Nếu dùng hệ điều hành Windows, chắc chắn bạn sẽ nghe nhiều đến cái tên Microsoft Access (MS Access). Đây chính là phần mềm giúp hỗ trợ quản lý khách hàng hiệu quả, được nhiều công ty doanh nghiệp sử dụng. Bài viết sau đây sẽ thông tin chi tiết đến bạn về phần mềm quản lý khách hàng bằng Access để bạn đọc hiểu rõ hơn.

Những khó khăn khi quản lý khách hàng hiện nay

Quản lý khách hàng là vấn đề mà doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng bởi nó ảnh hưởng nhiều đến kết quả kinh doanh. Tuy nhiên, không phải nhà quản lý nào cũng có thể làm tốt công việc này. Đa số các nhà quản lý đều gặp phải những khó khăn sau khi quản lý người mua, khách hàng:

Thông tin khách hàng không đồng nhất, bị phân tán

Dữ liệu, thông tin chủ chốt của khách hàng không đồng nhất là nỗi lo nhiều nhất của chủ doanh nghiệp. Điều này gây cản trở trong việc khai thác và tìm hiểu chi tiết về đối khách hàng mục tiêu.

Hiện nay, nguồn data khách hàng thường đến từ nhiều kênh khác nhau như: Mạng xã hội, Shopee, Tiki, Lazada, Website,… điều này khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi tổng hợp, không biết những khách hàng này đã từng mua hàng chưa, họ từng mua hàng ở kênh nào,…. Qua đó công ty sẽ không có cái nhìn tổng quan và không đánh giá được chính xác tình trạng khách hàng của doanh nghiệp.

Báo cáo tốn thời gian

Khi báo cáo công việc theo cách thủ công, việc thực hiện sẽ tốn rất nhiều thời gian mà chưa chắc đã đúng, chính xác. Điều này khiến việc tối ưu thời gian quản trị của doanh nghiệp bị hạn chế. 

Nhân viên sẽ phải tự tay tìm hiểu những thông tin, dữ liệu khách hàng và tổng hợp, phân tích bằng tay. Nó sẽ khiến người làm mệt mỏi, tốn kém nhiều thời gian nhưng không đảm bảo chính xác hoàn toàn.

Dữ liệu cập nhật chậm

Trong kinh doanh, việc khó khăn nhất chính là không thể nắm bắt được kịp thời hành vi của khách hàng, dẫn đến việc chậm trễ khi quản lý, mất khách hàng vào tay đối thủ.

Hành vi, thói quen của người dùng luôn thay đổi theo thời gian, đặc biệt khi kinh tế đang có nhiều biến động. Nếu không kịp thời cập nhật dữ liệu thì bạn sẽ hiểu sai nhu cầu của họ, làm lệch chiến lược quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty.

Khó khăn khi tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Tìm ra khách hàng tiềm năng để hướng đến là nỗi lo lắng của nhiều nhà quản lý. Nếu trong một dự án, không nhận định được đâu là khách hàng tiềm năng, đâu là sản phẩm chính, khác biệt với đối thủ thì sẽ rất khó nổi bật trên thị trường và không thể tăng doanh số bán hàng.

Việc này cũng khiến việc quản trị thông tin yếu kém, nếu không tìm được khách hàng mục tiêu và thỏa mãn nhu cầu của họ, doanh nghiệp sẽ không thể phát triển. Vậy nên việc cần thiết là phân loại được người dùng và đẩy mạnh vào phân khúc đó để chiếm lĩnh thị trường.

Không đào tạo nhân viên chăm sóc khách hàng

Chăm sóc khách hàng tưởng đơn giản nhưng vô cùng khó khăn. Công ty cần có một chuyên viên giỏi để làm tốt công việc này. Với những doanh nghiệp nhân sự chưa có nhiều kinh nghiệm, mới vào nghề thì cần được đào tạo thường xuyên để nâng cao kỹ năng chăm sóc với khách hàng.

Tuy nhiên không phải lúc nào nhà quản lý cũng có nhiều thời gian để đào tạo, chia sẻ những kinh nghiệm cho nhân viên. Điều này vô tình khiến nhân viên gặp khó trong những tình huống bất ngờ với khách hàng, nếu không làm tốt, khách hàng sẽ không hài lòng, có những trải nghiệm không vui vẻ.

Xử lý sự cố khách hàng không chuyên nghiệp

Không phải lúc nào việc bán hàng cũng thuận lợi, nhân khách hàng cũng hài lòng. Chắc chắn sẽ có đôi lần khách hàng hoặc nhân viên gặp sự cố. 

Xem thêm

• Top 4 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Trên Điện Thoại Tốt Nhất

Nếu nhân viên không có nhiều kinh nghiệm thì việc xử lý những vấn đề này sẽ không chuyên nghiệp, gây ra sự chán nản, không hài lòng với khách hàng.

Phần mềm quản lý khách hàng bằng Access cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý khách hàng bằng Access hay Microsoft Office Access (MS Access) là phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu của hãng Microsoft được dùng phổ biến cho hệ điều hành Windows. Đây là phần mềm giúp tạo ra cơ sở dữ liệu tốt và có thể hỗ trợ điều hành doanh nghiệp với khả năng bảo mật khá tốt. Sản phẩm có tích hợp phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý bán hàng,….

Để giải quyết những khó khăn về quản lý khách hàng kể trên, rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý khách hàng bằng Access vì nó khá tiện lợi, giá cả phải chăng. Đặc biệt, nhiều người còn đánh giá đây như một hệ thống phần mềm CRM thu nhỏ giúp quản trị doanh nghiệp tối đa.

Khi sử dụng giải pháp này, người dùng sẽ nhận thấy những lợi ích sau đây trong quản lý khách hàng:

• Quản lý thông tin khách hàng một cách chặt chẽ

Với phần mềm, người dùng sẽ dễ dàng lưu trữ thông tin khách hàng,  hiểu được nhu cầu của người dùng. Qua đó, tạo cơ hội tốt để chăm sóc khách hàng tốt, hạn chế tối đa những trải nghiệm không hài lòng của họ. Người dùng cũng có thể tùy biến trong việc thêm, sửa thông tin hoặc xóa dữ liệu khách hàng.

• Hiểu được khách hàng

Vì tất cả những thông tin của khách hàng đều nằm trong cơ sở dữ liệu của công ty bạn nên bạn sẽ biết được khách hàng cần gì. Nhà quản lý sẽ biết được người dùng mua sản phẩm nào nhiều nhất, họ hài lòng với những dịch vụ nào, từ đó có chiến lược remarketing, tiếp cận khách hàng hiệu quả.

• Tạo thói quen làm việc chuyên nghiệp cho nhân viên công ty

Nhân viên không còn phải sử dụng nhiều giấy tờ, tốn kém nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin, truy xuất dữ liệu bởi tất cả đã được lưu trữ trong phần mềm. Điều này sẽ tạo ra thói quen làm việc chuyên nghiệp, tiết kiệm được nhiều chi phí cho tổ chức.

• Linh động hơn khi quản lý khách hàng

Với phần mềm quản lý khách hàng bằng Access, nhân viên sẽ linh động hơn trong khâu chăm sóc, xử lý các vấn đề liên quan. Bạn cũng dễ dàng tìm kiếm thông tin, giải quyết những thắc mắc, sự cố mà không tốn quá nhiều thời gian tìm kiếm, truy xuất dữ liệu.

• Tiết kiệm nguồn lực, chi phí

Quản lý khách hàng theo cách thủ công, doanh nghiệp phải tốn kém nhiều chi phí in ấn, chi phí nhân sự cùng nhiều chi phí khác liên quan. Nhưng với phần mềm, rất nhiều chi phí đã được giảm tải, công ty không cần quá nhiều nhân sự để quản lý khách hàng. Hơn thế, phần mềm cũng giúp tối ưu thời gian làm việc một cách hiệu quả.

• Đơn giản hóa khi dùng

Access giúp cơ sở dữ liệu dễ dàng lưu trữ thông tin ở một nơi nhờ việc xác định cụ thể cấu trúc bảng. Ví dụ, thông tin khách hàng có thể được lưu giữ ở một nơi rồi được tham chiếu ở những nơi khác. Nếu thông tin thay đổi, các thông tin mới sẽ cập nhật tự động ở tất cả tham chiếu.

• Rút ngắn thời gian hoàn thành các công việc, tác vụ

Phần mềm quản lý khách hàng bằng Access có thể xử lý các dữ liệu nhanh chóng, thao tác vô cùng mượt mà để nhà quản lý có thể tiết kiệm thời gian, công sức. Bạn sẽ không còn mất nhiều thời gian tra cứu thông tin, hồi đáp thông tin khách hàng hoặc tốn kém thời gian giải quyết rắc rối.

Tính năng cơ bản của phần mềm quản lý khách hàng bằng Access

Rất nhiều công ty sau khi dùng phần mềm Access đã rất hài lòng bởi nó có nhiều tính năng, ưu điểm. Theo thông tin từ nhà cung cấp, để hỗ trợ tối đa doanh nghiệp trong quản trị khách hàng, phần mềm Access có những tính năng nổi bật sau đây:

• Chăm sóc khách hàng toàn diện với Email Marketing, SMS Marketing một cách tự động, không tốn kém thời gian, nhân lực.
• Tương trợ với các thiết bị máy in, hỗ trợ in nhiều liên kết báo cáo quản lý khách hàng hoặc bán hàng,….
• Tương tác dễ dàng với các phần cứng như máy in bill, máy in mã vạch, hỗ trợ tối đa hoạt động quản lý.
• Truy xuất báo cáo từ nhiều máy khác nhau hoặc truy xuất qua mạng.
• Có thể phân quyền nhân viên theo chức vụ, đảm bảo quyền lợi mỗi người, tránh lạm quyền hoặc nhân viên tự ý thay đổi thông tin.
• Có thể bảo mật, sao lưu, khôi phục dữ liệu an toàn, hạn chế rủi ro trong thông tin khách hàng.
• Phần mềm có thể kết nối với website, tablet để thực hiện các nghiệp vụ có liên quan hoặc thống kê báo cáo chi tiết.
• Hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng, điểm tích lũy, quản lý công nợ mỗi kỳ, quản lý phiếu quà tặng.

Một số câu hỏi thường gặp khi dùng phần mềm quản lý khách hàng bằng Access

Mặc dù là một phần mềm khá đơn giản, dễ dùng với nhiều tính năng. Tuy nhiên trong quá trình lựa chọn và sử dụng Access, không ít người dùng gặp khó khăn với nhiều thắc mắc xung quanh.

Thông tin hữu ích

• Top 6 Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Thân Thiết Tốt Nhất

Những thông tin sau đây chuyên gia của Weup sẽ giải đáp chi tiết đến bạn đọc những câu hỏi thường gặp khi dùng phần mềm quản lý khách hàng bằng Access.

Các bước khởi tạo phần mềm quản lý khách hàng bằng Access là gì?

Để khởi tạo phần mềm, bạn cần thực hiện theo 3 bước sau đây:

• Bước 1: Xác định chính xác ứng dụng nào đang có trong Access, thông thường chúng ta sẽ dùng Excel vì nó đơn giản và hiệu quả. Hãy lựa chọn Excel kèm theo nhiều cột, nhiều bảng và nhập nội dung tương ứng của các thành phần có trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đó có thể là giá dịch vụ, sản phẩm, bảng phân phối, danh sách nhân viên, khách hàng, nhà đầu tư,….
• Bước 2: Khi đã hoàn thành nhập liệu toàn bộ dữ liệu, hãy thực hiện quản lý với Access bằng cách tạo ra nhiều truy cập hơn giúp giải quyết dữ liệu. Bảng truy vấn tiếp tục đọc các mối quan hệ của thông tin xuất hiện trong bảng, hỗ trợ người sử dụng thuận tiện hơn trong quy trình quản lý.
• Bước 3:Trong tất cả các bước của các tạo phần mềm Access, bạn cần lưu ý đặc biệt ở bước số 3 này. Hãy dùng hàm tính trong Excel để tạo nên các kết quả cần báo cáo của mình với cấp trên một cách nhanh nhất. Việc này sẽ đòi hỏi bạn phải có kiến thức thực tiễn cùng kinh nghiệm sử dụng hàm để đưa ra được kết quả tốt nhất khi làm việc.

Dùng phần mềm quản lý MS Access có gặp khó khăn gì không?

Mặc dù có khá nhiều lợi ích vượt trội, tuy nhiên phần mềm quản lý khách hàng bằng Access cũng gặp không ít khó khăn khi dùng. Các khó khăn chủ yếu đến từ không gian quản trị dữ liệu, cách triển khai hệ thống cùng kỹ năng đến từ người dùng. Cụ thể:

• Khó khăn nếu quản trị cơ sở dữ liệu lớn

Hiện nay việc kinh doanh, quản lý khách hàng, cửa hàng ngày một phức tạp. Khi cửa hàng mở rộng quy mô, số lượng khách hàng tăng lên, sản phẩm đa dạng hơn thì việc dùng Access sẽ gặp nhiều trở ngại do nó có không gian lưu trữ không quá lớn, việc tìm kiếm thông tin cũng khó khăn hơn. Access cũng không thể quản lý kho cửa hàng, quản lý bán hàng, khách hàng một cách toàn diện.

• Khó khăn khi triển khai hệ thống Access qua internet

Chất lượng cuộc sống luôn được cải thiện, nâng cao mỗi ngày, công nghệ thông tin cũng ngày một phát triển. Việc áp dụng phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý bán hàng tích hợp công nghệ cao cũng ngày một phổ biến. Trong khi đó Access lại không thể kết nối với internet, điều này gây ra nhiều bất tiện trong khâu quản lý cho cửa hàng, doanh nghiệp.

Các phần mềm quản lý online đều có thể truy cập mọi lúc mọi nơi với nhiều thiết bị khác nhau, trong khi đó Access không có tính năng này, nó chỉ nằm trong máy tính, không thể đưa dữ liệu lên internet. Đây được đánh giá là điểm yếu lớn nhất của phần mềm quản lý khách hàng bằng Access, thể hiện sự lạc hậu trong thời đại công nghệ số hiện nay.

• Đòi hỏi người dùng có kiến thức về công nghệ

Đa số các chủ doanh nghiệp sẽ không có quá nhiều kiến thức về công nghệ, cả nhân viên công ty cũng vậy. Tuy nhiên, việc dùng phần mềm Access lại yêu cầu kỹ năng này. Điều này gây khó khăn cho nhân viên trong quá trình sử dụng, thậm chí gặp nhiều sai sót mà không thể sửa lỗi. Trong khi đó, trên thị trường có khá nhiều phần mềm đơn giản, dễ dùng khiến cho Access khó có thể cạnh tranh được.

Dùng phần mềm Access có phải trả phí không?

Có mất phí khi dùng phần mềm quản lý khách hàng bằng Access không là vấn đề được nhiều người quan tâm. Trên thực tế, Access có hai phiên bản là miễn phí và có trả phí. Với phiên bản miễn phí, người dùng có thể tải trực tiếp phần mềm trên trang web chính thức của Microsoft và cài đặt để sử dụng. Tuy nhiên phiên bản miễn phí thường sẽ giới hạn một số chức năng, người dùng gặp khó khăn khi dùng.

Ngoài phiên bản miễn phí, Microsoft cũng cung cấp phần mềm Access có trả phí. Giá của phần mềm là khoảng 3.229.000 đồng cho 12 tháng sử dụng. Với phiên bản này, người dùng sẽ được sử dụng toàn bộ tính năng của phần mềm để phục vụ công việc quản lý khách hàng của doanh nghiệp.

Hiện nay có nhiều phiên bản crack của phần mềm Access trả phí trên thị trường. Bạn lưu ý không nên tải và sử dụng những phần mềm này vì nó có thể chứa nhiều mã độc, virus, rất dễ xâm nhập vào máy tính và lấy trộm thông tin doanh nghiệp, gây ra nhiều tổn thất không đáng có.

Phần mềm quản lý khách hàng bằng Access của Microsoft đã có trên thị trường từ lâu và được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng. Mặc dù nó không tích hợp nhiều công nghệ hiện đại như các phần mềm hiện nay nhưng nó cũng đáp ứng những yêu cầu cơ bản nhất khi quản lý khách hàng. Nếu như bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý cho doanh nghiệp của mình thì chắc chắn đây sẽ là một giải pháp tối ưu.