Tài sản là một yếu tố vô cùng quan trọng không chỉ với mỗi cá nhân mà còn ảnh hưởng cực kỳ lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc quản lý tài sản từ lâu đã được coi là công việc thiết yếu hàng đầu ở mọi công ty, tổ chức, doanh nghiệp với cách thức và quy mô hoạt động khác nhau. Chính vì vậy, ngay sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn top 5 phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp hiệu quả và được tin dùng nhiều nhất hiện nay.

Một số vấn đề doanh nghiệp thường gặp phải khi quản lý tài sản

Đối với bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào, quá trình lập kế hoạch để quản lý tài sản đều gặp nhiều khó khăn và vô cùng phức tạp. Bởi việc phân loại tài sản có nhiều bất cập, cũng như các hệ thống quản lý tài sản hiện nay tương đối đa dạng và không mang tính tập trung. Từ đó dẫn đến những vấn đề nan giải và tiêu tốn nhiều chi phí, thời gian và công sức của doanh nghiệp.

Dưới đây là một số khó khăn phổ biến của các doanh nghiệp trong quá trình quản lý tài sản. Các nhà quản lý nên nắm rõ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp hơn.

Quá trình phân loại tài sản thiếu hợp lý

Hệ thống tài sản của các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp lớn rất nhiều và đa dạng nên việc phân loại không hề đơn giản. Hơn nữa còn khiến các công ty tiêu tốn nhiều chi phí và nhân công để tiến hành quản lý.

Theo đó, tất cả quá trình quản lý tài sản đều cần được thống kê một cách chi tiết và cụ thể để những người tham gia vào quá trình này có thể nắm bắt được tính chất của tài sản. Từ đó có những biện pháp phân loại và quản lý thật rõ ràng và có hệ thống.

Khấu hao tài sản bất hợp lý

Trong quản lý tài sản, khấu hao là một trong những khâu quan trọng nhất và giữ vai trò chính yếu để quá trình này diễn ra hiệu quả là bộ phận kế toán. Đây là bộ phận tham gia trực tiếp vào quá trình tính toán chi phí, vốn, cũng như giúp cho quá trình quản lý tài sản được thực hiện tốt hơn. Điều này nhằm giúp doanh nghiệp tránh được những tổn thất không đáng có do quá trình sử dụng tài sản có hao mòn.

Tính toán sai những chi phí sửa chữa tài sản

Trong quá trình sử dụng tài sản thì tùy vào chất lượng, thời gian sử dụng của từng loại mà các tài sản sẽ bị hao mòn, giảm về chất lượng cũng như hiệu quả. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần tính toán kỹ càng khoản chi phí sử dụng trong việc sửa chữa tài sản để có kế hoạch sử dụng vốn cho hợp lý.

Tuy nhiên, hiện nay rất nhiều doanh nghiệp không làm tốt điều này nên đã dẫn đến tình trạng chi phí quản lý tài sản quá nhiều và không thể kiểm soát. Chính vì vậy, các doanh nghiệp “đau đầu” về quá trình sử dụng vốn sao cho hợp lý trong quản lý tài sản.

Không nắm bắt được hết kết quả kinh doanh

Để có thể tiến hành quản lý tài sản một cách hiệu quả thì các doanh nghiệp cần thống kê tốt, chi tiết và chính xác những thông tin về quá trình kinh doanh trong từng giai đoạn cụ thể. Tuy nhiên, hiện nay nhiều doanh nghiệp lại chưa thực hiện tốt điều này và bỏ qua những giá trị thực của việc kinh doanh. Bởi vậy mà không nắm được kết quả kinh doanh khiến cho việc kiểm soát tài sản và chi phí cho từng loại không đảm bảo hiệu quả.

Hiện nay, nhằm vận hành và quản lý tốt hơn, việc sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp ngày càng chú trọng nhiều hơn vào quá trình sản xuất, kinh doanh. Phương pháp này được đánh giá là mang lại hiệu quả cao, đặc biệt là với các doanh nghiệp có quy mô và số lượng tài sản lớn.

Đọc ngay: Top 4 Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp Tốt Nhất

Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp có tốt không?

Việc sử dụng phần mềm quản lý chi tiêu, đặc biệt là quản lý tài sản bằng phần mềm mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và nhà quản lý. Cụ thể như sau:

Với doanh nghiệp

• Quản lý khoa học: Tất cả các dữ liệu về tài sản đều được lưu trữ, quản lý một cách trực tuyến, tập trung và khoa học trên một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, các doanh nghiệp dễ dàng kiểm kê tất cả tài sản hiện có trong doanh nghiệp. Đồng thời nắm bắt được tài sản đang sử dụng bởi phòng ban và cá nhân nào.
• Tối ưu thời gian kiểm kê tài sản: Khi sử dụng các phần mềm, các doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp lớn có nhiều phòng ban, chi nhánh cũng mất chưa đến 1 phút để kiểm kê toàn bộ các tài sản hiện có.

Với nhà quản lý

• Quản lý mọi lúc mọi nơi: Các nhà quản lý dễ dàng quản lý và theo dõi tình trạng, trạng thái sử dụng tài sản trong doanh nghiệp của các nhân viên bất kỳ khi nào ngay trên máy tính dù không có mặt tại văn phòng. Đồng thời kiểm soát quá trình cấp phát, thu hồi tài sản và cập nhật các thông tin nhanh chóng, kịp thời.
• Tra cứu và tìm kiếm nhanh thông tin tài sản: Nhờ quản lý bằng phần mềm việc tra cứu thông tin tài sản sẽ trở nên nhanh chóng và đơn giản hơn. Các nhà quản lý chỉ cần tra cứu từ khóa tài sản hoặc nhóm tài sản là có thể nắm bắt được nó đang thuộc sở hữu của ai và tình hình sử dụng tài sản này ngay trên hệ thống phần mềm.

Điểm danh những tính năng cơ bản cần có

Dựa theo các lợi ích trên, phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các tính năng quan trọng sau:

• Cho phép quản lý danh mục tài sản trên một hệ thống: Đối với một phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp tiêu chuẩn đây là một tính năng bắt buộc phải có. Tính năng này hỗ trợ quản lý tài sản theo phân loại, đồng thời cập nhật tình trạng tài sản Realtime. Bên cạnh đó, còn hỗ trợ khai báo nhanh danh mục tài sản lên hệ thống phần mềm.
• Quản lý quá trình sử dụng tài sản: Đây là một trong những tính năng quan trọng nhất của phần mềm quản lý tài sản. Sau đó, khi có thông tin tài sản, hệ thống sẽ tổ chức quản lý theo thông tin người dùng, lưu giữ và hỗ trợ theo dõi tổng quan quá trình cấp phát – thu hồi – báo hỏng, mất của một tài sản.
• Tra cứu: Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp bắt buộc phải có tính năng tra cứu, tìm kiếm nhanh các thông tin theo tên người dùng, phòng ban, danh mục,… qua bộ lọc thông tin.
• Báo cáo: Một phần mềm quản lý tài sản online cũng bắt buộc cung cấp đầy đủ báo cáo về tình trạng sử dụng, quá trình thu hồi – cấp phát tài sản cho nhân viên. Đồng thời hỗ trợ xuất báo cáo một cách nhanh chóng.
• Tích hợp với các phần mềm và ứng dụng khác: Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp cần linh động tích hợp với các phần mềm quản lý nhân sự, bán hàng, hay phần mềm quản lý công việc trên cùng một nền tảng, để tạo ra một bộ công cụ quản trị, điều hành doanh nghiệp toàn diện.

• Sử dụng linh động ở mọi lúc mọi nơi: Để các nhà quản lý có thể kiểm kê, giám sát linh động mọi lúc mọi nơi, phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp cần đáp ứng tương thích được với các thiết bị di động như điện thoại và máy tính bảng.

Xem thêm: TOP 5 Phần Mềm ERP Việt Nam Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp Hiện Nay

Làm sao lựa chọn được phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp tốt?

Để phát triển và xây dựng một doanh nghiệp vững mạnh thì bạn cần làm tốt từ những khâu cơ bản nhất như quản lý. Thành hay bại của một công ty sẽ phụ thuộc rất nhiều vào công tác quản lý, trong đó có quản lý tài nguyên. Để giúp các công ty có thể tiết kiệm được thời gian và chi phí hiện nay trên thị trường đã xuất hiện rất nhiều phần mềm quản lý tài sản. Tuy nhiên, điều này lại gây ra khó khăn cho doanh nghiệp, khi chưa biết làm sao để chọn cho mình một hệ thống phù hợp.

Cùng chúng tôi tìm hiểu các tiêu chí để đánh giá chất lượng của các phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp ngay sau đây:

Giá cả phù hợp

Mỗi công ty, doanh nghiệp có quy mô, lĩnh vực quản lý khác nhau. Chính vì thế, độ phức tạp cũng như chi phí của phần mềm quản lý doanh nghiệp cũng khác nhau. Do đó, điều quan trọng là bạn cần xác định được mức chi phí sẵn sàng bỏ ra để lựa chọn cho hệ thống quản lý tài sản này, để từ đó ứng dụng vào công ty mình phù hợp nhất. Việc đầu tư cho công tác quản lý là một công việc lâu dài, hoàn toàn không phải đầu tư một lần. Bởi vậy, thông thường chi phí các ứng dụng quản lý sẽ được tính tháng/quý hoặc theo năm.

Còn về giá cả của ứng dụng cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như các tính năng, hậu mãi kèm theo hay quy mô doanh nghiệp,… Các doanh nghiệp cần có những lựa chọn sáng suốt để tìm cho mình một ứng dụng quản lý tài sản phù hợp nhất. Yếu tố này nên được xem xét thật cẩn thận, nhằm giảm thiểu những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình sử dụng mà những ngày đầu tiên sử dụng phần mềm không thể lường trước được. Bởi tài sản là một trong những yếu tố cốt lõi của công ty, doanh nghiệp, vì vậy cần được đầu tư một cách chính đáng.

Khả năng tích hợp tính năng

Nếu bạn bỏ ra cùng một số tiền nhưng có thể sở hữu một ứng dụng nhiều tính năng hơn thì chắc chắn là một “vụ làm ăn” có lợi. Bởi vậy, khi lựa chọn sử dụng một ứng dụng quản lý tài sản hãy để ý xem phần mềm đó còn có những tính năng khác như: Kiểm tra thời gian hỏng hóc hàng hóa, hoặc kết hợp với những thiết bị thông minh khác và quản lý chung trên cùng một ứng dụng không.

Một số tính năng cơ bản của phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp cần phải có là: Quản lý thiết bị mạng, quản lý máy móc, quản lý tài liệu tri thức,… Ngoài ra, trên thị trường hiện nay còn có nhiều công ty triển khai ứng dụng tích hợp thêm nhiều tính năng mới, đặc biệt phải kể đến như: Quản lý hệ thống wifi nội bộ, quản lý phòng họp, quản lý kho hàng thông minh,…

Chất lượng ứng dụng

Sự ổn định và chất lượng của ứng dụng là điều các doanh nghiệp khi sử dụng cần cực kỳ phải lưu tâm đến. Bởi chúng ta hiểu rất rõ một vấn đề rằng chất lượng chính là giá trị cốt lõi của sản phẩm. Với các sản phẩm công nghệ, các lỗi hỏng hóc thường không thể nhìn thấy ngay được và hiện hữu như chiếc quần, chiếc áo. Hơn nữa, các phần mềm sẽ được cải tiến và update theo thời gian, vì vậy đây sẽ là yếu tố căn bản nhất quyết định đến quá trình sử dụng có thuận lợi hay gặp khó khăn gì không.

Để đánh giá được phần mềm có đạt chất lượng không, bạn nên chọn những nhà cung cấp uy tín và có cung cấp chính sách dùng thử miễn phí trong ít nhất 1 tháng đầu. Điều này nhằm giúp doanh nghiệp test lỗi cũng như yêu cầu điều chỉnh những tính năng cho phù hợp.

Tìm hiểu: Top 8+ Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Tốt Nhất Hiện Nay

Danh sách 5 phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp được tin dùng nhiều

Nhằm đáp ứng cho nhu cầu của đông đảo các chủ doanh nghiệp cũng như sự chuyển đổi số của một số công ty, hiện nay trên thị trường đã xuất hiện những phần mềm tài sản cố định. Các bạn có thể tham khảo top 5 hệ thống được đánh giá cao và tin dùng nhiều hiện nay. Tùy vào nhu cầu sử dụng của mỗi doanh nghiệp, bạn hãy lựa chọn phần mềm phù hợp cho mình.

Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp Bravo

Phần mềm ERP Bravo xuất hiện trên thị trường với khả năng tích hợp nhiều tính năng cần thiết hỗ trợ các doanh nghiệp. Trong đó, khả năng quản lý tài sản doanh nghiệp được đánh giá tương đối tốt. Cụ thể hệ thống đảm bảo góp phần duy trì hoạt động ổn định và hiệu quả cho công ty. Đồng thời việc thống kê chi tiết tài sản, nhận định tình hình tăng giảm của nguồn tiền, cũng như đánh giá khả năng sử dụng hay thực hiện chuyển đổi tài sản,… đều thực hiện vô cùng nhanh chóng, đơn giản.

Một số tính năng cơ bản và nổi bật của Bravo bao gồm:

• Tiến hành lập và in chi tiết thẻ tài sản.
• Lập và in phiếu ghi nhận những biến động về tài sản như: Tăng/giảm giá trị tài sản, điều chuyển,…
• Kết xuất những báo cáo liên quan đến việc sử dụng tài sản.
• Bên cạnh đó, phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp Bravo còn giúp kết nối dữ liệu với những phân hệ khác có liên quan như quản lý hàng tồn kho, kế toán tổng hợp,… giúp công ty quản lý một cách đồng bộ và thống nhất.

Faceworks

Cái tên tiếp theo chúng tôi muốn giới thiệu cho các bạn chính là phần mềm quản lý tài sản Faceworks hiện đang được rất nhiều công ty lựa chọn và tin tưởng sử dụng. Đây là một trong những phần mềm áp dụng công nghệ hiện đại, tiên tiến nhất. Nó cho phép người dùng sử dụng mọi lúc mọi nơi, truy cập nhanh chóng trên các trình duyệt web và tương thích với hầu hết các thiết bị.

Phần mềm của Faceworks mang tới cho người dùng nhiều trải nghiệm thú vị, cũng như đáp ứng được sự hài lòng. Bởi hệ thống này cung cấp  nhiều chức năng như quản lý tài sản chi tiết hay quản lý thông tin hồ sơ tài sản. Đồng thời giúp theo dõi cũng như cảnh báo bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, thiết bị,… Nhờ đó giảm thiểu tình trạng hư hỏng, nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp.

Có thể nói đây là một trong những phần mềm quản lý tối ưu, toàn diện đáp ứng được mọi nhu cầu quản lý tài sản doanh nghiệp cần. Hơn nữa, nhờ khả năng linh hoạt cao, người dùng khi sử dụng hệ thống này còn có thể tự tạo được những module phù hợp với nhu cầu của mình.

Một số tính năng cơ bản và nổi bật của Faceworks bao gồm:

• Thêm mới tài sản, cập nhật và xóa những tài sản đã có, đồng thời xuất danh sách tài sản ra file excel.
• Cập nhật, quản lý nhật ký sử dụng và vận hành của từng thiết bị.
• Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp tính năng quản lý chu kỳ bảo dưỡng thiết bị như: Khai báo danh mục, hạng mục các linh kiện phải thay thế định kỳ, hoặc cập nhật định mức, chu kỳ phải bảo dưỡng từng loại,…

Phần mềm GAMSPro

Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp GAMSPro giúp quản lý tình hình chung tại tất cả các phòng ban như nhân sự, hành chính, phòng quản lý xây dựng cơ bản, phòng kế toán, mua hàng,… Nhờ đó, tất cả những công việc liên quan đến tài sản là lập kế hoạch ngân sách, thực hiện mua sắm, quá trình bảo trì, sửa chữa, sử dụng hay thanh lý,… đều được ghi nhận và xử lý trên phần mềm. Cụ thể hệ thống GAMSPro sẽ lưu trữ tất cả lịch sử hoạt động của các tài sản trong doanh nghiệp.

Những thông tin mà phần mềm thu nhận được sẽ là căn cứ để cho ra các báo cáo về: Tình hình đầu tư mua sắm tài sản, tổng hợp tài sản trong doanh nghiệp,… Đây chính là cơ sở để hỗ trợ cho việc đưa ra các quyết định quản trị về đầu tư mua sắm, sử dụng, khai thác tài sản đơn vị (Gồm Hội sở, chi nhánh và phòng giao dịch trong khắp cả nước).

Một số tính năng cơ bản và nổi bật của GAMSPro bao gồm:

• Giúp tra cứu tài khoản, xem xét chi tiết lịch sử và thông tin của tài sản.
• Điều chỉnh tài sản, nhập và cập nhật phiếu nhập kho.
• Cập nhật các thông tin của tài sản, sửa chữa và điều chuyển tài sản, đồng thời quản lý các tài sản đặc biệt.

Misa – Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp

Misa cung cấp phần mềm quản lý tài sản công ty chuyên hỗ trợ cho các đơn vị hành chính trong việc thực hiện các nghiệp vụ nổi trội như: Mua sắm, phản ánh các biến động về giá trị hoặc thay đổi thông tin tài sản, ghi nhận thông tin về hoạt động bảo dưỡng, kiểm kê tài sản,…

Bên cạnh đó, phần mềm này còn giúp những đơn vị cấp trên, cơ quan tài chính tổng hợp được báo cáo cụ thể về tình hình sử dụng tài sản của toàn ngành, các địa phương và đơn vị trực thuộc một cách nhanh chóng, chủ động. Đồng thời giúp các cơ quan nhà nước kết nối, trao đổi thông tin với cơ sở dữ liệu quốc gia về tài sản.

Một số tính năng cơ bản và nổi bật của Misa bao gồm:

• Giúp doanh nghiệp quản lý tài sản một cách chi tiết, rõ ràng.
• Có khả năng theo dõi quá trình tăng hoặc giảm của tài sản.
• Cho phép người dùng theo dõi sự tăng, giảm và biến động của tài sản.
• Hỗ trợ việc kiểm kê tài sản của doanh nghiệp được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Hinet

Phần mềm quản lý tài sản cho doanh nghiệp Hinet cung cấp đầy đủ các công cụ cho người dùng. Cụ thể giúp các công ty sở hữu có thể sử dụng quản lý đầy đủ và chi tiết các tài sản đã đầu tư mua sắm một cách chính xác và hiệu quả.

Một số tính năng cơ bản và nổi bật của Hinet bao gồm:

• Quản lý tất cả tài sản hiện của của các doanh nghiệp. Đồng thời gán tài sản cho người dùng hoặc đơn vị cụ thể trong toàn hệ thống. Ngoài ra còn giúp lưu lại thật chi tiết toàn bộ lịch sử sau mỗi lần sử dụng.
• Quản lý toàn bộ các dữ liệu phát sinh trong quá trình xử lý các văn bản bao gồm cả phiếu giao việc, phiếu trình, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản trên hệ thống mạng.
• Quản lý đầy đủ các thuộc tính của tài sản động, nhờ đó người dùng có thể dễ dàng khai báo thuộc tính cho từng nhóm tài sản riêng biệt.
• Đánh giá tài sản cụ thể sau mỗi lần sử dụng: Hao mòn, khấu hao, điều chuyển, bảo hành, bảo dưỡng,…
• Hỗ trợ tốt hơn cho công tác truy tìm tài sản hoặc người sử dụng tài sản.
• Theo dõi và hạch toán khấu tài sản, đồng thời in báo cáo tài sản hiện có.
• Thống kê tài sản chi tiết, rõ ràng theo nhóm tài sản, các tài sản đang sử dụng hay tài sản đã thanh lý và mang đi bảo hành,…

Đọc nhiều: So Sánh 3 Giải Pháp Phần Mềm ERP Được Sử Dụng Nhiều Nhất

Trên đây là tổng hợp của chúng tôi về top 5 phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp tốt nhất hiện nay. Mỗi phần mềm khi được vào sử dụng đều sở hữu những ưu điểm và lợi ích riêng. Tuy nhiên, chúng được đánh giá chung là mang đến hiệu quả cao. Bởi vậy nếu đang tìm hiểu thì bạn có thể cân nhắc lựa chọn những hệ thống phía trên tùy theo mục đích và nhu cầu thực tế của công ty mình.