Quản trị hồ sơ công việc là vấn đề nan giải, gặp nhiều khó khăn và thách thức. Để giải quyết tình trạng này, lựa chọn tối ưu nhất là dùng các phần mềm quản lý hồ sơ công việc. Bài viết sau sẽ gợi ý bạn 7 sản phẩm được các nhà quản lý đánh giá cao, sử dụng nhiều thời gian gần đây.

3 khó khăn khi quản lý hồ sơ công việc

Mỗi doanh nghiệp, công ty thường có rất nhiều giấy tờ, hồ sơ cần quản lý. Việc quản trị bằng phương pháp thủ công sẽ gặp phải khá nhiều rắc rối và hạn chế, cụ thể như:

Thông tin quá tải, việc lưu trữ khó khăn

Với sự phát triển của công nghệ, người ta đã nhận ra quản lý hồ sơ công việc thủ công bộc lộ nhiều hạn chế như:

• Thiết bị phục vụ việc xử lý lưu trữ hồ sơ còn thủ công, thô sơ.
• Các công văn, giấy tờ đến và đi chủ yếu lưu theo một biểu mẫu chung, thiếu tính linh hoạt.
• Văn bản sau khi xử lý được phân loại và sắp xếp trong tut kho, không tiện tìm kiếm sau này.

Những điều này gây khó khăn khi tìm kiếm thông tin về sau, mất nhiều công sức. Chưa kể, càng ngày doanh nghiệp càng nhiều giấy tờ, khối lượng công việc tăng lên, diện tích lưu kho sẽ không đảm bảo, việc thất lạc giấy tờ cũng rất dễ xảy ra.

Tốn kém nhiều thời gian, kinh phí

Nhiều doanh nghiệp cho biết, mỗi ngày họ thường tốn khoảng hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm tài liệu. Trong khi bạn hoàn toàn có thể tối ưu việc này và dành thời gian làm những công việc khác.

Bên cạnh đó, việc lưu trữ công việc bằng giấy tờ khiến doanh nghiệp phải trả các khoản phí như bút, mực, giấy tờ, in ấn, kẹp ghim,… rất tốn kém chi phí. 

Chất lượng công việc thấp

Với việc tốn kém nhiều thời gian tìm kiếm, lưu trữ, chất lượng công việc sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều. Chưa kể việc lưu trữ hồ sơ công việc qua giấy tờ có thể bị mất cắp, số liệu không chính xác, gặp nhiều rủi ro.

Không chỉ vậy, việc dùng nhiều giấy tờ cũng gây lãng phí tài nguyên, ảnh hưởng đến môi trường do chặt nhiều cây cối để làm giấy.

Những lợi ích khi dùng phần mềm quản lý hồ sơ công việc

Vì những khó khăn trên đây, rất nhiều phần mềm quản lý hồ sơ công việc đã ra đời nhằm khắc phục những khó khăn và giúp quản trị doanh nghiệp tốt hơn.

Xem thêm

• Top 6 Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Thân Thiết Tốt Nhất

Những lợi ích mà phần mềm hô sơ công việc mang đến cho doanh nghiệp là:

• Khắc phục toàn diện, dễ dàng tình trạng khó khăn trong kiểm soát hồ sơ đang ở đâu, việc giải quyết công việc sẽ thực hiện như thế nào, ai lưu trữ và lưu trữ ở đâu,… Những thông tin này đều được lưu trữ, kiểm soát dễ dàng.
• Nhà quản lý dễ dàng theo dõi được toàn diện tình hình hoạt động củ doanh nghiệp, kịp thời đưa ra các chỉ đạo kịp thời hoặc những định hướng trong tương lai.
• Hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý cũng như ban hành các văn bản, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp mà vẫn tối ưu được thời gian sử dụng.
• Quá trình luân chuyển thông tin, văn bản qua internet sẽ đơn giản hơn, không tốn kém nhiều thời gian, công sức và kịp thời trao đổi khi cần thiết.
• Phần mềm quản lý hồ sơ công việc giúp khắc phục tình trạng dư thừa, chồng chéo thông tin, dữ liệu, hạn chế tình trạng quá tải trong quản lý.
• Đảm bảo công việc có độ chuẩn xác cao, không tốn nhiều thời gian, nhân lực và không gặp những sai sót không mong muốn.

Có nên dùng phần mềm quản lý hồ sơ công việc miễn phí

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý công việc miễn phí trên thị trường và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Nếu bạn sở hữu doanh nghiệp nhỏ, không có quá nhiều hồ sơ cần lưu trữ thì có thể dùng bản miễn phí. Nhưng nếu doanh nghiệp lớn thì nên cân nhắc chọn phiên bản trả phí.

Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo những ưu điểm và hạn chế của giải pháp này như sau:

Ưu điểm

Phần mềm quản lý hồ sơ công việc miễn phí có những ưu điểm như:

• Phần mềm hoàn toàn miễn phí, doanh nghiệp không phải trả bất kỳ khoản phí nào khi sử dụng.
• Giao diện phần mềm khá đơn giản, dễ dùng, ai cũng có thể thao tác dù không thực sự hiểu nhiều về công nghệ.
• Giải pháp có thể đáp ứng nhu cầu cơ bản trong quản lý công việc, phù hợp với những công ty nhỏ và vừa.

Hạn chế

Phần mềm miễn phí vẫn còn tồn tại một số hạn chế đối với doanh nghiệp, cụ thể:

• Không đáp ứng được những tính năng nâng cao và người dùng không thể tùy chỉnh các module.
• Người dùng không được trải nghiệm những tính năng mới, tính năng nâng cao và những công nghệ hiện đại.
• Nếu xảy ra lỗi trong quá trình sử dụng bạn sẽ không được bảo hành mà phải tự tìm kiếm phương pháp sửa chữa.

Các tính năng của phần mềm quản lý hồ sơ công việc

Đa số các phần mềm quản lý hồ sơ công việc đều có những tính năng cơ bản sau đây:

• Dễ dàng lập kế hoạch và quản lý công việc theo từng dự án, thực hiện giao việc cho nhân viên một cách cụ thể.
• Lưu trữ thông tin dễ dàng, hỗ trợ người dùng tìm kiếm và xử lý thông tin ngay trên máy tính.
• Cho phép phân quyền người dùng để tổ chức lưu trữ hồ sơ, tránh gây thay đổi thông tin.
• Cho phép cộng tác, nhận xét và chỉnh sửa tài liệu theo chỉ định từ quản lý.
• Hỗ trợ xuất dữ liệu sang file PDF, Word, Excel,…

Tiêu chí chọn lựa phần mềm quản lý hồ sơ công việc

Vì hiện nay trên thị trường có khá nhiều phần mềm quản lý hồ sơ công việc nên nhiều người không biết nên chọn giải pháp nào. Bạn có thể tham khảo một số tiêu chí sau đây khi lựa chọn phần mềm:

• Chọn giải pháp phù hợp với quy mô cũng như nguồn lực, nguồn kinh phí của doanh nghiệp.
• Ưu tiên những nhà cung cấp uy tín, đã có thương hiệu trên thị trường.
• Chọn những phần mềm mà đội ngũ chăm sóc khách hàng tư vấn nhiệt tình 24/7.
• Nên chọn những giải pháp có tính bảo mật cao để tránh những thông tin của tổ chức bị đánh cắp.
• Nếu có kinh phí hãy chọn phần mềm ERP để quản lý công việc, hồ sơ.

Top 7+ phần mềm quản lý hồ sơ công việc tốt nhất hiện nay

Sau đây là một số phần mềm quản lý công việc được nhiều doanh nghiệp tin dùng thời gian gần đây:

Phần mềm Mona PMS

Phần mềm quản lý công việc Mona PMS có khả năng hỗ trợ toàn diện, hiệu quả cho quá trình lưu trữ cũng như tra cứu tài liệu hiện đại, nhanh chóng và bảo mật cao. Nhờ đó, việc có thể tin học hóa, hiện đại hóa công tác văn thư của từng doanh nghiệp sẽ được thực hiện tốt. Các thông tin, văn bản được lưu trữ, quản lý một cách toàn diện và hiệu quả theo yêu cầu của nhà quản lý.

Đọc nhiều

• Top 7+ Phần Mềm Quản Lý Kinh Doanh Hiệu Quả Nhất

Với phần mềm Mona PMS, việc tra cứu văn bản hoặc những công văn theo từng tiêu chí cụ thể như đưa ra ký hiệu, ngày ban hành, nội dung ban hành,… cũng thực hiện rất tốt. Nhờ đó, việc quản lý và khai thác văn bản, công văn của từng đơn vị được thực hiện dễ dàng, đạt hiệu quả cao hơn so với phương pháp thủ công.

Phần mềm quản lý hồ sơ công việc Mona PMS có giao diện vô cùng thân thiện với mọi đối tượng người dùng nên ai cũng có thể sử dụng để quản lý công việc một cách thuận lợi. Ngay cả những nhân viên không có nhiều kiến thức liên quan đến công nghệ thông tin cũng dễ dàng sử dụng được để giải quyết công việc.

Phần mềm quản lý hồ sơ công việc CloudOffice

CloudOffice cũng là phần mềm quản lý công việc hằng ngày được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Đây là giải pháp được tích hợp nhiều tính năng hiện đại, đáp ứng mọi yêu cầu sử dụng của tổ chức trong quản lý văn bản.

CloudOffice được phát triển là hệ thống phần mềm giúp quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ và hỗ trợ điều hành quản trị doanh nghiệp toàn diện, chuyên nghiệp. Giải pháp có thiết kế khá chỉn chu, khoa học, được nhiều nhà quản lý đánh giá cao và có thể tối ưu tối đa năng suất làm việc.

Ngoài ra, phần mềm còn có đầy đủ tính năng cần thiết giúp trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, điều hành công việc chuyên nghiệp trực tuyến,… Có thể thấy đây là giải pháp vô cùng chất lượng và hữu ích để giúp quản lý công việc.

Phần mềm quản lý hồ sơ công việc IBom.Doc

Một phần mềm quản lý hồ sơ công việc tốt khi nó có nhiều ưu điểm, nhiều tính năng, đáp ứng được nhu cầu sử dụng của người dùng, được nhiều doanh nghiệp tin tưởng. IBom.Doc đã làm rất tốt điều này và trở thành công cụ đắc lực giúp nâng cao hiệu quả làm việc.

IBom.Doc có khả năng hỗ trợ tốt cho việc quản lý hồ sơ văn bản, hồ sơ lưu trữ cho công tác văn thư được thực hiện toàn diện trên một hệ thống. Nó đảm bảo sự nhanh gọn, khoa học, chính xác và rõ ràng, giúp việc quản lý thuận tiện hơn rất nhiều. Nhờ đó, năng suất làm việc và hiệu quả kinh doanh cũng được tăng lên.

IBom.Doc cũng có thể giảm tình trạng thất lạc dữ liệu, hỗ trợ việc tìm kiếm trở nên thuận lợi hơn, đạt hiệu quả cao. Ngoài ra, phần mềm cũng có nhiều ưu điểm như giao diện dễ nhìn, có nhiều tính năng phổ biến,… đáp ứng mọi yêu cầu làm việc của công ty.

Phần mềm DocEye

DocEye là phần mềm quản trị hồ sơ công việc dựa trên những công nghệ quản trị tài liệu tiên tiến trên thế giới. Với DocEye, tất cả những tính năng đều gắn với nhu cầu thực tế của đơn vị, doanh nghiệp và tổ chức.

DocEye giúp thu nhận, quản lý và lưu trữ khối lượng thông tin lớn. Nó tích hợp toàn bộ thông tin phi cấu trúc như văn bản, video, audio, email,…. Đây là giải pháp đến từ công ty FSI nghiên cứu, phát triển.

Với phần mềm, hồ sơ của cơ quan, doanh nghiệp được tập hợp trên một hệ thống quản lý, hạn chế tình trạng hồ sơ bị hỏng, thất lạc, giúp quá trình làm việc thuận lợi, chuyên nghiệp hơn.

Các thông tin quan trọng của đơn vị cũng được lưu trữ trên một kho lưu trữ số để nhân viên có thể tìm kiếm và khai thác thông tin một cách dễ dàng nhất. Việc chia sẻ thông tin cũng nhanh chóng hơn, không bị giới hạn bởi không gian và thời gian.

Đây được đánh giá là giải pháp vô cùng thông minh, hiện đại, tăng sự chuyên nghiệp cho tổ chức và giúp khách hàng, đối tác tin tưởng hơn.

Phần mềm LacViet

Phần mềm quản lý hồ sơ công việc LacViet là một giải pháp được sử dụng phổ biến tại các công ty, tổ chức. Giải pháp giúp hỗ trợ việc quản lý, lưu trữ và tìm kiếm thông tin nhanh chóng, dễ dàng, khoa học. Bên cạnh đó, phần mềm cũng giúp việc xử lý hồ sơ tiết kiệm thời gian hơn, việc thực hiện các yêu cầu chuyên nghiệp, giảm những chi phí không cần thiết.

Thông tin hữu ích

• TOP 10+ Phần Mềm Quản Lý Công Việc Trên Điện Thoại Tốt Nhất

Với phần mềm, việc lưu trữ hồ sơ tại các phòng ban đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều. Các thông tin cũng đa dạng về chủng loại, khả năng lưu trữ thông tin lớn, khả năng tìm kiếm thông tin nhanh và giúp việc quản lý dữ liệu mang đến hiệu quả cao hơn.

Các thông tin được lưu trữ trên LacViet sẽ được phân loại theo từng mục để dễ dàng tìm kiếm thông tin, tra cứu, tránh tốn kém thời gian. Phần mềm cũng được bảo mật khá tốt nên bạn sẽ không phải lo lắng về việc dữ liệu bị rò rỉ, đánh cắp.

Phần mềm quản lý hồ sơ công việc DMS Đông Tây

DMS Đông Tây là giải pháp hàng đầu trong việc lưu trữ thông tin, hồ sơ giấy tờ cho doanh nghiệp, khắc phục những nhược điểm của phương pháp truyền thống.  Sản phẩm được xây dựng với nhiều chức năng hiện đại, giao diện trực quan và là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp.

Không còn tình trạng quản lý hồ sơ, giấy tờ, dữ liệu thủ công, chiếm nhiều thời gian của nhân viên, DMS Đông Tây giúp tối ưu hóa các hoạt động này trên thiết bị máy tính. Nhà quản lý có thể thỏa sức quản lý, phân loại hồ sơ chuyên nghiệp, hiện đại. Sản phẩm có thể dùng cho nhiều doanh nghiệp ở các lĩnh vực khác nhau, doanh nghiệp lớn hay nhỏ đều có thể sử dụng.

Để đáp ứng tính bảo mật, DMS Đông Tây có tính năng phân quyền, phân cấp hồ sơ giúp nhà quản lý yên tâm khi quản lý và lưu trữ thông tin. Các nhân viên theo cấp bậc và quyền hạn sẽ có thể lưu trữ, tra cứu tài liệu phù hợp với đặc thù công việc. Bên cạnh đó, các tài liệu cũng được phân nhóm rõ ràng để thuận tiện tra cứu, tìm hiểu nếu cần thiết.

DMS Đông Tây cũng có tích hợp phần mềm quản lý nhân sự, chấm công, tính lương nên được khá nhiều tổ chức lựa chọn.

Phần mềm eFile

eFile là giải pháp quản lý hồ sơ tối ưu dành cho những doanh nghiệp muốn quản lý hồ sơ công việc khoa học, chi tiết. Sản phẩm được tích hợp đầy đủ những tính năng hỗ trợ quản lý hồ sơ, tài liệu, đảm bảo phân hệ tương ứng cho những nhóm, nâng cao hiệu quả làm việc. Đây là giải pháp giúp giảm thiểu thời gian quản lý cũng như tiết kiệm các chi phí khi tiến hành thực hiện công việc.

Phần mềm hỗ trợ khai thác dữ liệu, truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi, trên nhiều thiết bị và có thể tùy biến thay đổi ngôn ngữ, giao diện. Khi dùng eFile, bạn sẽ không tốn nhiều thời gian để tìm kiếm, truy xuất thông tin. Sản phẩm có thể tự động số hóa tài liệu, báo cáo thống kê các biểu mẫu, thiết lập báo cáo theo yêu cầu. Bạn có thể dễ dàng sử dụng, thao tác trên phần mềm mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.

Đây là giải pháp khá phù hợp nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý hồ sơ công việc dễ dùng, có đủ tính năng. Ngoài ra, sản phẩm cũng có khả năng bảo mật tốt, không làm dữ liệu của doanh nghiệp bị rò rỉ ra bên ngoài.

Có thể nói, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, những phương pháp thủ công đã không còn phù hợp. Trên đây là 7 phần mềm quản lý hồ sơ công việc bạn có thể tham khảo. Hy vọng với những thông tin này bạn có thể chọn được giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.