Thu chi trong doanh nghiệp là vấn đề quan trọng, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, do đó cần được quan tâm hàng đầu. Nếu quản lý không chặt chẽ và chính xác thì tình trạng thất thoát rất dễ xảy ra, có thể dẫn đến phá sản, kể cả đối với doanh nghiệp quy mô nhỏ. Vậy quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ là gì, cách thức quản lý như thế nào sẽ đạt hiệu quả cao, câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây.

Quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ là gì?

Quản lý thu chi nội bộ là một trong những hoạt động cần thiết của doanh nghiệp, bất kể quy mô, lĩnh vực nào. Thu chi được hiểu là dòng tiền ra vào trong nội bộ doanh nghiệp, cụ thể là doanh thu và chi phí của doanh nghiệp. Trong khi đó, quản lý thu chi nội bộ là công việc quản lý, giám sát về nguồn thu chi, dòng tiền vốn của một tổ chức, doanh nghiệp. Dựa vào việc phân tích các thông số phản ánh liên quan đến dòng tiền, bạn sẽ biết được tình hình tài chính và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Các hoạt động thu chi nội bộ có thể bao gồm việc thống kê các thông số doanh thu, chi phí của doanh nghiệp, phân tích thông số thu chi để đưa ra kế hoạch chi tiêu phù hợp cho doanh nghiệp. Thông thường, hoạt động thu chi nội bộ doanh nghiệp nhỏ diễn ra liên tục, các hoạt động phân  tích số liệu thu chi có thể được diễn ra định kỳ.

Tại sao cần quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ

Thực tế, các doanh nghiệp lớn sẽ chú trọng đến việc quản lý thu chi nội bộ hơn các doanh nghiệp nhỏ. Tổ chức có quy mô nhỏ sẽ chỉ tính toán chi phí, doanh thu thông qua nhân viên kế toán mà không thực hiện quản lý nguồn thu chi. Các thức hoạt động này có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và mục tiêu của doanh nghiệp. Nếu quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ có thể mang đến nhiều lợi ích như:

Giúp hệ thống quản lý chuyên nghiệp

Các doanh nghiệp quy mô nhỏ hoạt động sẽ có nhiều cách thức liên quan đến dòng tiền. Vấn đề thu chi nội bộ sẽ diễn ra hàng ngày, do đó nếu doanh nghiệp nhỏ không tiến hành quản lý dòng thu chi hoặc nguồn vốn nội bộ sẽ gặp nhiều rủi ro, thất thoát cũng như gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Xem thêm: Top 6 Phần Mềm Quản Lý Rủi Ro Tốt Nhất Hiện Nay

Về lợi ích, quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả. Để có thể hoạt động tốt, doanh nghiệp nhỏ cần biết rõ nguồn lực tài chính của mình để dễ dàng xây dựng các chiến lược và kế hoạch kinh doanh phù hợp. Khi biết được doanh thu và chi phí bỏ ra trong thời gian cụ thể, doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, từ đó tìm giải pháp và phương án thích hợp để mở rộng hoạt động kinh doanh.

Cung cấp những dữ liệu cần thiết

Vấn đề quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ cũng được thực hiện theo cách xây dựng kế hoạch thu chi nội bộ ngắn hạn và dài hạn để duy trì và ổn định hoạt động kinh doanh, đồng thời phân bổ nguồn tiền hợp lý.

Bên cạnh đó, quản lý thu chi nội bộ tại doanh nghiệp nhỏ sẽ cung cấp cho nhà quản trị nguồn dữ liệu cần thiết để đưa ra lộ trình phát triển trong tương lai. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể tận dụng được cơ hội mở rộng hoạt động tại thời điểm phù hợp.

Ngoài ra, hoạt động mua bán hàng hóa diễn ra theo nhiều cách thức, dòng tiền cũng được thu chi theo hệ thống khác nhau. Do đó, để dễ dàng thống kê, phân tích và tổng hợp dòng tiền một cách chi tiết, doanh nghiệp nhỏ cần thực hiện hoạt động quản lý thu chi nội bộ.

Phòng tránh rủi ro

Quản lý thu chi nội bộ doanh nghiệp nhỏ sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro như kế toán gian lận, thất thoát dòng tiền, phân bổ không hợp lý nguồn vốn hoặc gián đoạn haotj động sản xuất, kinh doanh. Lý do là bởi thực hiện quản lý thu chi  tại các doanh nghiệp nhỏ thì thông tin tài chính của doanh nghiệp được cập nhật kịp thời, giúp quản lý nhanh chóng nắm bắt tình hình cụ thể để xử lý các vấn đề phát sinh cũng như đưa ra được quyết định phù hợp.

Nâng cao năng lực nội bộ

Khi hệ thống có các bước làm việc cụ thể, quy trình phối hợp giữa các phòng ban có sự thống nhất, mọi hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra trơn tru hơn. Đặc biệt khi bạn có các bước cụ thể để quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ sẽ tạo được phong cách làm việc chuyên nghiệp cho đội ngũ nhân viên kế toán cũng như nâng cao chuyên môn cho nhân viên, từ đó tổ chức có được nguồn lực nội bộ vững mạnh.

Khi làm việc trong doanh nghiệp nhỏ, bạn cần biết công ty cần nguồn vốn bao nhiêu cho việc mua hàng hóa, nguyên vật liệu trong khoảng thời gian nhất định. Qua đó bạn sẽ dễ dàng thực hiện công việc quản lý thu chi, đồng thời nắm bắt được các số liệu thu chi và hiểu được ý nghĩa của chúng trong hoạt động của doanh nghiệp.

Tham khảo: Top 8+ Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Tốt Nhất Hiện Nay

Cách thức quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ hiệu quả

Bạn có thể thực hiện quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ bằng nhiều cách thức khác nhau, phương thức quản lý ghi chép sổ sách truyền thống hoặc sử dụng phần mềm công nghệ như phần mềm quản lý kế toán doanh nghiệp.

Cách quản lý thu chi nội bộ thông thường

Thực hiện quản lý thu chi nội bộ theo cách thức truyền thống với sổ sách là một trong những cách thủ công mà các doanh nghiệp nhỏ thường hay thực hiện. Khi quản lý theo cách thức này, không đòi hỏi bạn phải có trình độ cao hoặc sự am hiểu về công nghệ, máy  tính. Quản lý thủ công chú trọng nhiều đến tính cẩn thận, tỉ mỉ của những người thực hiện công việc.

Khi quản lý thu chi nội bộ thủ công, bạn có thể phân chia các phần chi phí, doanh thu của doanh nghiệp ra những cuốn sổ, sách khác nhau để tiến hành phân tách số liệu một cách thống nhất và chính xác. Đồng thời việc xác định lợi nhuận hoặc các khoản lãi lỗ được tính toán, ghi chép vào cuốn sổ khác.

Mặc dù dễ thực hiện nhưng cách thức này có thể mang đến rủi ro cho doanh nghiệp như có khả năng nhầm lẫn, dễ xảy ra sai sót về số liệu do tính toán nhầm hoặc quá trình ghi chép có sự sai lệch với thực tế. Bên cạnh đó, cách quản lý thu chi nội bộ truyền thống cũng khiến doanh nghiệp nhỏ khó trích xuất, tìm kiếm và cập nhật dữ liệu cần thiết, đồng thời việc quản lý sổ sách gặp không ít khó khăn.

Sử dụng công nghệ vào quản lý thu chi tại doanh nghiệp

Trong thời đại khoa học công nghệ ngày càng phát triển như hiện nay, nhiều tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn ứng dụng những cách thức hiện đại vào quy trình quá trình quản lý, trong đó có quản lý thu chi nội bộ.

Quản lý thu chi trên excel

Hiện nay có nhiều doanh nghiệp quy mô nhỏ lựa chọn sử dụng excel để quản lý thu chi nội bộ. Khi đó, vấn đề thống kê, tổng hợp, phân tích, giám sát thu chi diễn ra dễ dàng và thuận lợi hơn so với cách quản lý truyền thống.

Việc quản lý trên file excel giúp doanh nghiệp nhỏ có được nhiều tiện ích, đồng thời nâng  cao cách thức hoạt động chuyên nghiệp. Ngoài ra, phương pháp này còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, thời gian trong việc quản lý vấn đề thu chi nội bộ. Tuy nhiên, quản lý bằng excel cũng không tránh khỏi những điểm yếu như dữ liệu khó phân tán, tính bảo mật không cao và khó kiểm soát.

Quản lý bằng phần mềm

Sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp hay phần mềm bán hàng là một trong cách thức quản lý phổ biến, được nhiều tổ chức lựa chọn để đảm bảo hoạt động thu chi diễn ra hiệu quả. Bên cạnh đó, hoạt động quản lý kinh doanh trên các phần mềm này còn giúp doanh nghiệp lên kế hoạch, kiểm soát, giám sát các thông số thu chi nội bộ.

Việc quản lý thu chi trên phần mềm thông minh còn giúp doanh nghiệp thực hiện nhiều công việc cùng lúc, vừa quản lý dữ liệu kinh doanh, vừa có được hệ thống quản lý thu chi hiệu quả.

Có thể thấy, quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ vô cùng quan trọng. Bạn cần tìm hiểu và lựa chọn cách thức quản lý phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo việc kinh doanh đạt hiệu suất cao và tránh những thất thoát không đáng có.