Hiện nay, việc dùng phần mềm quản lý trong kinh doanh được rất nhiều công ty áp dụng để hạn chế sai sót. Với những đơn vị dùng hệ điều hành Windows, phần mềm quản lý bán hàng bằng Access là cái tên không còn xa lạ. Vậy nó có những đặc điểm gì, các thành phần trong bảng ra sao, cách tạo Access như thế nào?

Phần mềm quản lý bán hàng bằng Access là gì?

Rất nhiều doanh nghiệp muốn giảm bớt chi phí không cần thiết nên các phần mềm quản lý ngày càng được sử dụng phổ biến. Phần mềm quản lý bán hàng bằng Access là giải pháp được nhiều người tin dùng bên cạnh các phần mềm quản lý khách hàng bằng access hay phần mềm quản lý nhân sự.

Access hay Microsoft Office Access (MS Access) là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu của Microsoft. Nó là một hệ thống quản lý các cơ sở dữ liệu hoặc hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, đóng vai trò giúp người dùng lưu trữ và quản lý thông tin nhanh chóng.

Access là phần mềm được dùng rộng rãi trên các máy tính có hệ điều hành Windows. Theo nhà sản xuất, phần mềm không chỉ giúp tạo cơ sở dữ liệu và còn tạo ra ứng dụng giúp quản lý bán hàng, quản lý doanh nghiệp dễ dàng với khả năng bảo mật khá tốt.

Các thành phần có trong phần mềm quản lý bán hàng bằng Access

Để có thể dùng phần mềm quản lý bán hàng Access thành thạo, bạn cần nắm được những mục cơ bản của giải pháp này.

• Bảng – Table

Đây là bảng chứa thông tin liên quan đến nhau để tạo thành một cơ sở dữ liệu khoa học và logic. Bạn có thể dễ dàng tạo ra một ứng dụng mới trong vài phút với các mẫu bảng và theo dõi các ứng dụng tùy chỉnh tự tạo của mình. Hãy vào hộp văn bản chọn Thêm bảng, nhập nội dung và chọn những bảng liên quan đến nhau. Sau đó, theo dõi, xác định mối quan hệ và quy tắc giữa chúng.

• Biểu mẫu – Form

Form là dạng điền thông tin, tại đây bạn sẽ lưu trữ, điều các thông tin về bán hàng, thay đổi dữ liệu. Tất cả sẽ hiển thị trên màn hình làm việc để bạn có thể kiểm tra trực tiếp các thông tin liên quan.

Xem thêm

• 8+ Phần Mềm Quản Lý Công Việc Miễn Phí Linh Hoạt, Dễ Dùng

• Truy vấn – Query

Truy vấn sử dụng nhằm mục đích truy vấn một đối tượng liên quan cho 1 vùng làm việc nhất định. 

• Bảng ghi – Record 

Bảng ghi là dạng thông tin, mỗi thông tin được tính là 1 thẻ. Với khách hàng thì đó thường là sở thích, thu nhập,…

• Bảng trường – Field

Bảng trường là một thông tin tạo từ bảng ghi với các mục như tên, địa chỉ, liên lạc,… Nó thường được dùng để đảm bảo số liệu đầy đủ, không bị đánh cắp, thất lạc.

Những tính năng, lợi ích của phần mềm Access

Phần mềm quản lý khách hàng bằng Access có nhiều tính năng và khả năng bảo mật cao, nó giúp nhiều cửa hàng, doanh nghiệp dễ dàng quản lý với cơ sở dữ liệu vô cùng lớn.

Khi sử dụng Microsoft Access, người dùng sẽ thấy nhận được nhiều lợi ích như:

• Áp dụng dễ dàng cho những cửa hàng nhỏ và vừa, phù hợp với nhiều đối tượng, nhiều ngành nghề kinh doanh khác nhau.
• Phần mềm có nhiều tính năng hiện đại nhờ việc ứng dụng công nghệ mã hóa nới và mật khẩu cho cơ sở dữ liệu.
• Access giúp phân quyền chi tiết cho nhân viên, đảm bảo quyền lợi của nhân viên và hạn chế tình trạng lạm quyền trong công ty.
• Có thể liên kết với nhiều nguồn cơ sở dữ liệu bên ngoài như tệp văn bản, sổ làm việc trong excel, cơ sỡ dữ liệu khác một cách thuận tiện, dễ dàng.
• Phần mềm có tính chính xác khá cao nhờ khả năng sắp xếp, sàng lọc và phân tích nhiều loại dữ liệu.
• Access có thể làm việc với các khối dữ liệu lớn, tốc độ xử lý rất nhanh dù cho phải quản lý nhiều nội dung chi tiết.

Những hạn chế của phần mềm quản lý bán hàng bằng Access

Mặc dù có nhiều tính năng và lợi ích vượt trội nhưng dùng phần mềm Access cũng có một số khó khăn, hạn chế như:

• Khó khăn khi quản lý dữ liệu lớn

Các cửa hàng sẽ ngày một phát triển trong kinh doanh, thông tin về cơ sở dữ liệu cũng ngày càng phức tạp. Vậy nên việc quản lý khách hàng bằng Access sẽ không thực sự tối ưu và gây ra nhiều khó khăn khi kiểm soát cơ sở dữ liệu lớn.

Khi việc quản lý không tối ưu, xử lý dữ liệu khách hàng sai sót sẽ khiến chủ doanh nghiệp đưa ra những quyết định sai lầm, ảnh hưởng đến việc kinh doanh.

• Khó khăn khi triển khai hệ thống qua Internet

Công nghệ thông tin ngày một phát triển và internet cũng được áp dụng nhiều trong quản lý để tăng khả năng kiểm soát, tạo sự linh hoạt. Tuy vậy, khi dùng Access, người dùng sẽ khó khăn khi triển khai các hệ thống qua mạng khiến hệ thống không thể cải thiện, nâng cấp.

• Gây khó khăn khi dùng

Không phải nhân viên, chủ cửa hàng nào cũng có kiến thức trong việc dùng các sản phẩm phần mềm công nghệ phức tạp. Do vậy, việc quản lý bán hàng bằng Access có thể gây khó khăn cho nhiều người trong quá trình sử dụng.

• Không phù hợp với nhóm

Access thường thiết kế cho 1 người dùng và nó gặp nhiều vấn đề liên quan đến hiệu suất nếu quá nhiều người dùng truy cập qua mạng cục bộ. Mặc dù nhà sản xuất thông tin rằng có thể dùng với 255 người, nhưng thực tế, chỉ với 5 – 10 người phần mềm đã rất chậm.

Các bước khởi tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access

Access là phần mềm khá phổ thông, hướng đến mọi đối tượng người dùng. Vậy nên việc khởi tạo và sử dụng cũng khá đơn giản và bạn chỉ cần thực hiện theo 4 bước cơ bản sau đây:

Tạo cơ sở dữ liệu cho phần mềm

Để tạo cơ sở dữ liệu mới cho phần mềm quản lý bán hàng, bạn chọn File rồi chọn New. Tại đây, Access sẽ đưa cho bạn những dạng tệp khác nhau, bạn có thể tùy chọn bảng dữ liệu trống hoặc chọn mẫu có sẵn để chỉnh sửa. Ngay sau đó, hãy tiến hành đặt tên cho bảng ngay từ đầu để tránh nhầm lẫn giữa các file.

Nhập dữ liệu cho phần mềm

Khi nhập dữ liệu cho phần mềm, bạn cần lưu ý xác thực cấu trúc của dữ liệu. Phần mềm Access cung cấp cho người dùng khá nhiều định dạng dữ liệu nư bảng báo cáo, biểu mẫu, truy vấn,… bạn hãy sử dụng cấu trúc phù hợp nhất với nhu cầu.

Sau đó, bạn hãy tạo nội dung cho Access bằng cách thêm nội dung vào tập tin ở các vị trí cụ thể. Với phần mềm quản lý bán hàng bằng Access, bạn có thể chia sẻ và lấy thông tin nhanh chóng từ một tệp tài liệu khác bằng cách chọn tab dữ liệu ngoài, sau đó chuyển vị trí tập chứa dữ liệu sang tập tin muốn nhập.

Vì bộ nhớ của Access là giới hạn, nên bạn lưu ý chắt lọc những thông quan trọng, dùng thêm công cụ liên kết để giảm thiểu bộ nhớ.

Tạo mối quan hệ giữa các bảng

Khi đã nhập dữ liệu thành công, bạn có thể quản ý bán hàng bằng Access thông qua việc tạo các bảng truy vấn đề quản lý dữ liệu rộng hơn cũng như cấp quyền cho nhân viên, quản lý. Bạn cũng cần thiết lập mối quan hệ giữa các bảng để tạo sự liên kết bằng các bước sau:

• Chọn tab Database Tool – Công cụ cơ sở dữ liệu và ấn Relationships – Liên hệ.
• Kéo trường muốn đặt khóa ngoài vào trường muốn tạo và ấn Create. Lúc này màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ tạo liên kết giữa các trường.
• Cuối cùng, bạn chọn Enforce Referential Integrity – Buộc tham chiếu toàn vẹn khi tạo liên hệ là hoàn thành.

Tạo truy vấn

Tạo truy vấn là bước khá quan trọng, phức tạp trong 4 bước tạo phần mềm quản lý bán hàng bằng Access. Nó đòi hỏi bạn nắm rõ các truy vấn và công cụ có trong Access. Các bước thực hiện bao gồm:

• Mở công cụ Query Design, chọn Thiết kế truy vấn.
• Nhận chọn bảng bạn muốn chạy truy vấn.
• Tiến hành nhấn chuột vào cột truy vấn và thiết kế bảng.
• Chọn Run để xem kết quả và lưu lại truy vấn sau khi hoàn thành.

Thông tin hữu ích

• Tổng Hợp 10 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Quán Cafe Tốt Nhất

Những câu hỏi thường gặp khi dùng phần mềm quản lý bán hàng bằng Access

Có một số câu hỏi và người dùng thường thắc mắc khi dùng Access, sau đây Weup sẽ giải đáp đến bạn đọc chi tiết.

• Phần mềm quản lý bán hàng bằng Access có bị loại bỏ dần không?

Câu trả lời là không. Microsoft không có kế hoạch chấm dứt Access và họ cam kết phát triển nó. Người quản lý của phần mềm xác nhận Microsoft sẽ tiếp tục phát triển và đưa nó vào các bản phát hành Office trong tương lai.

• Access có phiên bản trực tuyến không?

Microsoft cố gắng tạo phiên bản trực tuyến của Access, dùng ứng dụng web hoặc dùng SharePoint. Tuy nhiên có rất nhiều doanh nghiệp đang lưu trữ cơ sở dữ liệu Access trên máy tính để bàn của họ trên đám mây hay máy tính để bàn dưới dạng dịch vụ. 

Các dịch vụ này cho phép bạn chạy Access trên đám mây mà không cần mã hóa lại. Vậy nên có thể nói là dùng được Access phiên bản trực tuyến.

• Phần mềm Access có còn phù hợp không?

Access hiện nay vẫn rất phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Vậy nên có thể khẳng định phần mềm vẫn còn phù hợp để quản lý khách hàng, doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý bán hàng bằng Access đã có mặt trên thị trường từ lâu mà là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để quản lý hiệu quả thì có thể tham khảo phần mềm này.