Quản lý kho hàng là một công việc quan trọng trong kinh doanh, nếu dư thừa quá nhiều hàng tồn, tình hình kinh doanh có thể bị ảnh hưởng. Hiện nay có khá nhiều phần mềm quản lý kho miễn phí giúp chủ doanh nghiệp quản trị dễ dàng. Giải pháp này không tốn kém chi phí mà vẫn mang đến hiệu quả cao cho doanh nghiệp, tổ chức.

4 khó khăn khi quản lý kho hàng phổ biến

Quản lý là công việc đòi hỏi bạn có nhiều kỹ năng, kiến thức. Nếu không việc quản lý sẽ thất bại, biểu hiện rõ nhất là kết quả kinh doanh thua lỗ.

Đa số các doanh nghiệp khi quản lý kho hàng đều gặp phải những vấn đề sau đây:

Đảm bảo định mức bảo tồn khó khăn

Đảm bảo định mức bảo tồn là yêu cầu bắt buộc của mọi doanh nghiệp để hoạt động sản xuất kinh doanh có thể diễn ra thuận lợi, không bị gián đoạn. Với cách quản lý thủ công, việc xác định chính xác lượng tồn kho cao nhất, thấp nhất sẽ không chính xác, đồng thời không xác định được thứ tự tiêu thụ mặt hàng trong kho.

Điều này sẽ khiến doanh nghiệp lâm vào tình cảnh dự trữ quá nhiều hoặc thiếu hụt hàng hóa quá lớn, ảnh hưởng đến kế hoạch xuất nhập hàng cũng như sự lưu chuyển dòng tiền trong kho.

Khó khăn khi kiểm kho

Kiểm kê hàng hóa là nỗi ám ảnh đối với nhiều nhân viên kho hàng. Bởi số lượng hàng hóa nhiều, mặt hàng đa dạng và được sắp xếp tràn lan, không khoa học. Vậy nên quá trình kiểm tra sẽ mất nhiều thời gian, công sức, thậm chí có thể gây sai sót, nhầm lẫn khi kiểm hàng.

Bên cạnh đó, kho hàng có thể gặp phải tình trạng sản phẩm bị hỏng, hết hạn sử dụng nhưng nhân viên kho không thể nắm rõ được.

Khó khăn khi xuất – nhập hàng

Với cách quản lý thủ công, việc xuất nhập hàng sẽ gặp phải nhiều khó khăn như: Không ghi nhận được số lô, không truy vết được số lô nếu có vấn đề, sự cố.

Ngoài ra, có nhiều mã hàng giống nhau, không gian lưu trữ lại quá chật hẹp nên việc hàng hóa không được bố trí khoa học sẽ tốn kém rất nhiều thời gian trong việc xuất nhập hàng.

Khó khăn khi kiểm soát lượng tồn kho tức thì

Khi tư vấn bán hàng cho khách hàng, nhân viên cần biết chính xác số lượng hàng trong kho. Nếu như kiểm kê thủ công, bạn sẽ phải hỏi thủ kho, nhận báo cáo, tốn kém rất nhiều thời gian, khách hàng chán nản.

Việc không nẵm rõ lượng hàng hóa còn trong kho thể hiện sự không chuyên nghiệp và ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của khách hàng.

Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý kho hàng miễn phí

Vì những khó khăn kể trên nên rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý kho hàng miễn phí để tối ưu quy trình làm việc, tiết kiệm nguồn nhân lực. 

Một số lợi ích khi dùng phần mềm quản lý kho miễn phí bao gồm:

• Kiểm kê hàng hóa dễ dàng

Với phần mềm, bạn không cần phải đứng đếm từng thùng hàng, từng gói hàng, mà chỉ cần làm việc cùng máy tính để biết được số lượng hàng trong kho. Chỉ với thời gian ngắn bạn đã có thể biết được chủng loại sản phẩm, định mức tồn kho,….

Bên cạnh đó, phần mềm cũng thống kê chi tiết các giao dịch trong kho chỉ với vài thao tác đơn giản. Phần mềm cũng hỗ trợ nhập liệu số liệu liên tục giữa các bộ phận.

Xem thêm

• Review 4 Phần Mềm Quản Lý Công Nợ Khách Hàng Chất Lượng Nhất

• Giao diện thuần Việt, dễ dùng

Đa số phần mềm miễn phí đều do các công ty Việt nghiên cứu và sản xuất ra nên có giao diện khá dễ nhìn. Bạn không cần phải là người rành về máy tính, hiểu về công nghệ cũng có thể thao tác dễ dàng trong quá trình dùng phần mềm.

• Phần mềm miễn phí giúp tiết kiệm, tối ưu chi phí

Phần mềm không mất phí nhưng có thể đáp ứng những yêu cầu cơ bản trong quản lý kho hàng như: Thống kê hàng hóa hiện tại, thống lượng hàng xuất theo ngày, thống kê hàng tồn kho,… Bạn sẽ không phải trả bất kỳ khoản phí nào khi sử dụng, tiết kiệm được khá nhiều ngân sách cho công ty.

• Chủ động nhập hàng

Phần mềm quản lý kho có thể giúp người quản lý đánh giá được tình hình sử dụng sản phẩm để lên kế hoạch nhập hàng phù hợp nhất. Bạn có thể theo dõi những mặt hàng bán chạy trong một khoảng thời gian nhất định và đưa ra dự báo về xu hướng tiêu dùng, sau đó nhập mặt hàng mà khách ưa chuộng.

Những tính năng của phần mềm quản lý xuất nhập kho miễn phí

Mặc dù là công cụ miễn phí nhưng phần mềm quản lý kho vẫn có những tính năng cơ bản sau đây:

• Nhập sản phẩm bằng Excel

Nếu sản phẩm của bạn là hàng trăm, hàng nghìn thì tính năng này thực sự hữu ích. Phần mềm cho phép nhập các sản phẩm vào file Excel nhanh chóng với các trường như: Tên sản phẩm, mã vạch, mã SKU, lượng tồn kho,… giúp nhân viên tiết kiệm được thời gian và công sức.

• Kiểm soát lượng hàng tồn

Với những sản phẩm có đa dạng mẫu mã, thuộc tính, việc kiểm soát lượng hàng tồn kho là rất khó khăn. Phần mềm quản lý sẽ hỗ trợ bạn thực hiện công việc tính toán này một cách đơn giản, dễ hiểu để việc quản lý hàng tồn không còn là nỗi lo lắng.

• Quản lý hàng theo mã vạch

Quản lý sản phẩm trong kho bằng mã vạch là phương pháp hiệu quả, phổ biến. Bạn chỉ cần dùng máy quét mã vạch in trên sản phẩm để quản lý kho hàng mà không lo lắng về những sai sót.

• Tạo đơn nhập hàng dễ dàng

Một số phần mềm sẽ hỗ trợ tạo đơn nhập hàng dễ dàng, thêm sản phẩm, thêm nhà cung cấp, chỉnh số lượng hàng hóa,… Người dùng cũng sẽ dễ dàng quản lý, theo dõi công nợ, đối soát dễ dàng theo từng kỳ thanh toán để tránh nhầm lẫn, sai sót.

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý kho miễn phí

Hiện nay trên thị trường có khá nhiều phần mềm quản lý kho miễn phí khiến người dùng hoang mang không biết chọn sản phẩm nào. Dưới đây là một số tiêu chí cơ bản khi chọn phần mềm bạn cần biết.

• Hãy chọn phần mềm miễn phí trọn đời, những phần mềm chỉ cho dùng thử 1 – 2 tháng sẽ gây gián đoạn quy trình quản lý khi hết thời gian miễn phí.
• Ưu tiên những giải pháp đáp ứng những tính năng cơ bản nhất khi quản lý kho hàng. Mặc dùng phần mềm miễn phí có thể giới hạn tính năng nhưng phải đảm bảo các chức năng cơ bản.
• Những phần mềm có giao diện dễ dùng sẽ tốt hơn cả để tránh gây khó khăn, rắc rối cho người dùng.
• Hãy sử dụng các phần mềm đến từ những nhà cung cấp có uy tín, có tên tuổi để đảm bảo các giải pháp chất lượng.

Top 10+ phần mềm quản lý kho miễn phí hàng đầu hiện nay

Đa số trên hiện nay các doanh nghiệp dùng phần mềm ERP để quản lý kho hàng. Tuy nhiên, phần mềm miễn phí cũng có nhiều tính năng và rất được ưa chuộng. Sau đây là một số phần mềm miễn phí tốt nhất trên thị trường hiện nay theo chia sẻ thực tế từ trải nghiệm của người dùng.

Phần mềm Square

Square là phần mềm quản lý kho và bán hàng miễn phí rất tốt cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngoài ra, đây cũng là phần mềm quản lý bán hàng được nhiều công ty tin dùng. Sản phẩm có một bộ công cụ theo dõi hàng tồn kho hoàn chỉnh cho sản phẩm cũng như người dùng không giới hạn. Đây chính là lựa chọn cho những nhà bán lẻ muốn quản lý hàng tồn miễn phí cũng như bán hàng trực tuyến, bán hàng offline hay quản lý đơn hàng qua thiết bị di động.

Tính năng nổi bật:

• Tạo các danh mục sản phẩm hoặc mặt hàng trong kho dễ dàng.
• Thêm, sửa đổi, theo dõi các công cụ như màu sắc, kích thước,…
• Nhập và quản lý hàng loạt sản phẩm trong kho, tối ưu thời gian làm việc.
• Tạo thông báo tự động hết hàng, nhắc nhở nhập hàng.
• Tải xuống báo cáo hoặc hỗ trợ xuất sang bảng tính để in ra bản cứng.
• Không giới hạn người dùng, sản phẩm cũng như địa địa điểm.

Phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất StockPile

Phần mềm quản lý kho miễn phí StockPile dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Phần mềm không giới hạn sản phẩm, vị trí, người dùng nhưng các chức năng thực tế không quá đa dạng, chỉ dừng lại ở việc quản lý hàng tồn kho đơn giản. Người dùng sẽ không thể lập trình biến thể, tạo đơn hàng, đóng gói nên chỉ phù hợp với những doanh nghiệp quản lý kho đơn giản, có phần mềm quản lý bán hàng riêng. Đây cũng là giải pháp quản lý doanh nghiệp nhỏ khá tốt.

Đọc thêm

• Tổng Hợp Top 16 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Được Tin Dùng Nhất

Một số tính năng:

• Có nhiều cấp độ người dùng khác nhau, từ cấp cơ sở, quản lý đến chủ sở hữu.
• Dễ dàng theo dõi được vị trí, khu vực cũng như nhà sản xuất.
• Hỗ trợ thêm hình ảnh để có cái nhìn tổng quan về kho hàng.
• Tích hợp tính năng cảnh báo hàng tồn, hàng còn ít.
• Có nhiều đơn vị tiền tệ để lựa chọn.
• Báo cáo tình trạng hàng tồn cùng những giao dịch phát sinh.

Phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí ABC Inventory

ABC Inventory là phần mềm giúp hỗ trợ quản lý nhiều kho, quét mã vạch cũng như theo dõi mặt hàng theo vị trí hay số seri. Người dùng cũng có thể tạo những bản ghi không giới hạn cho những sản phẩm mới, dễ dàng theo dõi hàng nghìn sản phẩm đang di chuyển đồng thời.

Phần mềm cũng cho phép bạn linh hoạt trong khâu bán hàng, phân phối sản phẩm theo cách phù hợp nhất, dù theo bán lẻ hay bán buôn.

Các tính năng nổi bật:

• Không giới hạn lĩnh vực kinh doanh, kho hàng, tiền tệ hay địa điểm.
• Xuất dữ liệu sang file Excel, Word, HTML,… đơn giản, dễ dàng.
• Hẹn kho hàng và lập hóa đơn, chuyển hàng một cách nhanh chóng.
• Hỗ trợ quét mã vạch, sửa chữa hàng tồn kho và cho thuê hàng tồn kho.
• Duyệt nhanh và tìm kiếm nhanh chóng, tránh tốn kém thời gian.
• Quản lý tài sản hữu hình, vô hình của công ty.
• Hỗ trợ đặt hàng cùng nhiều tính năng khác trong quản lý kho hàng.

Phần mềm miễn phí inFlow On – Premise

inFlow On – Premise là phần mềm quản lý kho giúp bạn dễ dàng theo dõi những khoản đã thanh toán, đang chờ xử lý, kết nối tạo hóa đơn và xử lý hóa đơn dễ dàng,… Phần mềm cũng giúp theo dõi chi phí từng mặt hàng, giúp tính giá vốn bán hàng chính xác như một phần của kế toán.

Các tính năng chính:

• Ghi lại toàn bộ danh mục giá, giá bán lẻ, bán buôn, giá bình thường,….
• Dự báo về tình trạng đặt hàng quá mức, thiếu hàng hoặc hàng tồn kho quá nhiều.
• Chức năng theo dõi thanh toán, cung cấp chi tiết tình trạng kho hàng theo thời gian thực.
• Báo cáo những giao dịch đã hoàn thành hoặc đang chờ xử lý.

BoxStorm

Phần mềm quản lý kho miễn phí BoxStorm có giao diện vô cùng thân thiện, đầy đủ tính năng cần thiết trong quản lý kho hàng. Qua đó, nhà quản lý có thể dễ dàng lập kế hoạch, định tuyến sản phẩm trực tiếp từ nhà cung cấp đến khách hàng, giúp hoàn thành đơn hàng nhanh chóng, tích hợp cả thương mại điện tử.

Các tính năng của BoxStorm:

• BoxStorm có khả năng mã hóa dữ liệu nhanh chóng.
• Quét các mục và áp dụng hành động cho tất cả danh sách sản phẩm.
• Theo dõi chi tiết các đơn đặt hàng và xử lý các phát sinh nếu có.
• Cảnh báo mức tồn kho tối đa, tối thiểu nhanh chóng.
• Sắp xếp lại tự động với những mặt hàng có lượng tồn kho thấp.

Lưu ý: Phần mềm này chỉ được dùng miễn phí 15 ngày đầu tiên, sau đó cần trả phí.

Phần mềm PartKeepr

PartKeepr không chỉ có nhiều công dụng trong việc theo dõi hàng tồn kho, đây còn là công cụ hữu ích cho những doanh nghiệp sản xuất theo dõi nguyên liệu thô cũng như thành phẩm của họ. Bạn có thể cân nhắc dùng giải pháp này nếu đang quản lý kho hàng của một doanh nghiệp sản xuất.

Các tính năng nổi bật:

• Theo dõi chi tiết, đầy đủ mức tồn kho của hàng hóa thành phẩm cũng như thành phần của bạn.
• Cung cấp tính năng quản lý nhiều kho hàng, cho phép nhóm mặt hàng từ quá trình sản xuất theo lô.
• Tiết kiệm thời gian khi tìm lỗi, đồng thời hạn chế những lỗi khi thực hiện xuất nhập sản phẩm trong kho.

RightControl phiên bản Lite

RightControl là phần mềm quản lý kho miễn phí được rất nhiều người tin dùng. Sản phẩm giúp theo dõi lượng hàng tồn kho, xử lý nhanh chóng đơn đặt hàng và đơn bán mới, quản lý hàng tồn kho theo đúng tiêu chuẩn của doanh nghiệp. RightControl cũng có thể dùng nếu doanh nghiệp tích hợp bán hàng trên thương mại điện tử.

Tính năng nổi bật:

• Cung cấp tính năng quản lý kho khá tốt, không có nhiều lỗi nhỏ xảy ra.
• Có thể dùng máy quét mã vạch để theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho và phân bổ kho hàng chính xác.
• Tạo mã vạch mới, gắn chúng với từng mặt hàng cụ thể.
• Cho phép tạo danh sách chọn hàng, thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng nhanh và chính xác hơn.

Adaline

Adaline là phần mềm quản lý kho miễn phí vĩnh viễn với nhiều chức năng. Ngoài quản lý kho, Adaline cũng là phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý kinh doanh khá tốt.  Giải pháp giúp tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian, nguồn lực để quản lý kho.

Các tính năng nổi bật:

• Dễ dàng tra cứu thẻ kho, thời gian xuất nhập hàng, số lượng hàng còn tồn theo thời gian thực.
• Quản lý chi tiết tình trạng xuất nhập, doanh thu của doanh nghiệp.
• Quản lý công nợ, tính hoa hồng và quản lý chuỗi tiền mặt.
• Quản lý một chuỗi chi nhánh, với số lượng hàng trong kho lớn.
• Hỗ trợ bán hàng, tính tiền, thanh toán dễ dàng qua máy tính.

Perfect Warehouse – Phần mềm quản lý kho miễn phí chuyên nghiệp

Perfect Warehouse là một phần mềm quản lý kho miễn phí được khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. Dù là phần mềm miễn phí nhưng Perfect Warehouse cũng có rất nhiều tính năng. Hơn nữa, sản phẩm cũng có thiết kế đơn giản, dễ nhìn, người dùng dễ dàng sử dụng.

Các tính năng nổi bật:

• Quản lý hàng hóa, khách hàng cùng nhà phân phối một cách đơn giản, thuận tiện.
• Dễ dàng quản lý xuất nhập kho, hàng tồn kho mà ít xảy ra sai sót, lỗi vặt.
• Báo cáo tổng hợp chi tiết số lượng hàng tồn kho theo từng mặt hàng có trong kho.
• Báo cáo tình trạng sử dụng nguyên vật liệu, dụng cụ, hàng hóa, các loại sản phẩm của kho.
• Báo cáo thẻ kho.

BS Silver

BS Silver có 2 phiên bản là miễn phí và có trả phí. Phiên bản miễn phí cũng có khá nhiều tính năng, báo cáo chi tiết các số liệu, tình trạng hàng hóa trong kho. Bên cạnh đó, phần mềm cũng dùng những mẫu xuất nhập kho theo tiêu chuẩn của Bộ tài chính nên hạn chế tối đa những sai sót, nhầm lẫn.

Tính năng của phần mềm:

• Quản lý hàng hóa nhập theo vật tư, thống kê chi tiết, đầy đủ.
• Quản lý hàng hóa theo lô, theo mã sản phẩm, theo hạn sử dụng.
• Quản lý theo đa đơn vị tính, dễ dàng kiểm soát.
• Tích hợp đầy đủ với máy kiểm kê và có các phiếu nhập xuất tích hợp cùng máy quét mã vạch.
• Tự động cảnh báo mức tồn dưới mức tối thiểu hoặc tồn kho quá nhiều.

Thông tin bổ ích

• Tổng Hợp 8 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng POS Không Nên Bỏ Qua

Trên đây là 10 phần mềm quản lý kho miễn phí người dùng có thể tham khảo. Các sản phẩm miễn phí tuy hạn chế một số tính năng nhưng nhìn chung vẫn đáp ứng nhu cầu quản lý kho hàng. Bạn có thể tìm hiểu và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.