Bất cứ cửa hàng, doanh nghiệp nào cũng sẽ có những khoản nợ nhất định với đối tác, nhà cung cấp hoặc khách hàng. Những khoản nợ thường có giá trị khác nhau, đồng thời, thời gian phát sinh công nợ cũng không hề giống nhau. Để chủ cửa hàng có thể kiểm soát, theo dõi các khoản nợ khi cần thiết, tránh thất thoát hoặc những tình huống xấu xảy ra, nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng công nợ.

Những khó khăn khi quản lý công nợ

Quản lý công nợ là một trong những vấn đề quan trọng và cần thiết trong quá trình hoạt động của các công ty, cửa hàng hay doanh nghiệp. Tuy nhiên thực tế cho thấy quá trình quản lý công nợ còn gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng nhiều đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và nguồn thu chi của tổ chức.

Sử dụng các cách thức quản lý công nợ thủ công

Việc sử dụng cách thức quản lý thu chi thủ công khiến chủ cửa hàng không thể quản lý chính xác dòng tiền, công nợ của mình. Những phương pháp này thường đơn giản, dễ thực hiện, ít phức tạp nên được các cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ áp dụng. Mặc dù vậy làm việc thủ công còn tồn tại nhiều hạn chế, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả bán hàng.

• Sử dụng sổ sách: Hiện tại vẫn còn nhiều cửa hàng, công ty dùng sổ sách để ghi chép, tính toán các khoản thu chi, công nợ, dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình nhân viên nhập liệu. Ngoài ra, phương pháp này còn tồn nhiều thời gian, công sức của nhân sự. Tính bảo mật kém cũng là vấn đề đáng lưu tâm khi bạn lựa chọn thu chi thủ công.
• Sử dụng excel: Excel là một trong những công cụ quản lý thuận tiện, đơn giản, hỗ trợ việc quản lý của các cửa hàng. Tuy nhiên công cụ này gây ra nhiều khó khăn khi phải quản lý, kiểm soát lượng dữ liệu lớn hoặc khi người dùng cần tổng hợp thông tin. Khi đó dữ liệu tách rời, khó có thể theo dõi thu chi, công nợ một cách thống nhất.

Không quản lý các khoản nợ một cách rõ ràng

Quản lý công nợ khách hàng, đối tác và nhà cung cấp được xem là một trong những vấn đề nan giải bởi tính phức tạp của nó. Thông thường, mỗi một cửa hàng sẽ có nhiều công nợ khác nhau trong suốt quá trình bán hàng. Nếu không thể quản lý rõ ràng và theo sát các khoản nợ này sẽ để xảy ra nhầm lẫn, gây thất thoát và khó khăn khi thanh toán, thu hồi công nợ.

Tóm lại, với cách quản lý thủ công, cửa hàng, công ty sẽ khó có thể theo sát được tình hình công nợ, với các khoản cần thu và phải trả, gây ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền đầu tư cũng như hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó bạn nên tham khảo và sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng công nợ thông minh để giải quyết những khó khăn và tăng hiệu quả hoạt động cho cửa hàng, công ty của mình.

Xem thêm: Top 4 Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp Tốt Nhất

Có nên dùng phần mềm quản lý bán hàng công nợ miễn phí không?

Bên cạnh các phần mềm trả phí, phần mềm quản lý bán hàng miễn phí cũng hỗ trợ rất nhiều cho các cửa hàng, công ty, doanh nghiệp trong việc quản lý công nợ của mình. Tuy nhiên nhiều người còn thắc mắc có nên dùng phần mềm quản lý bán hàng công nợ miễn phí không.

Loại phần mềm quản lý bán hàng công nợ miễn phí thường có cả ưu và nhược điểm, bạn nên tìm hiểu kỹ để xem nó có thực sự phù hợp với cửa hàng của mình không trước khi ra quyết định.

Ưu điểm:

• Phần mềm miễn phí không yêu cầu bạn phải trả bất kỳ khoản tiền nào cho việc cài đặt, sử dụng, do đó cửa hàng, công ty của bạn sẽ tiết kiệm được đáng kể chi phí đầu tư. Điều này sẽ phù hợp với những cơ sở bán hàng nhỏ lẻ, công ty quy mô nhỏ, vốn đầu tư ít và khối lượng dữ liệu không nhiều.
• Phần mềm quản lý công nợ miễn phí được trang bị những tính năng cơ bản nhất, hỗ trợ người dùng giải quyết được những vấn đề khó khăn, hạn chế trong quá trình quản lý công nợ, thanh toán hoặc thu hồi công nợ để đảm bảo sự ổn định trong vận hành.
• Nhờ giao diện đơn giản, thân thiện nên phần mềm này rất dễ sử dụng, bạn không mất nhiều thời gian để làm quen và thuần thục những thao tác.

Nhược điểm: 

• Phần mềm quản lý bán hàng công nợ miễn phí không có những tính năng nâng cao, do đó đối với công ty, cửa hàng lớn, quá trình bán hàng phức tạp, cần xử lý nhiều dữ liệu sẽ gặp một số hạn chế. Hoặc có nhiều phần mềm yêu cầu khách hàng trả thêm một khoản tiền nhất định để được sử dụng tính năng mở rộng.
• Khi sử dụng phần mềm này, bạn thường ít được nhà cung cấp hỗ trợ. Do đó nếu gặp sự cố, cửa hàng sẽ tự tìm hiểu nguyên nhân và khắc phục.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng công nợ

Nếu như sử dụng sổ sách, excel thường xảy ra sai sót trong việc quản lý, dữ liệu không đảm bảo an toàn thì sử dụng phần mềm quản lý bán hàng công nợ sẽ khắc phục được những hạn chế này và mang đến cho người dùng nhiều lợi ích như:

Giúp tiết kiệm thời gian, công sức

Khi dùng phần mềm thông minh, nhân viên, chủ cửa hàng không còn mất công nhập dữ liệu hay tính toán bằng tay. Thay vào đó, phần mềm sẽ tự động ghi nhận công nợ khi phát sinh hoạt động nhập hàng, bán hàng hay vận chuyển hàng hóa. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức để bạn có thể làm những việc quan trọng hơn.

Thực hiện thao tác nhanh chóng, thu nợ dễ dàng

Các phần mềm quản  lý bán hàng thường được xây dựng, thiết kế dựa trên nhu cầu thực tế của các chủ cửa hàng, do đó hỗ trợ quản lý công nợ vô cùng hiệu quả, bất kỳ ai cũng dễ dàng sử dụng. Khi đó bạn không cần đau đầu tìm kiếm từng trang sổ hoặc file excel để xem công nợ của khách hàng, nhà cung cấp. Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn không chỉ có thể tìm kiếm mà còn cập nhật, xóa bỏ khi thu hồi được công nợ hay lưu trữ khoản nợ mới phát sinh. Nhờ lưu trữ và sắp xếp khoa học, bạn có thể kiểm soát công nợ chặt chẽ, thu nợ dễ dàng và giảm thiểu nợ xấu.

Kiểm soát công nợ chặt chẽ

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng hoặc nhà cung cấp có tính năng lưu trữ đầy đủ thông tin từng khoản công nợ và chi tiết theo từng mã khách hàng, mã nhà cung cấp. Từ đó bạn có thể dễ dàng tổng hợp thành báo cáo, đồng thời biết được đâu là khách hàng tiềm năng, nhà cung cấp vàng để có kế hoạch xoay vòng vốn hoặc có chương trình thúc đẩy hoạt động kinh doanh phù hợp.

Thông qua phần mềm, bạn cũng có thể biết rõ đâu là nhà cung cấp có số nợ lớn nhất hay nhà cung cấp cho phép kéo dài thời gian trả ở thời điểm hiện tại. Tương tự, chủ cửa hàng có thể đánh giá chất lượng của từng khách hàng, ví dụ khách hàng có tổng doanh thu mua nhiều nhưng công nợ lớn, thời gian thu hồi nợ lâu cần áp dụng chính sách gì.

Dễ dàng trong việc quản lý

Nếu như việc ghi chép trên sổ sách hoặc lưu trữ trên nhiều file khác nhau dẫn đến tình trạng thiếu liên kết giữa các dữ liệu và khó khăn trong việc quản lý thì phần mềm quản lý bán hàng công nợ lại có thể giúp kết nối thông tin, nắm rõ số tiền bán nợ, số tiền thực thu từng ngày mà không mất nhiều thời gian tính toán hay cộng sổ thường xuyên.

Ngoài ra, bạn cũng có thể thu hoặc trả nợ chi tiết theo từng đơn hàng bán ra hay nhập vào. Đồng thời có thể thu hoặc trả nợ theo từng khách hàng, nhà cung cấp một cách dễ dàng.

Đồng bộ dữ liệu tự động

Những phần mềm quản lý thông minh hiện nay đa số sử dụng nền tảng công nghệ điện toán đám mây, toàn bộ dữ liệu trên phần mềm được đồng bộ hoàn toàn tự động, do đó bạn không còn lo lắng mất mát dữ liệu như khi quản lý thủ công với sổ sách. Kể cả bạn dùng máy tính, điện thoại, toàn bộ dữ liệu về khách hàng, đối tác, nhà cung cấp vẫn được đồng bộ về máy mà không cần thêm bất cứ thao tác nào.

Tính năng của phần mềm

Những tính năng cơ bản mà phần mềm quản lý bán hàng công nợ được trang bị bao gồm:

Quản lý công nợ nhà cung cấp

Khi phát sinh đơn nhập hàng với một nhà cung cấp nào đó, công nợ sẽ được ghi lại sau khi bạn tạo đơn nhập. Phần mềm cho tổng hợp báo cáo chi tiết về mã đơn nhập hàng, ngày giờ và người thực hiện. Ngoài ra, bạn cũng có thể xem chi tiết từng sản phẩm, số lượng hàng nhập và số tiền của đơn hàng đó. Nhờ vậy, chủ cửa hàng hoàn toàn có thể nắm được tình trạng công nợ của cửa hàng, biết được nợ nào cần trả trước, nợ nào có thể trả sau, nhà cung cấp nào cho nợ tiền để điều phối dòng tiền hợp lý.

Tham khảo: Top 6 Phần Mềm Quản Lý Rủi Ro Tốt Nhất Hiện Nay

Quản lý công nợ khách hàng

Cũng giống như quản lý công nợ với nhà cung cấp, phần mềm cho phép bạn dễ dàng quản lý công nợ với khách hàng, đồng thời thống kê báo cáo theo từng khách mua hàng trong từng thời gian thực. Khi đó báo cáo công nợ phải thu giúp bạn nhanh chóng bao quát được tình hình công nợ của khách. Bạn chỉ cần một click để xem chi tiết khoản nợ này như các đơn hàng, phiếu thu, ngày giờ và số tiền phải thu. Bên cạnh đó, báo cáo công nợ theo khách hàng giúp chủ cửa hàng quản lý nhanh chóng, đơn giản mọi thông tin liên quan. Bạn cũng có thể kiểm tra lịch sử giao dịch, mức nợ, thời hạn nợ, hóa đơn mua, thời gian,… của từng khách hàng.

Quản lý công nợ đối tác vận chuyển

Hiện nay nhu cầu mua hàng online ngày càng nhiều, do đó sử dụng trung gian vận chuyển hàng hóa đang là xu hướng bán hàng phổ biến. Cũng bởi vậy, tính năng quản lý công nợ đối tác vận chuyển vô cùng cần thiết, giúp chủ cửa hàng theo dõi đơn hàng nhanh chóng, tương tự như phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa. Khi đó, mọi khoản nợ liên quan đến đối tác đều được thể hiện, lưu trữ nhanh chóng trên phần mềm, đảm bảo chính xác, giúp thanh toán đúng hạn hoặc theo sát từng khoản nợ phải thu.

Top 4 phần mềm quản lý bán hàng công nợ hiệu quả nhất hiện nay

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng đi kèm tính năng quản lý công nợ, trong đó phải kể đến top 4 phần mềm hiệu quả nhất dưới đây.

Phần mềm quản lý bán hàng công nợ Sapo

Sapo POS là một trong những phần mềm quản lý bán hàng công nợ hữu ích, chuyên dành cho các cửa hàng, công ty, doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Phần mềm này được sử dụng rộng rãi và đánh giá cao bởi hơn 67.000 doanh nghiệp.

Thông qua các tính năng của phần mềm, tất cả công nợ của khách hàng, nhà cung cấp, đối tác đều được quản lý một cách chính xác, đơn giản và khoa học. Đặc biệt Sapo POS có khả năng tự động ghi nhận công nợ khi phát sinh các hoạt động bán hàng, nhập hàng hay ship hàng. Nhờ đó bạn không cần mất thời gian tính toán công nợ thủ công, đảm bảo trả nợ đúng hạn và thu hồi công nợ khi cần thiết. Đặc biệt nếu bán hàng online, phần mềm Sapo POS còn giúp bạn theo dõi đơn hàng, tính tiền ship dễ dàng hơn.

Phần mềm quản lý bán hàng công nợ KiotViet

Với giao diện đơn giản, thân thiện và tích hợp nhiều tính năng, phần mềm quản lý bán hàng công nợ KiotViet được nhiều cửa hàng, doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Bạn có thể dễ dàng theo dõi công nợ khách hàng, nhà cung cấp một cách thuận tiện, nhanh chóng mọi lúc mọi nơi.

Phần mềm quản lý công nợ KiotViet kết hợp giữa phần mềm quản lý bán hàng và file excel, giúp tối ưu hóa các tính năng cần thiết cho người dùng. Nhờ những tính năng nổi bật, chủ cửa hàng có thể theo dõi được chi tiết hoạt động bán hàng và các khoản nợ liên quan, từ đó góp phần thúc đẩy hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm: Phần Mềm Bán Hàng Là Gì Và Những Lợi Ích Lớn Trong Kinh Doanh

Phần mềm kế toán 1A

Phần mềm quản lý kế toán doanh nghiệp 1A hỗ trợ quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp khi lập các hóa đơn mua hàng. Sau khi cập nhật xong các chứng từ, chủ cửa hàng có thể dễ dàng xem và tổng hợp lại công nợ ở phần báo cáo công nợ hoặc ở màn hình quản lý của đối tác.

1A được đánh giá là phần mềm quản lý công nợ vô cùng hiệu quả vì giúp người dùng theo dõi chi tiết công nợ trên từng hóa đơn, từng hợp đồng của một đối tượng khách hàng cụ thể. Phần mềm này còn có tính năng nhắc nhở bạn những phiếu thu chi hoặc hóa đơn chưa được thanh toán để kịp thời xử lý. Ngoài ra, người dùng được thông báo số ngày nợ của hóa đơn để không bỏ quên những khoản nợ của khách hàng và nhà cung cấp, giảm thời gian rà soát, đối chiếu nhiều lần.

Phần mềm quản lý công nợ Trustsales

TrustSales là phần mềm quản lý công nợ miễn phí được hàng ngàn khách hàng tin dùng , giúp quản lý công nợ dễ dàng, nhanh chóng nhờ khả năng phân tích và ghi nhận số liệu tự động các hoạt động nhập hàng, bán hàng, vận chuyển.

Bên cạnh đó, TrustSales còn có khả năng tính toán công nợ, tiền ship, COD, hỗ trợ người dùng theo dõi tình trạng đơn từ xa tiện lợi. Nhờ sử dụng công nghệ điện toán đám mây, mọi dữ liệu được sao lưu, đồng bộ nên tránh được tình huống thất lạc, mất mát.

Khi quản lý công nợ tốt sẽ giúp cửa hàng, doanh nghiệp khai thác hiệu quả nguồn vốn cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Vì vậy bạn nên cân nhắc lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng công nợ để giải quyết được khó khăn và đảm bảo sự chính xác, tiện lợi trong quá trình theo dõi, kiểm soát các khoản nợ.