

• Giảm khoảng cách giữa nhân viên cũ – mới

Ngoài quy trình làm việc, con người cũng là yếu tố vô cùng quan trọng, ảnh hưởng đến khả năng làm việc của nhân viên mới. Onboarding sẽ đóng vai trò như một chiếc cầu nối để xóa đi những rào cản, bỡ ngỡ hay những ngại ngùng của nhân viên mới.

• Tạo được quy trình tuyển dụng, đào tạo đồng nhất

Thực hiện Onboarding tốt sẽ giúp doanh nghiệp tạo được một quy trình tuyển dụng, đào tạo thống nhất, không bị đứt quãng. Đây là khâu quan trọng để giữ nhân tài trong doanh nghiệp, giảm tỷ lệ nghỉ việc ở những tháng đầu.

• Có lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viên mới

Đào tạo hội nhập là cơ hội để quản lý tiếp xúc nhiều hơn với nhân viên mới. Đây cũng chính là cơ hội để hai bên hiểu nhau hơn, xây dự được lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viên. 

• Gia tăng trải nghiệm cho nhân viên mới

Hiện nay, cơ hội việc làm rất nhiều nên người lao động cũng có nhiều sự lựa chọn hơn. Vậy nên nếu cảm thấy không hài lòng, không thích văn hóa của doanh nghiệp, họ sẵn sàng nghỉ để tìm kiếm một cơ hội khác phù hợp hợp.

Onboarding hiệu quả chính là tạo ra trải nghiệm cho nhân viên, giúp nhân viên có hiểu hơn về công ty và đảm bảo sự phát triển cho họ. Từ đó, họ sẽ có những quyết định có nên làm việc tại doanh nghiệp của bạn hay không.

Quy trình Onboarding chỉ với 3 bước

Để đảm bảo việc Onboarding cho nhân viên mới hiệu quả, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 3 bước sau đây:

Chuẩn bị trước khi nhận việc

Việc chuẩn bị cho nhân viên trước khi họ nhận việc sẽ tạo ra không khí vô cùng thân thiện, gần gũi, nhân viên mới cũng sẽ thoải mái hơn khi bắt đầu làm việc ở môi trường mới.

Doanh nghiệp chuẩn bị những giấy tờ, hồ sơ sau đây:

• Chuẩn bị cho nhân viên sổ tay và bút viết.
• Chuẩn bị đồng phục nếu công ty dùng.
• Chuẩn bị những thông tin về công việc, văn hóa nội bộ, môi trường làm việc để nhân viên hiểu rõ hơn.
• Chuẩn bị hồ sơ lao động, hồ sơ nhân viên cũng như những vấn đề có liên quan.
• Chuẩn bị chỗ ngồi, trang thiết bị cần thiết như máy tính, điện thoại cho nhân viên.

Ngày đầu nhân viên mới đi làm ở công ty

Đây là ngày quan trọng để tạo được ấn tượng cho nhân viên mới. Hãy chú ý rằng, công việc không phải là điều quan trọng nhất trong thời gian này.

Bạn có thể đưa nhân viên đi tham quan toàn bộ công ty, giới thiệu những phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp. Điểm kết thúc nên là bộ phận làm việc của nhân viên để họ có thể chào hỏi, làm quen với đồng nghiệp cùng phòng ban.

Sau đó, hãy giới thiệu cho nhân viên mới về quy định, quy chế chung của công ty, hệ thống lương thưởng, chế độ phụ cấp của công ty để họ hiểu cụ thể hơn. Cuối cùng là ký hợp đồng thử việc và thực hiện hoàn thành hồ sơ cho nhân viên.

Sau khi đã hoàn thành 2 bước trên đây, công ty hãy bàn giao trang thiết bị, đồ dùng, tài khoản phần mềm quản lý công việc,…. và giúp nhân viên làm quen với chúng. Ở bước này, quản lý trực tiếp cũng có thể gặp mặt, trao đổi cụ thể với nhân viên để nắm rõ những mong muốn, nguyện vọng và giải thích kỹ hơn những nhiệm vụ trong công việc.

Những ngày sau

Thông thường, 1 – 2 tuần đầu chủ yếu nhân viên sẽ được training và làm quen với công việc. Hãy kết hợp training on job kết hợp cùng quản lý để nhân viên hiểu hơn về công việc mình sẽ làm.

Những nhân viên mới khi được trang bị kiến thức một cách bài bản, chuyên nghiệp chắc chắn họ sẽ phát huy tối đa trí lực để hoàn thành một cách xuất sắc công việc được giao. Nhờ đó, hiệu suất làm việc của họ cũng tăng lên và tạo nên sự phát triển cho doanh nghiệp.

Thông tin hữu ích

• Nhân Viên Chăm Sóc Khách Hàng Là Gì Và Những Nhiệm Vụ Cơ Bản

Ngoài ra, việc đào tạo thường xuyên, liên tục cũng sẽ giúp nhân viên có trách nhiệm, yêu công việc. Có người quan tâm, giúp đỡ sẽ khiến nhân viên nắm chắc được chuyên môn, quen dần với môi trường và chủ động học hỏi.

Sau khoảng 2 – 3 tháng doanh nghiệp có thể đánh giá được mong muốn, năng lực của nhân viên và biết được đây có phải một “mảnh ghép” lâu dài hay không.

Hy vọng những thông tin trên đây đã giúp bạn hiểu được Onboarding là gì cũng như quy trình thực hiện sao cho hiệu quả nhất. Onboarding là một bước quan trọng giúp thu hút nhân tài, giữ chân nhân viên và mang lại nhiều lợi ích cho công ty nên bạn hãy chú trọng hơn vấn đề này.