Quản lý kho là một trong những công việc quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, hàng hóa cung ứng cũng như hoạt động của doanh nghiệp. Do đó vấn đề quản lý kho, đặc biệt là kho hải quan cần được chú trọng nhiều. Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức đã sử dụng phần mềm quản lý kho hải quan nhằm tăng hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót và thất thoát không đáng có.

Phần mềm quản lý kho ngoại quan là gì?

Ngày nay, việc sử dụng phần mềm có ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Cũng bởi lợi ích thiết thực nhận được, nhiều tổ chức đã và đang sử dụng phần mềm thông minh để hỗ trợ cho hoạt động quản lý kho ngoại quan của mình.

Một số thông tin cơ bản về kho ngoại quan

Kho ngoại quan là khu vực kho bãi được tách biệt hẳn với phần diện tích xung quanh nhằm mục đích lưu trữ, bảo quản, đóng gói và phân chia hàng hóa nhập khẩu. Tùy từng hợp đồng được ký giữa chủ hàng và chủ kho sẽ có những quy định cụ thể cho kho ngoại quan. Thông thường, chủng loại hàng hóa được lưu trữ trong kho ngoại quan thuộc nhiều ngành nghề khác nhau, đảm bảo tuân thủ pháp luật như: Thực phẩm, thiết bị máy móc, linh kiện điện tử, đồ may mặc,…

Kho ngoại quan giúp doanh nghiệp lưu trữ các loại hàng hóa như:

• Hàng hóa nhập kho đang chờ hoàn tất thủ tục trước khi tiêu thụ.
• Hàng hóa quá cảnh được lưu kho trước khi được xuất khẩu sang nước khác.
• Hàng hóa đã hoàn tất thủ tục hải quan và đang chuẩn bị được xuất khẩu ra nước ngoài.
• Hàng hóa đã hết thời gian tạm nhập, đã có quyết định buộc phải tái xuất từ đơn vị có thẩm quyền.

Theo đó các hoạt động phổ biến trong kho ngoại quan bao gồm:

• Gia cố kiện hàng và đóng gói bao bì hàng hóa.
• Phân loại, ghép hộp các loại hàng hóa theo yêu cầu.
• Lấy mẫu hàng hóa để phục vụ cho hoạt động quản lý kho hoặc các thủ tục hải quan.
• Chuyển đổi quyền sở hữu hàng hóa theo đúng quy định của pháp luật.
• Thực hiện các thủ tục để xuất nhập hàng hóa trong kho ngoại quan.

Phần mềm quản lý kho ngoại quan

Do các công việc trong kho hải quan có nhiều khó khăn, bất cập nên hiện nay nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý kho hải quan để thuận tiện trong việc quản lý hàng hóa, đồng thời tối ưu hóa thời gian và nguồn lực. Thông qua phần mềm quản lý kho hải quan, doanh nghiệp có thể giải quyết được rất nhiều khó khăn trong quá trình vận hành kho. Cụ thể một số công việc mà phần mềm này hỗ trợ cho người dùng bao gồm:

• Tối ưu hóa cách lấy sản phẩm, đồng thời sắp xếp hàng hóa một cách ngẫu nhiên.
• Đa dạng phương thức xuất nhập hàng hóa khác nhau, phù hợp với từng loại sản phẩm.
• Hỗ trợ thống kê hàng tồn kho theo thời gian thực tế.
• Hỗ trợ yêu cầu đóng gói hàng hóa khác nhau, có tích hợp vận chuyển hàng hóa.

Lợi ích của phần mềm quản lý kho ngoại quan

Khi ứng dụng phần mềm quản lý kho, đặc biệt là kho ngoại quan, doanh nghiệp có thể nhận lại những lợi ích bao gồm:

Tiết kiệm thời gian

Việc kiểm kê, sắp xếp hàng hóa trong kho thường khiến nhân viên tốn rất nhiều thời gian do lượng hàng nhiều. Khi sử dụng phần mềm thông minh, mọi thao tác, công việc được hỗ trợ để bạn giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức và có thể làm được nhiều việc quan trọng hơn.

Đảm bảo tính chính xác

Nếu cách làm việc và quản lý cũ, bạn phải tiến hành mọi việc bằng tay, tình toán, cập nhật dữ liệu, tìm kiếm hàng hóa hoàn toàn thủ công thì khi sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp thông minh như phần mềm quản lý kho hải quan, dữ liệu được cập nhật, đồng bộ tự động. Toàn bộ thông tin liên quan đến hàng hóa, nhân viên sẽ lưu trữ trên hệ thống phần mềm. Điều này giúp công việc được thực hiện một cách chính xác, tránh những sai sót, nhầm lẫn do quản lý quá nhiều loại hàng và tránh được tình trạng thất thoát không đáng có.

Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học

Việc sắp xếp kho một cách khoa học giúp quá trình tìm kiếm, vận chuyển, xuất nhập kho được tiền hành nhanh chóng. Đồng thời đây cũng là yếu tố giúp bạn tiết kiệm diện tích kho bãi, tăng năng suất lao động và thuận lợi trong việc quản lý, kiểm soát. Phần mềm quản lý kho với đa dạng tính năng sẽ giúp bạn thực hiện những điều này để tất cả hàng hóa trong kho được sắp xếp một cách khoa học.

Dễ dàng trong việc quản lý

Dù là phần mềm quản lý kho miễn phí hay có phí cũng đều có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tăng hiệu quả việc quản lý. Khi đó bạn có thể ngồi ở nhà hoặc bất kỳ nơi đâu mà vẫn có thể quan sát, theo dõi mọi hoạt động của nhân viên hoặc nắm bắt được số lượng hàng hóa trong kho cũng như quá trình xuất nhập kho.

Những tính năng cơ bản của phần mềm

Một số tính năng cơ bản của phần mềm quản lý kho ngoại quan bao gồm:

Quản lý hệ thống và danh mục

Phần mềm quản lý thông minh giúp người dùng quản lý, theo dõi và phân quyền cho từng nhân viên để tăng tính bảo mật, tránh rò rỉ thông tin ra bên ngoài. Thông qua tính năng này, bạn được phép sao lưu, phục hồi các dữ liệu khi có sự cố phát sinh nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, an toàn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thiết lập các thông tin về  doanh nghiệp để thuận tiện cho các giao dịch.

Với tính năng quản lý hệ thống và danh mục, người dùng có thể quản lý danh mục các nhóm hàng hóa, khách hàng hay quản lý theo từng đơn vị tính, ngày xuất – nhập kho,…

Bổ sung các nghiệp vụ kho bãi

Phần mềm quản lý kho ngoại quan cho phép bạn quản lý tình hình xuất nhập khẩu hàng hóa của kho và quản lý hàng tồn kho với từng mã hàng khác nhau. Đồng thời bạn cũng dễ dàng kiểm kê hàng hóa, theo dõi tình hình luân chuyển hàng cũng như quản lý các nghiệp vụ như chuyển kho, lắp ráp hoặc bảo trì.

Báo cáo tình hình xuất nhập kho

Tính năng báo cáo của phần mềm quản lý kho được tích hợp để quản lý có thể dễ dàng tổng hợp, thống kê thông tin, dữ liệu, kết quả làm việc của từng nhân viên. Từ đó bạn nhanh chóng xuất báo cáo về tình hình hoạt động của kho trong khoảng thời gian thực. Đặc biệt, báo cáo có thể xuất dưới nhiều hình thức khác nhau tùy theo yêu cầu của quản lý.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý kho hải quan miễn phí không?

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho hải quan, bao gồm bản có phí và miễn phí. Để trả lời câu hỏi có nên sử dụng phần mềm quản lý kho hải quan miễn phí, bạn nên cân nhắc đến những ưu nhược điểm mà phần mềm mang lại.

Ưu điểm đầu tiên khi sử dụng loại phần mềm này đó là giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được chi phí vận hành. Lý do là bởi bạn không cần trả bất kỳ khoản phí nào cho việc download, cài đặt và sử dụng giống như loại phần mềm trả phí. Bên cạnh đó, phần mềm miễn phí thường có giao diện đơn giản, thân thiện, dễ sử dụng nên toàn bộ nhân sự trong  công ty không mất quá nhiều thời gian để làm quen và thành thục thao tác, tính năng. Đặc biệt phần mềm miễn phí vẫn có những tính năng cơ bản đảm bảo giúp người dùng giải quyết khó khăn và tăng hiệu suất làm việc.

Bên cạnh ưu điểm kể trên, phần mềm quản lý kho ngoại quan miễn phí cũng có một số nhược điểm nhất định. Do không được đầu tư, chú trọng nhiều nên khi sử dụng loại phần mềm này, có thể công việc của bạn bị gián đoạn do phần mềm thường xảy ra lỗi. Trong trường hợp này, bạn phải tự tìm hiểu và khắc phục vì nhà cung cấp sẽ không hỗ trợ tư vấn, sửa chữa.

Ngoài ra, phần mềm miễn phí thường không đảm bảo được tính bảo mật cao như các phần mềm có phí, vì vậy dữ liệu của doanh nghiệp có thể bị rò rỉ ra bên ngoài hoặc hệ thống máy tính bị virus, mã độc tấn công, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình vận hành. Bên cạnh đó, một số tính năng của phần mềm bị giới hạn nên nếu doanh nghiệp của bạn có những yêu cầu khắt khe và cần hỗ trợ nhiều, phần mềm miễn phí không phải là giải pháp hiệu quả nhất để bạn khắc phục khó khăn.

Phần mềm quản lý kho ngoại quan chính là giải pháp các doanh nghiệp hiện đại đang tìm kiếm để tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc, tối ưu hóa quy trình quản lý và tăng hiệu quả hoạt động. Do đó nếu đang hoạt động trong lĩnh vực này và mong muốn công việc được giải quyết dễ dàng, hiệu quả, bạn nên tìm hiểu và lựa chọn cho doanh nghiệp của mình phần mềm hỗ trợ phù hợp.