Quản lý hàng hóa và hoạt động kinh doanh là vấn đề quan trọng cần lưu tâm của mỗi cửa hàng, doanh nghiệp trong bất cứ lĩnh vực gì. Có một sự thật là chủ cửa hàng nào cũng muốn có được cách thức quản lý hàng hóa hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế thất thoát, tuy nhiên phương pháp thủ công không làm được điều này. Khi đó giải pháp đưa ra cho các cửa hàng đó là lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có mã vạch.

Phần mềm quản lý bán hàng có mã vạch là gì?

Trước những khó khăn khi quản lý hàng hóa, hoạt động bán hàng, kho, nhân viên, nhiều cửa hàng lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có mã vạch.

Phần mềm quản lý bán hàng có mã vạch là phần mềm dùng tính năng in mã vạch để giúp người dùng quản lý tất cả sản phẩm bằng mã vạch, nhờ đó bạn có thể tự động hóa nhiều khâu trong quá trình vận hành của mình.

Mã vạch được hiểu là một dãy các vạch xen kẽ các khoảng trống song song với kích thước khác nhau và được sắp xếp theo một quy tắc mã hóa nhất định. Mã vạch sẽ thể hiện chi tiết các thông tin về tên doanh nghiệp, lô, quốc gia đăng ký mã vạch, kích thước sản phẩm, giá bán, tiêu chuẩn chất lượng,….

Máy quét mã vạch hay đầu đọc mã vạch là thiết bị điện tử dùng để đọc mã vạch, giống như một máy quét  ảnh, bao gồm một nguồn sáng, một ống kính và cảm biến ánh sáng xung quanh. Nhờ đó tín hiệu từ cảm biến sẽ gửi dữ liệu cho các thiết bị đầu ra.

Tem mã vạch sẽ được dán lên mỗi sản phẩm, sau khi sử dụng máy quét mã vạch để nhập, xuất kho, kiểm hàng hoặc thanh toán, toàn bộ dữ liệu sẽ được nhận và tổng hợp trên phần mềm.

Như vậy những hoạt động có liên quan đến mã vạch và được phần mềm hỗ trợ tại các cửa hàng bán lẻ bao gồm: In tem mã vạch, thanh toán bằng mã vạch và thực hiện các nghiệp vụ kho liên quan đến mã vạch.

Các tính năng của phần mềm quản lý bán hàng có mã vạch bao gồm:

• Quản lý bán hàng: Bao gồm các nghiệp vụ quản lý hệ thống danh mục hàng hóa, sản phẩm, giúp bạn dễ dàng nắm bắt số lượng hàng hóa có tại cửa hàng hoặc trong kho chính xác.
• Quản lý thu chi: Tính năng này tương tự phần mềm quản lý kế toán doanh nghiệp, hỗ trợ bạn dễ dàng thống kê doanh thu, các khoản chi và lợi nhuận theo thời gian thực.
• Quản lý khách hàng: Phần mềm cho phép bạn nắm bắt được toàn bộ thông tin khách mua hàng, đồng thời thuận tiện trong việc gửi tin nhắn các chương trình khuyến mãi đến họ.
• Báo cáo thống kê: Phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ người dùng thống kê số liệu doanh thu, báo cáo, hiệu quả hoạt động kinh doanh. Bạn có thể nắm được doanh số bán theo hóa đơn, sản phẩm, thời gian hoặc từng nhân viên.
• Bán hàng và in hóa đơn: Hỗ trợ nhân viên thanh toán, tìm kiếm sản phẩm cho khách hàng.

Xem thêm: Tổng Hợp 12 Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Chất Lượng Nhất

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có mã vạch

Thông thường, phương pháp quản lý hàng hóa, bán hàng theo cách truyền thống như ghi chép sổ sách, ghi tên hoặc giá để dán lên sản phẩm rất dễ gây nhầm lẫn, sai sót. Ngoài ra, khi tính tiền bạn không nhớ chính xác giá cũng ảnh hưởng không nhỏ đến doanh thu và sự hài lòng của khách hàng. Trong khi đó, nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có mã vạch sẽ nhận được nhiều lợi ích, khắc phục khó khăn.

Phần mềm quản lý bán hàng có mã vạch là công cụ quản trị doanh nghiệp thông minh, cần thiết đối với các cửa hàng bán lẻ, đặc biệt là những ngành hàng có nhiều mặt hàng. Bên cạnh việc lưu trữ đầy đủ, chính xác thông tin về sản phẩm, loại hàng, số lượng sản phẩm, phần mềm còn giúp hoạt động bán hàng, thanh toán và kiểm kho trở nên nhanh chóng, đơn giản hơn.

Phần mềm này có những tính năng tương tự như phần mềm quản lý nhân sự, cho phép theo dõi hoạt động của nhân viên trong cửa hàng, nhờ đó bạn sẽ biết được khả năng, năng suất làm việc của nhân viên để thực hiện điều phối công việc hoặc đưa ra chính sách lương thưởng rõ ràng. Ngoài ra, thông qua phần mềm, bạn có thể phòng tránh được tình trạng gian lận của nhân viên gây thất thoát cho doanh nghiệp.

Quản lý bán hàng bằng phần mềm mã vạch cùng các thiết bị máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, máy in mã vạch giúp thanh toán nhanh chóng cho khách, hạn chế sai sót, giảm thời gian chờ đợi. Nhờ đó khách hàng sẽ hài lòng hơn, nâng cao hình ảnh chuyển nghiệp, uy tín của cửa hàng trong mắt khách hàng cũng như tăng tỷ lệ khách mua sắm, sử dụng sản phẩm, dịch vụ lần sau.

Cách sử dụng phần mềm thông minh để thanh toán, kiểm kê kho

Phần mềm quản lý bán hàng có mã vạch được trang bị nhiều tính năng cần thiết. Bạn nên tìm hiểu chi tiết các tính năng và cách sử dụng để quá trình bán hàng trở nên dễ dàng hơn.

Tính tiền và thanh toán hóa đơn

Trong quá trình thanh toán, nhân viên thu ngân thường dùng máy quét mã vạch để quét thông tin trên sản phẩm, bao gồm giá, tên, size, số lượng,… Đối với những cửa hàng có phát hành thẻ thành viên, thu ngân cửa hàng cũng có thể dùng cách thức này để quét mã khách hàng.

Bạn chỉ cần đưa sản phẩm được gắn tem hoặc mã vạch đến trước máy quét, mã và dữ liệu sẽ được nhận, hiển thị giao diện thanh toán cho khách hàng trên phần mềm quản lý bán hàng.

Các nghiệp vụ liên quan đến quản lý xuất nhập kho, nhân viên kho cũng có thể thực hiện các thao tác tương tự như nhân viên thu ngân.

Tìm hiểu thêm: Top 6 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Và In Hóa Đơn Hiệu Quả Nhất

Kiểm kê kho

Khi cần kiểm kê kho, bạn chọn tích phần Quét mã vạch và lần lượt quét những mặt hàng cần kiểm kê. Đối với những hàng hóa có cùng mã, phần mềm sẽ tự động tăng số lượng kiểm kê tương ứng với số lần quét.

Hướng dẫn in tem bằng phần mềm

Thông thường, tại các cửa hàng sẽ có nhiều mặt hàng nhập về chưa có tem mã vạch hay mã SKU, khi đó cửa hàng cần nhập số lượng hàng, mặt hàng lên hệ thống phần mềm và tạo mã vạch, mã SKU cho sản phẩm.

Đối với các mặt hàng như túi xách, đồng hồ, ví, trên sản phẩm thường có mã vạch sẵn, nhân viên chỉ cần quét mã vạch để nhập kho. Lúc này, mã vạch đó sẽ được sử dụng xuyên suốt trong tất cả các quá trình liên quan đến kiểm kê hàng hóa, xuất nhập kho và thanh toán.

Với những sản phẩm chưa có mã vạch, bạn có thể tự tạo trên phần mềm để thuận tiện cho việc quản lý về sau.

Tạo mã vạch

Khi khai báo số lượng và tính trạng hàng hóa trên phần mềm, nhân viên có thể nhập trực tiếp thông tin từ file excel hoặc khai báo trên phần mềm quản lý bán hàng bằng mã vạch. Với những hàng hóa chưa có mã SKU, khi khai báo tên sản phẩm trên phần mềm, hệ thống sẽ tự động tạo mã vạch và mã SKU cho từng mặt hàng. Lúc này mã SKU được tạo bằng tên những chữ cái đầu của sản phẩm để thuận tiện cho nhân viên khi tra cứu hàng hóa bán hàng.

In tem mã vạch

Đa số các phần mềm quản lý bán hàng có mã vạch cho phép người dùng in tem mã vạch đơn giản. Khi đã khai báo hàng hóa trên hệ thống, để có thể in tem hàng, giá sản phẩm, bạn thực hiện theo các bước:

• Chọn phần Danh mục, sau đó chọn in tem mã. Nếu muốn in tem mã thường, bạn tích chọn tab In tem mã thường trên phần mềm. Trong trường hợp cần in tem cho chương trình khuyến mãi, bạn chọn tab in tem mã khuyến mãi.
• Tiếp đến bạn chọn hàng hóa muốn in tem, có thể tìm theo tên hàng hóa đã khai báo, chọn số lượng tem muốn in và nhấn in để tiến hành.

Xem thêm: TOP 17+ Phần Mềm Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Khi muốn chọn toàn bộ sản phẩm để in tem và nhập đồng bộ số lượng tem in trên mỗi mẫu sản phẩm, bạn thực hiện chọn tất cả nhóm hàng hóa và nhập chung số lượng tem in để bắt đầu.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có mã vạch được xem là xu thế hiện nay khi mà cách thức quản lý, làm việc và bán hàng truyền thống không còn hiệu quả như trước. Do đó để có thể nâng cao năng lực cạnh tranh và thúc đẩy hoạt động bán hàng thuận lợi, đạt kết quả cao, bạn nên tìm hiểu và sử dụng phần mềm hỗ trợ phù hợp.