Phần mềm ERP là gì? Ưu nhược điểm của ERP? Những doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm quản trị ERP? Tất cả những thông tin này sẽ được chúng tôi giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản trị phù hợp với doanh nghiệp mình, đừng bỏ qua nội dung sau.

Định nghĩa phần mềm ERP là gì?

ERP là tên viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning, có nghĩa “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP được hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-on có khả năng tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất. Phần mềm tự động hóa từ A đến Z tất cả các hoạt động liên quan đến tài nguyên của doanh nghiệp, cụ thể là tài chính, kế toán, nhân sự, quan hệ khách hàng, hàng hóa,… Vì thế chúng còn được gọi là hệ thống ERP trong doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP được xây dựng với mục đích là tạo nên một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt giữa các phòng, ban, khâu hoạt động, tương tự như phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp, quản lý mua hàng, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…

Không chỉ vậy, phần mềm này còn được kỳ vọng có thể thay thế toàn bộ các phần mềm quản lý nhỏ lẻ, rời rạc khác nhằm tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc cho doanh nghiệp.

Được biết ERP xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner sử dụng nó để mở rộng cho MRP (Manufacturing Resources Planning), đây cũng là một trong những phần mềm quản lý. Thế nhưng MRP chỉ tập trung chủ yếu cho việc sản xuất hàng hóa.

Đến giữa năm 1990, ERP đã được áp dụng cho hầu hết tất cả các mảng của một doanh nghiệp, không chỉ dừng lại ở khâu sản xuất.

Các công ty phần mềm ERP hiện nay đã tạo ra một quy trình làm việc theo hướng tự động hóa hoàn toàn. Nó cho phép công ty thành lập một hệ thống phức tạp với các chuỗi văn phòng thực hiện đầy đủ mọi chức năng như công tác kế toán, bán hàng, lập kế hoạch, nhân lực, sản xuất, hàng tồn kho,… Các hoạt động được kết nối trong cùng một hệ thống cơ sở dữ liệu duy nhất, đồng bộ hóa cho toàn doanh nghiệp.

Ngoài ra phần mềm quản lý ERP còn là công cụ giúp doanh nghiệp thực hiện việc chuyển đổi số một cách nhanh chóng. Quá trình này sẽ bắt đầu bằng việc chuẩn hóa số liệu, thống nhất quy trình làm việc và số hóa thông tin.

Các thành phần chính của ERP

Hệ thống phần mềm ERP giúp doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chức năng trong hoạt động kinh doanh. Việc này trước đây được thực hiện bởi nhiều phần mềm độc lập nhỏ hơn, hoặc do nhiều đối tượng cá nhân theo dõi, quản lý. Việc ra đời phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như công sức trong quá trình quản lý.

Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ có những phân hệ bao gồm:

• Phân hệ Kế toán tài chính (Finance)
• Phân hệ Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
• Phân hệ Quản lý mua hàng (Purchase Control)
• Phân hệ Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
• Phân hệ Quản lý dự án (Project Management)
• Phân hệ Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
• Phân hệ Quản lý dịch vụ (Service Management)
• Phân hệ Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
• Phân hệ Báo cáo thuế (Tax Reports)
• Phân hệ Báo cáo quản trị (Management Reporting)

Ở một số phần mềm quản lý ERP hiện đại sẽ có thêm giải pháp liên kết các module cố định với thiết bị hỗ trợ bao gồm: Thiết bị quét mã vạch, điện thoại di động, máy tính cầm tay,…

Xem thêm: Top 7 Phần Mềm ERP Mã Nguồn Mở Và Tính Năng Cơ Bản

Đặc trưng của phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP

Để phân biệt ERP với những phần mềm quản lý doanh nghiệp phổ biến hiện nay chúng ta có thể chỉ ra 4 đặc trưng cơ bản như sau:

• Đầu tiên, ERP là một hệ thống phần mềm quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất. Mọi thành viên trong doanh nghiệp (từ quản lý đến nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng sẽ được xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự và thống nhất.
• Thứ 2, ERP là phần mềm hỗ trợ, không phải dây chuyền sản xuất tự động có thể thay thế sức người.
• Thứ 3, ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc, kế hoạch rõ ràng và đồng nhất. Các nhân viên với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định cụ thể từ trước cùng với một quy định nhất quán, chặt chẽ. Hơn nữa kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng phải được lập ra định kỳ theo tuần, tháng, năm. Đặc trưng này tương tự phần mềm quản lý công việc thông minh.
• Thứ 4, ERP là hệ thống quản lý liên kết giữa các phòng ban trong công ty để chúng hoạt động, trao đổi, cộng tác qua lại theo một quy trình thống nhất, chặt chẽ, không phải mỗi phòng ban là một cát cứ riêng biệt.

Phân biệt sự khác nhau giữa ERP và phần mềm quản lý riêng lẻ

Sự khác biệt cơ bản nhất giữa ERP và các phần mềm quản lý riêng lẻ chính là sự tích hợp, thống nhất. Thông thường mỗi phòng ban trong cùng một công ty sẽ sử dụng phần mềm quản lý độc lập, ví dụ như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm bán hàng,…

Việc chuyển thông tin giữa các bộ phận, phòng ban này thường thực hiện bằng phương pháp thủ công là copy file, gửi folder qua mail hoặc usb,… Hình thức trao đổi thông tin này rất khó kiểm soát, hơn nữa không đảm bảo tính bảo mật, hiệu suất thấp.

Thế nhưng ERP là một phần mềm duy nhất nhưng lại cung cấp các module đầy đủ chức năng tương tự như những phần mềm quản lý riêng lẻ. Hơn nữa module này có khả năng tích hợp rất cao, giúp các thông tệp dữ liệu sử dụng một ngôn ngữ chung, từ đó tránh tình trạng file của phần mềm quản lý riêng lẻ này là một “người lạ” trong phần mềm của bộ phận khác.

Không những vậy, phần mềm ERP cung cấp các module chuyên dụng cho từng bộ phận doanh nghiệp. Nó cũng xử lý các quy trình sản xuất một cách chuyên nghiệp nhất. Điểm khác biệt tiếp theo của hệ thống phần mềm ERP là nó thu thập các thông tin chi tiết từ nhiều bước trong quy trình khác nhau, từ đó gia tăng hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp.

Nói tóm lại, hệ thống quản lý ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo một quy trình thống nhất, chuyên nghiệp.

Tham khảo: Top 12 Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp Không Nên Bỏ Qua

Phần mềm quản lý ERP phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Với những đặc trưng và lợi ích mà ERP mang lại, các doanh nghiệp có lẽ phải cân nhắc về việc đưa phần mềm vào hoạt động quản lý của mình. Vậy những doanh nghiệp như thế nào nên sử dụng phần mềm quản trị ERP?

Đáp án cho câu hỏi này chính là bất kể doanh nghiệp là cũng có thể áp dụng phần mềm quản trị ERP vào trong khâu quản lý, điều hành của mình. Cụ thể những dấu hiệu cho thấy một doanh nghiệp nên sử dụng ERP để tối ưu hoạt động là:

• Doanh nghiệp thường xuyên xảy ra những sai sót trong quá trình truy xuất, nhập dữ liệu. Hoặc số liệu giữa các bộ phận, phòng ban trong công ty thường gặp phải vấn đề về sai sót, chênh lệch. Ví dụ như chênh lệch về số lượng hàng tồn kho và hàng xuất kho, hóa đơn hàng bị chồng chéo,…
• Những doanh nghiệp có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh, đột biến và đang có nhu cầu mở rộng kinh doanh, chi nhánh, khai thác các dịch vụ mới. Để vận hành và thích ứng với một mô hình kinh doanh lớn hơn, phẩm mềm ERP sẽ là lựa chọn hoàn hảo giúp doanh nghiệp tránh khỏi rủi ro trong quá trình mở rộng.
• Doanh nghiệp đang làm việc với bộ máy quản lý cồng kềnh nhưng hiệu quả đạt được kém, muốn tái cấu trúc tổng thể, “thay máu” cho toàn bộ hệ thống. Với phần mềm quản lý ERP, doanh nghiệp có thể thay thế toàn bộ tính năng của các phần mềm quản lý rời rạc trước đó. Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng năng suất giải quyết công việc.
• Doanh nghiệp đang muốn thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả. Lúc này việc áp dụng hệ thống phần mềm ERP vào quản lý, điều hành là vô cùng cần thiết.

Những lợi ích hệ thống phần mềm ERP mang đến cho doanh nghiệp

Rất nhiều người đặt ra câu hỏi tại sao nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đều triển khai hệ thống phần mềm ERP? Dưới đây là những lợi ích mà ERP mang đến cho doanh nghiệp, lý giải vì sao nó được ưa chuộng đến thế.

Quản trị tài chính – kế toán

Để nắm được những thông tin tài chính của một doanh nghiệp, người quản lý cần biết rõ các chỉ số báo cáo, số liệu từ nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau. Chính điều này có thể tạo ra sự chênh lệch, thiếu đồng nhất, gây khó khăn trong công tác quản lý.

Với phần mềm ERP, mọi thứ liên quan đến tài chính sẽ được tổng hợp một cách đồng nhất. Dữ liệu tập hợp về sẽ được lưu trữ ở một nơi với một phiên bản xuyên suốt tất cả các phòng ban, bộ phận, chi nhánh.

Tìm hiểu ngay: 13 Phần Mềm Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất Hiện Nay

Trường hợp có bất kỳ sự thay đổi nào về con số, tất cả những thông tin liên quan sẽ được tự động tính toán, hiển thị lại đảm bảo sự trùng khớp, hạn chế sai sót trong từng thủ thuật tính toán, ngăn ngừa tiêu cực tài chính doanh nghiệp.

Khi áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, chủ doanh nghiệp sẽ không phải đợi đến cuối tháng hay cuối quý để tổng hợp số liệu, báo cáo. Thay vào đó, chủ doanh nghiệp có thể theo dõi, giám sát hoạt động tài chính của công ty bất cứ lúc nào. Từ đó kịp thời phân tích, đánh giá và điều chỉnh để có những hướng đi phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Quản lý tốt quan hệ khách hàng

Thời đại 4.0 hiện nay khách hàng không chỉ là thượng đế mà còn là nguồn tài sản vô hình, yếu tố cạnh tranh quyết định của nhiều doanh nghiệp. Khách hàng sẽ là người mang đến lợi nhuận cho doanh nghiệp, vì thế các hoạt động chăm sóc khách hàng cần được coi trọng, làm sao để họ tiếp tục sử dụng dịch vụ, sản phẩm của mình, đồng thời trở thành đối tác lâu dài giúp quảng bá thương hiệu.

Với phần mềm quản lý ERP sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện tốt nhất nhiệm vụ này. Theo đó ERP sẽ lưu trữ những thông khác nhau của khách hàng như: Tên, tuổi, địa chỉ, đã sử dụng sản phẩm gì, đang có vướng mắc về vấn đề gì,… Tiếp theo ERP giúp doanh nghiệp phân tích, báo cáo toàn bộ thông tin khách hàng, lịch sử tương tác, giao dịch, tiếp cận để doanh nghiệp có thể quản lý, chăm sóc, phục vụ khách hàng tốt hơn, tăng sự hài lòng và mức độ tín nhiệm.

Ngoài ra, dữ liệu khách hàng được lưu trữ trên phần mềm ERP đảm bảo tính bảo mật cao, hạn chế tình trạng thất thoát thông tin khách hàng.

Xem thêm: Tổng Hợp 12 Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Chất Lượng Nhất

Tối ưu trong quá trình quản trị nguồn nhân lực

Để quản lý tốt hàng chục, hàng trăm, thậm chí hàng nghìn nhân sự cùng một lúc là điều không hề dễ dàng, nhất là với những doanh nghiệp sở hữu nhiều chi nhánh. Việc theo dõi sát sao từng nhân sự về vấn đề giờ làm, giờ tan ca, khối lượng công việc, mức độ hoàn thành nhiệm vụ,… là điều bất khả thi.

Thế nhưng với hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, công tác quản lý này sẽ trở nên dễ dàng, đơn giản hơn rất nhiều. Theo đó người quản lý có thể nắm được toàn bộ khung giờ làm việc, tan ca, khối lượng và chất lượng công việc của từng nhân viên, từ đó đưa ra phương án điều chỉnh thích hợp cũng như thay đổi mức lương, chính sách đãi ngộ sao cho phù hợp nhất.

Mọi công tác liên quan đến quản lý nhân sự như: Quản lý hợp đồng lao động, quản lý hồ sơ nhân viên, bảng chấm công, bảng lương, chế độ thưởng, bảo hiểm xã hội,… sẽ được ERP cập nhật tự động hóa. Việc này giúp quá trình tra cứu, kiểm soát, giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn.

Quá trình làm việc của nhân viên cũng sẽ được giám sát và quản lý tối ưu nhờ sử dụng ERP. Theo đó kết quả công việc theo từng ngày, từng tuần, từng tháng của mỗi nhân sự sẽ được ERP lưu trữ cẩn thận.

Hay như nhân viên của bạn đang đảm nhiệm những công việc trong một ngày, tiến độ công việc thế nào, bán được bao nhiêu hàng, đem về doanh thu bao nhiêu,… người quản lý đều có thể nắm rõ thông quan ERP.

Một số phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhân viên với nhiệm vụ thích hợp với thế mạnh của họ, nhờ vậy giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý.

Không chỉ vậy, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP còn cho phép chủ doanh nghiệp giao tiếp với nhân viên thông qua mạng xã hội nội bộ. Việc này giúp quản lý doanh nghiệp thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng của nhân viên, từ đó nhanh chóng giải đáp mọi thắc mắc, tạo sự gắn kết giữa doanh nghiệp và cán bộ nhân viên.

Nâng cao năng suất làm việc

Trong quá trình vận hành và sản xuất, doanh nghiệp càng lớn, khối lượng công việc càng nhiều. Các khâu, công đoạn làm việc của nhân viên cũng vì thế trở nên phức tạp hơn. Lúc này, phần mềm ERP sẽ là công cụ tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ khâu chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến khi ra đời thành phẩm, quản lý đầu vào đầu ra, đóng gói cũng như nhiều công đoạn khác trong quá trình sản xuất.

Việc sử dụng một phần mềm hệ thống máy tính duy nhất sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí đồng thời tăng năng suất, giảm số nhân viên cần có để thực hiện công việc.

Mang đến hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho

Việc kiểm soát hàng tồn kho, nguyên vật liệu thường tốn rất nhiều thời gian và công sức, nhân lực của doanh nghiệp nếu thực hiện kiểm kê theo cách thủ công. Tuy nhiên với phần mềm ERP, việc quản lý số hàng tồn kho sẽ được thực hiện tự động hóa mà không tốn thời gian, công sức.

Hệ thống ERP trong doanh nghiệp có tính năng tương tự các phần mềm quản lý kho miễn phí và có phí, giúp kiểm soát xem trong kho hiện tại còn bao nhiêu hàng, được cất ở vị trí nào, nguyên vật liệu còn nhiều hay ít,… Từ đó chủ doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được tình hình hàng hóa trong kho, đưa ra điều chỉnh lượng hàng phù hợp để tránh lãng phí, thất thoát.

Cũng tương tự như những phần mềm khác, ERP giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo đơn vị tính toán khác nhau, mã quy cách, thời gian nhập kho, hạn sử dụng,…

Thuận tiện liên lạc

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP sẽ giúp việc liên lạc, tương tác giữa các phòng ban trong cùng một công ty trở nên đơn giản dơn. Quan trọng hơn nữa là ERP sẽ giúp giảm xung đột quyền lợi giữa các bộ phận làm cùng nhau.

Các phần mềm quản lý ERP phổ biến hiện nay tại Việt Nam

Trên thị trường Việt Nam hiện nay đang sử dụng 3 phần mềm quản lý ERP cơ bản, đó là:

• Phần mềm ERP đóng gói: Đây là phần mềm được nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ nhiều cuộc khảo sát thực tế các nghiệp vụ, lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp. Từ những dữ liệu thu thập được sẽ kết hợp với chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp để xây dựng nên một mô hình tổng thể và phù hợp nhất.
• Phần mềm ERP viết theo yêu cầu: Đây là phần mềm được nhà sản xuất cung cấp thiết kế, xây dựng phù hợp những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng, do chính doanh nghiệp đưa ra yêu cầu để phát triển. Tuy nhiên phần mềm ERP được viết theo yêu cầu thường có mức giá khá cao, thời gian triển khai lâu. Kiểu phần mềm này phù hợp với những doanh nghiệp, tập đoàn có quy mô lớn.
• Phần mềm ERP nước ngoài: Đây là phần mềm có công nghệ cao, quy trình quản lý đạt chuẩn nhưng chi phí cần trả rất cao. Hơn nữa nhiều phần trong ERP không phù hợp với tình hình doanh nghiệp trong nước. Một số thương hiệu phần mềm ERP nước ngoài nổi tiếng như: SAP< Sage, Oracle,…

Xem thêm: Tổng Hợp Các Phần Mềm ERP Hiện Nay Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp

8 bước để chọn một giải pháp ERP phù hợp với từng doanh nghiệp

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp của mình, hoặc nâng cấp hệ thống hiện có hãy tham khảo 8 bước đơn giản sau:

• Bước 1 – Đánh giá: Để chọn được một giải pháp ERP phù hợp bạn cần tập hợp những thành viên lãnh đạo của công ty, triển khai các cuộc hội thoại ban đầu về ERP. Hãy chắc chắn rằng mọi người đều minh bạch trong quá trình đánh giá các nhà cung cấp phần mềm.
• Bước 2 – Tiến hành đánh giá: Ở bước này bạn cần nghiêm túc nhìn vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đánh giá những hoạt động nào đang diễn ra tốt, công ty đang đối mặt với những thách thức nào, bạn nghĩ rằng cần làm gì để mở rộng, cải thiện tình hình kinh doanh.
• Bước 3 – Thiết lập tiêu chí: Bạn cần xây dựng tiêu chí tiêu chuẩn để sử dụng khi đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp. Tiêu chí có thể bao gồm giá cả, các tính năng, nền tảng, bất cứ điều gì khác mà công ty của bạn nghĩ là quan trọng khi đưa ra quyết định.
• Bước 4 – Lên lịch tư vấn: Sau khi thiết lập tiêu chí, bạn cần hẹn gặp mặt các đại diện bán hàng, chuyên gia sản phẩm của các nhà cung cấp. Trong mỗi cuộc trao đổi bạn nên ghi nhận sự khác biệt giữa từng nhà cung cấp để có thể đưa ra lựa chọn phù hợp.
• Bước 5 – Lập danh sách rút gọn: Sau khi trao đổi chi tiết với từng nhà cung cấp bạn cần thu hẹp danh sách của mình xuống còn từ 2-3 ứng viên.
• Bước 6 – Liên hệ: Bạn hãy liên hệ với nhà cung cấp trong danh sách rút gọn đã lập. Trước khi liên hệ hãy tìm hiểu thêm về các sản phẩm của họ để đưa ra những ý kiến chân thực, sát thực tế.
• Bước 7 – Chuẩn bị câu hỏi giải quyết vấn đề của bạn: Bạn cần chuẩn bị những câu hỏi mà mình muốn nhà cung cấp giải đáp trong suốt cuộc gặp mặt trực tiếp sắp tới.
• Bước 8 – Kiểm tra tài liệu tham khảo của nhà cung cấp: Bạn cần nói chuyện với những công ty khác đã triển khai hệ thống phần mềm ERP từ nhà cung cấp bạn đang xem xét. Trong quá trình tìm hiểu hãy nhận càng nhiều thông tin càng tốt để tạo ra một quyết định cuối cùng chính xác. Khi đã chọn được nhà cung cấp ERP đáp ứng đủ yêu cầu của mình, bạn nên dành thời gian để xác định phạm vi toàn bộ dự án từ đầu đến cuối. Cuối cùng hãy làm việc với nhà cung cấp phần mềm ERP để thiết lập những mốc quan trọng cho dự án.

Những hạn chế tồn tại của phần mềm quản lý ERP

Hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP đem lại rất nhiều lợi ích, thế nhưng bạn cũng cần chú ý đến một số hạn chế còn tồn tại của nó. Cụ thể một số những hạn chế còn tồn đọng của ERP trong doanh nghiệp là:

Chi phí triển khai ERP lớn nhưng không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp

Phần mềm ERP không cho phép doanh nghiệp tách lẻ từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc khác nhau mà cần cố định trong một gói tổng hợp với chi phí lớn. Tuy nhiên có rất nhiều doanh nghiệp không cần thiết sử dụng tất cả các phân hệ trong ERP. Việc mua cả gói ERP nhưng không dùng hết sẽ gây nên sự lãng phí nghiêm trọng. Không những vậy, các ứng dụng thừa đó không thể xóa đi mà vẫn tồn tại sẽ tạo nên sự cồng kềnh trong quá trình sử dụng.

Thực tế lại có một số doanh nghiệp cần dùng thêm những phần mềm đặc thù khác để đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra trơn tru hơn. Trong khi đó vấn đề lớn được đặt ra là làm sao để ERP tích hợp tốt các giải pháp bên ngoài, từ việc trao đổi dữ liệu đến quy trình làm việc. Tất nhiên đây là vấn đề không hề đơn giản bởi phần mềm quản lý ERP được lập trình một cách cố định.

Như vậy đánh giá về cấu trúc phần mềm, ERP bị coi là cồng kềnh và khá cứng nhắc so với đại đa số doanh nghiệp. Nói thêm về chi phí sử dụng khá đắt đỏ, doanh nghiệp nên cân nhắc khi quyết định sử dụng ERP trong công tác quản lý.

ERP triển khai chậm chạp và mất nhiều công sức

Việc triển khai một giải pháp công nghệ phụ thuộc rất nhiều vào tốc độ làm việc của phía nhà cung cấp ứng dụng, khả năng làm quen với phương thức làm việc mới của doanh nghiệp. Với ERP, cả 2 yếu tố này đều mất rất nhiều thời gian cũng như công sức.

Trước hết là việc tích hợp đầy đủ hệ thống cồng kềnh của ERP vào cơ chế hoạt động doanh nghiệp. Công đoạn này yêu cầu người dùng phải trang bị máy chủ trung tâm dữ liệu và cơ sở hạ tầng mạng tới tất cả bộ phận của doanh nghiệp. Đây cũng là một vấn đề doanh nghiệp nên lưu tâm vì chi phí bỏ ra không nhỏ.

Về vấn đề bảo mật, yêu cầu sao lưu và khôi phục dữ liệu cần phải tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định nhất.

Vấn đề nhân viên trong công ty sử dụng ERP cũng gặp nhiều ý kiến trái chiều, nổi bật là sự lo ngại về việc phải thay đổi ngay lập tức cách vận hành của cả một hệ thống doanh nghiệp.

Gây gia tăng rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh

Việc đơn giản hóa dòng dữ liệu trên một hệ thống duy nhất sẽ trở nên thuận lợi nếu ERP hoạt động trơn tru, không có vướng mắc. Thế nhưng chỉ cần phát sinh một vấn đề ở khâu bất kỳ nào đó, một công đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, kéo theo đó là sự đình trệ toàn bộ quy trình phía sau.

Việc triển khai phần mềm ERP không chỉ ảnh hưởng đến một phần nhất định của doanh nghiệp mà là tất cả các bộ phận, hoạt động sản xuất đều có thể gặp vấn đề. Vì thế nhà quản lý doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng vấn đề này, bởi cái giá phải trả cho giải pháp không phù hợp có thể là công ty bị “chết” trong một quãng thời gian.

Phần mềm ERP rất khó nâng cấp khi doanh nghiệp muốn thay đổi

Các nhà cung cấp giải pháp ERP phải đáp ứng yêu cầu của nhiều nhóm với nhu cầu, quy trình, mục tiêu không giống nhau. Vì thế kết quả là hầu hết các giải pháp ERP chỉ có thế mạnh trong một lĩnh vực như tài chính, và yếu hơn ở một số phân hệ khác.

Một vấn đề khác mà doanh nghiệp cần quan tâm đó là, nếu như công ty của bạn muốn cải tiến công nghệ để phù hợp hơn trong kỷ nguyên 4.0, lúc này giải pháp ERP sẽ gặp phải bất lợi. Nếu doanh nghiệp muốn thay đổi dù chỉ một tính năng, doanh nghiệp cần tạm ngưng tất cả hoạt động, đưa phần mềm ERP ra để lập trình lại. Như vậy sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất của doanh nghiệp.

Trong khi đó các nhà cung cấp phần mềm chuyên biệt lại không ngừng cải tiến và đưa ra những phiên bản nâng cấp miễn phí cho khách hàng sử dụng thử. Bên cạnh đó họ cũng sẵn sàng hỗ trợ 24/7, không như ERP – doanh nghiệp phải mua mới với có thể sử dụng.

Hệ thống ERP không thể hoạt động khi doanh nghiệp triển khai làm việc từ xa

Thời gian gần đây, khi dịch bệnh Covid-19 hoành hành, cụm từ “remote work” (làm việc từ xa) đã trở nên phổ biến hơn, thậm chí các nhà lãnh đạo đã nghĩ đến phương án tái cấu trúc hoặc mở rộng một phần nhân sự làm ở nhà. Nguyên nhân không chỉ vì đại dịch mà còn bởi lãnh đạo nhận thức được rằng: Sẽ có nhiều rủi ro khác có thể xảy ra trong quá trình hoạt động.

Một điều rõ ràng rằng, khi nhân sự không thể đến văn phòng làm việc, hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP sẽ nằm “đắp chiếu” không thể hoạt động từ xa. Vì thế tất cả công việc đang bị phụ thuộc vào hệ thống này đều phải ngưng trệ. Nhân viên không có khả năng chủ động, doanh nghiệp vì thế rơi vào cảnh gián đoạn trong vận hành.

Như vậy với những thông tin trên chúng ta có thể thấy phần mềm ERP đáp ứng tốt tất cả những nghiệp vụ, yêu cầu cần thiết của công tác quản lý. Đây sẽ là một giải pháp hoàn hảo cứu cánh cho doanh nghiệp đang đau đầu trong việc quản lý tài chính, nhân sự, kinh doanh cũng như những vấn đề chung mà mọi công ty đang gặp phải. Thế nhưng bạn cũng cần cân nhắc đến những mặt hạn chế của phần mềm để đưa ra quyết định đúng đắn nhất với doanh nghiệp của mình.