Phần mềm ERP là một trong những phần mềm hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam cực kỳ tốt đang được các doanh nghiệp quan tâm. Việc triển khai phần mềm ERP không chỉ giúp doanh nghiệp chuyển đổi số hóa thành công mà còn giúp kiểm soát tốt nguồn lực, nâng cao hiệu quả trong kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Bài viết sau đây sẽ giới thiệu đến bạn 8 bước triển khai giải pháp này.

Đôi nét về phần mềm ERP

ERP chính là tên viết tắt của từ Enterprise Resource Planning Systems. Có thể hiểu, phần mềm ERP thực chất là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các phòng ban. ERP giúp thu thập toàn bộ dữ liệu, lưu trữ chúng và phân tích dữ liệu đó để mang tới cái nhìn tổng thể nhất về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Các phần mềm ERP hiện nay sẽ thực hiện lên kế hoạch về sản xuất, chi phí, sản phẩm của doanh nghiệp. Ngoài ra, ERP còn cung cấp các dịch vụ mà doanh nghiệp cần như giao hàng, thanh toán, đưa ra tiêu chí tiếp thị, bán hàng giúp doanh nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tối ưu chi phí, giải phóng sức lao động.

Enterprise Resource Planning Systems ERP có nghĩa là:

• Enterprise tức là doanh nghiệp – chủ thể sử dụng phần mềm để hoạt động điều hành doanh nghiệp một cách hoàn hảo và tiết kiệm nhất.
• Resource có nghĩa là tài nguyên, trong đó bao gồm cả nhân viên, quản lý và các tài sản có sẵn của công ty, giá trị được tạo ra…
• Planning là hoạch định đồng nghĩa với việc nhân viên trong công ty phải có tính tương tác với nhau. Giúp giải quyết công việc và mang tới giá trị tài nguyên cho doanh nghiệp.

Việc triển khai phần mềm ERP không chỉ diễn ra một lần là hoàn tất, nó sẽ được thực hiện theo một chu trình bao gồm nhiều bước. Điều này là nền tảng giúp doanh nghiệp chuyển đổi công nghệ thành công và tối ưu hóa nhân lực vào những công việc liên quan đến doanh nghiệp.

Thực hiện triển khai thành công phần mềm ERP không phải là điều đơn giản. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần có kế hoạch cụ thể, thực hiện tỉ mỉ từng bước. Có như vậy mới giúp ứng dụng ERP hoạt động mang đến hiệu quả cao.

8 bước giúp doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP thành công

Nếu không tỉ mỉ thực hiện ERP sẽ dẫn đến thất bại và có thể khiến cho doanh nghiệp điêu đứng. Nó có thể gây ảnh hưởng cực kỳ lớn tới hoạt động quản lý, sản xuất và vận hành của doanh nghiệp. Dưới đây là 8 bước giúp doanh nghiệp triển khai ERP thành công:

Bước 1: Phân tích nhu cầu của doanh nghiệp là gì?

Bước này được cho là bước rất quan trọng giúp việc triển khai phần mềm được thuận lợi nhất. Cần xác định được nhu cầu, thách thức và khối lượng công việc cần giải quyết của doanh nghiệp là gì. Khi xác định được mục tiêu, doanh nghiệp có thể đưa ra kế hoạch triển khai ERP chi tiết hơn, quyết định lớn tới việc thực hiện phần mềm thành công.

Xem thêm

• Phần Mềm ERP Odoo – Giải Pháp Quản Trị Doanh Nghiệp Thời Đại Mới

Bước 2: Định vị được người quản lý dự án phù hợp

Khi bắt đầu lựa chọn ứng dụng phần mềm ERP trong hoạt động quản lý và phân tích dữ liệu của doanh nghiệp, cần đồng thời lựa chọn người điều hành uy tín. Người lãnh đạo đóng vai trò cực kỳ quan trọng góp phần vận hành hệ thống một cách thuận lợi, giúp phần mềm được triển khai thành công.

Bước 3: Tìm nhà cung ứng uy tín để triển khai phần mềm ERP

Hiện nay, việc thực hiện chuyển đổi công nghệ diễn ra khá phổ biến đồng nghĩa với việc xuất hiện nhiều nhà cung cấp phần mềm mang tới giải pháp cho doanh nghiệp. Để ERP được triển khai và vận hành một cách suôn sẻ, bên cạnh yếu tố lựa chọn người lãnh đạo chất lượng còn cần tới nhà cung ứng phần mềm uy tín.

Nhà lãnh đạo cũng cần chưng cầu ý kiến và sự đóng góp của các thành viên trong công ty. Tự đặt ra những câu hỏi để biết được chính xác xem phần mềm đó có thực sự là giải pháp mang tới thành công cho công ty hay không. Ngoài ra, cũng cần cân nhắc xem liệu nó có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp?

Bước 4: Tiến hành setup phần mềm cho doanh nghiệp

Các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có đang được vận hành theo đúng tiêu chuẩn hay không cũng sẽ được đánh giá thông qua việc cài đặt phần mềm ERP. Từ việc đánh giá này, nhà quản lý sẽ điều chỉnh sao cho doanh nghiệp được vận hành theo hướng chuyên nghiệp và hiện đại nhất, phù hợp với tình hình thực tế.

Việc cài đặt phần mềm cho hệ thống và hình thành cơ sở hạ tầng sẽ do phía nhà cung ứng chịu trách nhiệm thực hiện. Tuy nhiên, phía doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị sẵn sàng về mặt chi phí và thời gian cài đặt.

Bước 5: Chuyển dữ liệu sang hệ thống đã được cài đặt ERP

Việc lưu trữ các thông tin, dữ liệu khách hàng, kế hoạch phát triển của doanh nghiệp có thể được lưu dưới nhiều định dạng khác nhau. Do vậy, trước khi ERP chính thức đi vào hoạt động cần di chuyển dữ liệu tới hệ thống mới.

Việc cần làm trước hết là đồng nhất dữ liệu, loại bỏ những dữ liệu, thông tin không cần thiết. Khi tất cả dữ liệu đã được đồng bộ và xác minh, nhà cung ứng sẽ giúp doanh nghiệp có thể điều hành trên một nền tảng dữ liệu duy nhất.

Bước 6: Trải nghiệm thử trước khi triển khai phần mềm ERP

Với bất kỳ nhà cung cấp phần mềm nào sau khi đã cài đặt cho khách hàng đều để họ có thời gian nhất định để trải nghiệm thử sản phẩm. Trong khoảng thời gian này, người dùng (tức là doanh nghiệp) sẽ phối hợp với nhà cung cấp để rà soát lại những sự cố trong quá trình ứng dụng.

Việc kiểm tra một cách cẩn thẩn, tỉ mỉ hệ thống trước ngày triển khai chính thức là vô cùng quan trọng và cần thiết. Điều này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, không ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của cả công ty.

Bước 7: Đào tạo và hướng dẫn bài bản cho nhân viên của công ty khi triển khai phần mềm ERP

Theo thống kê, tình trạng phần mềm hoạt động gián đoạn sau khi bắt đầu được đưa vào ứng dụng có tới 56% do việc đào tạo nhân viên chưa diễn ra hoàn chỉnh. Một trong những yếu tố góp phần tạo nên thành công khi vận hành phần mềm ERP chính là đào tạo bài bản cho nhân viên.

Để làm được điều này đòi hỏi phía doanh nghiệp và nhân viên trong công ty phải đầu tư thời gian và sự cố gắng học hỏi hết mình. Hình thức đào tạo và hướng dẫn nhân viên có thể thông qua 2 cách là online hoặc trực tiếp. Tùy vào hợp đồng với phía nhà cung cấp mà phí đào tạo có thể phải trả thêm hoặc đã bao gồm trong chi phí lắp đặt và sử dụng phần mềm.

Đọc thêm

• Phần Mềm ERP SAP Và Những Lợi Ích Dành Cho Doanh Nghiệp

Bước 8: Kiểm tra và nâng cấp phần mềm thường xuyên

Để phần mềm hoạt động và mang lại hiệu quả tối ưu nhất cho doanh nghiệp cần có sự kiểm tra rà soát hàng năm và nâng cấp phần mềm định kỳ. Không chỉ đầu tư một lần, doanh nghiệp nên phát triển và đầu tư dài hạn để cho hiệu quả tốt nhất. Trong quá trình sử dụng cũng cần linh hoạt thay đổi hoặc bổ sung chức năng sao cho phù hợp với quy mô và hệ thống vận hành công ty nhất có thể.

Những lưu ý trong quá trình thực hiện triển khai phần mềm

Để việc triển khai phần mềm ERP được diễn ra suôn sẻ như kỳ vọng của chủ doanh nghiệp cần lưu ý kỹ những điều sau:

• Nắm được thông tin về thời gian cài đặt, thời gian dùng thử và lịch trình thực hiện như thế nào để chủ động trong việc điều hành doanh nghiệp.
• Yêu cầu nhà cung cấp phần mềm nêu ra cho bạn biết được tính tùy biến của ERP. Nghiên cứu thật kỹ lưỡng về độ tương thích và phù hợp giữa doanh nghiệp của bạn với giải pháp phần mềm ERP.
• Biết được mức chi phí doanh nghiệp cần phải chi trả là bao nhiêu để lên kế hoạch tài chính, tránh trường hợp đi nửa đường lại phải dừng lại. Cần yêu cầu phía cung cấp phần mềm thông tin cụ thể về chi phí bảo dưỡng, bảo trì, thay đổi, bổ sung hoặc nâng cấp phần mềm để lên kế hoạch cụ thể hơn.
• Tìm hiểu kỹ về quy trình di chuyển dữ liệu từ hệ thống ban đầu tới phân mềm. Phía nhà cung cấp sẽ thực hiện điều này giúp doanh nghiệp của bạn hay phía công ty phải tự thực hiện? Khi biết được điều này sẽ giúp bạn chủ động về thời gian và nhân sự.
• Hỏi rõ phía nhà cung cấp phần mềm về điều khoản sử dụng, quy trình thêm hoặc loại bỏ tính năng, chi phí phát sinh và nâng cấp phần mềm khi sử dụng.
• Yêu cầu phía nhà cung ứng phần mềm ERP cho thông tin về việc đào tạo nhân sự và chi phí đi kèm. Nếu có mất chi phí thì nó là bao nhiêu và thời gian đào tạo trong bao lâu.
• Trao đổi về quá trình hỗ trợ và chăm sóc khách hàng từ phía nhà cung cấp. Cần nắm được thông tin liên hệ với người quản lý trực tiếp phần mềm cho doanh nghiệp của bạn. Biết được thời gian xử lý sau khi tiếp nhận sự cố là bao lâu…

Thông tin hữu ích

• TOP 5 Phần Mềm Kế Toán ERP Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp

Những sai lầm phổ biến khi cài đặt phần mềm ERP

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào khi mới bắt đầu triển khai phần mềm ERP đều có khả năng vấp phải những sai lầm. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến nhất nhằm giúp người quản lý công ty tránh được khi thực hiện cài đặt ERP.

• Chưa có kế hoạch chi tiết cho việc điều hành doanh nghiệp cũng như kế hoạch triển khi ERP cho doanh nghiệp.
• Bên cạnh việc để ý đến những bài quảng cáo và đánh giá của người từng trải nghiệm thì chủ doanh nghiệp cũng cần tìm hiểu thật kỹ về ERP trước khi lựa chọn.
• Phương pháp triển khai ERP đám mây hay ERP cài đặt sẽ được doanh nghiệp lựa chọn phù hợp với tình hình thực tế. Nhiều doanh nghiệp đã bỏ qua bước tìm hiểu kỹ về các phương pháp này và cho rằng cứ ứng dụng sẽ thành công.
• Doanh nghiệp tiếp cận phần mềm một cách đột ngột và toàn hệ thống. Điều này dẫn tới rủi ro vô cùng lớn. Nếu thành công thì không sao nhưng ngược lại, khi thất bại sẽ ảnh hưởng rất nghiêm trọng tới thời gian và chi phí của công ty.
• Nếu cân nhắc thật kỹ việc chọn giữa phần mềm ERP miễn phí và phần mềm ERP trả phí.
• Trong hoạt động của doanh nghiệp thiếu sự tương tác giữa các phòng ban và nhân viên với nhau khiến việc trao đổi thông tin trở nên hạn chế.
• Không đưa ra lộ trình vận hành doanh nghiệp rõ ràng trong thời gian trải nghiệm và ứng dụng phần mềm.

Trên đây là những thông tin về ERP và 8 bước triển khai phần mềm ERP doanh nghiệp cần biết. Việc ứng dụng ERP vào trong hoạt động của công ty góp phần thúc đẩy sự phát triển và là giải pháp mang tới thành công cho doanh nghiệp hiện nay.