Trưởng phòng Hành chính nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng trong công ty, chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ công việc liên quan đến hành chính nhân sự. Mặc dù là vị trí nhiều người mong muốn nhưng không phải ai cũng làm được. Bài viết dưới đây sẽ thông tin chi tiết đến bạn mô tả công việc Trưởng phòng nhân sự và một số vấn đề liên quan.

Nhiệm vụ cơ bản trong mô tả công việc Trưởng phòng nhân sự

Trưởng phòng Hành chính nhân sự còn được gọi là HR Manager, là người chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi các công việc liên quan đến nhân sự và chính sách, quyền lợi của từng cá nhân trong công ty. Ngoài ra, họ cũng góp phần giúp các nhân viên đoàn kết, gắn bó hơn để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

Mô tả công việc Trưởng phòng nhân sự không thể thiếu những nhiệm vụ cơ bản cần làm. Quy mô của phòng Hành chính nhân sự và số nhân viên trong công ty sẽ quyết định lượng công việc của HR Manager. Đối với những công ty mới thành lập, sáp nhập hoặc tái cấu trúc, Trưởng phòng Hành chính nhân sự có vai trò định hướng, thiết lập chiến lược, chính sách. Riêng những công ty khác, vị trí này sẽ chịu trách nhiệm vận hành và nâng cao hiệu suất.

Trong bản mô tả công việc Trưởng phòng hành chính nhân sự, những nhiệm vụ chính được ghi rõ ràng, có thể khác biệt nhỏ tùy theo từng công ty, tuy nhiên thường bao gồm:

Quản lý thực hiện các chính sách lương, thưởng và phúc lợi cho nhân viên

Trưởng phòng Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm hướng dẫn và chỉ đạo các chuyên viên nhân sự thực hiện công việc trả lương, thưởng và các phúc lợi khác cho toàn bộ nhân viên trong công ty. Nhiệm vụ của người quản lý trong trường hợp này là xây dựng kế hoạch quản lý KPI của nhân viên kinh doanh và nhân viên thuộc các phòng ban khác. Từ đó lập kế hoạch xây dựng, trả lương, thưởng và đưa ra cấu trúc trả lương phù hợp. Ngoài ra, HR Manager cũng thực hiện các chế độ và chính sách của nhà nước về quyền lợi cho nhân viên.

Xem thêm: 13 Phần Mềm Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất Hiện Nay

Cụ thể tại một số công ty, trách nhiệm của người quản lý nhân sự là giám sát việc tuân thủ chế độ sinh đẻ theo Luật Hôn nhân và Gia đình, đồng thời tuân thủ các điều khoản bảo mật đối với hồ sơ y tế của Nhân viên. Ở những công ty nhỏ, HR Manager chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến bảo hiểm, chăm sóc sức khỏe cho nhân viên.

Tuyển dụng và tuyển chọn

Một trong những nhiệm vụ chính của HR Manager đó là cung cấp giải pháp chiến lược để đáp ứng nhu cầu về nguồn nhân lực của công ty. Họ có trách nhiệm giám sát, toàn bộ quá trình tuyển dụng và tuyển chọn ứng viên. Bên cạnh đó, họ còn đảm nhận trách nhiệm đề xuất, tiến cử những nhân viên xuất sắc và có lộ trình đào tạo nhân viên để có được vị trí xứng đáng, đóng góp hết mình cho công ty.

Quản trị hành chính nhân sự

Nhiệm vụ của phòng Hành chính nhân sự đó là chú trọng công tác phát triển nguồn lực con người cho công ty. Trong đó Trưởng phòng hành chính nhân sự chính là người đảm nhận việc quản trị hành chính, cụ thể:

• Dựa trên cơ sở đã được phân định về chức năng, nhiệm vụ, HR Manager sẽ trực tiếp tổ chức và triển khai thực hiện công tác hành chính trong công ty.
• Họ tham gia trực tiếp vào công tác thiết lập, làm mới nội quy, quy định làm việc, đồng thời chịu trách nhiệm giám sát, theo dõi, đánh giá nhân sự trong quá trình thực thi các nội quy đó.
• Đưa ra quyết định về phương án giải quyết, thúc đẩy và đảm bảo duy trì, thực hiện tốt các quy định, nội quy trong công ty.
• Trực tiếp chỉ đạo, giám sát thực hiện các hoạt động hành chính liên quan như: Quản lý tài sản vật tư văn phòng, quản lý đội xe, quản lý tài liệu hồ sơ, hỗ trợ tổ chức và lập kế hoạch cho các hoạt động hội thảo của công ty.
• Tham gia vào công tác quản trị Công nghệ thông tin, máy tính, di động, Internet của công ty, đảm bảo các dịch vụ hỗ trợ vật tư, thiết bị và công cụ làm việc cho nhân viên.
• Thiết lập các chương trình kế hoạch, giám sát, chỉ đạo triển khai thực hiện vấn đề an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, trật tự an ninh, y tế trong công ty.

Đào tạo và phát triển nhân sự

Đào tạo và phát triển cũng là một trong những nhiệm vụ cơ bản trong mô tả công việc Trưởng phòng Hành chính nhân sự. Đào tạo nhân viên bao gồm: Đào tạo những vấn đề cơ bản khi mới nhận việc, đào tạo kỹ năng lãnh đạo và phát triển chuyên môn. Các HR Manager sẽ tiến hành đánh giá nhu cầu, sau đó xác định nhu cầu và loại hình đào tạo cần thiết để cải thiện năng suất làm việc. Thông qua người quản lý các bộ phận, Trưởng phòng Hành chính nhân sự sẽ đào tạo kỹ năng phục vụ cho công việc cũng như phát triển kỹ năng chuyên môn.

HR Manager đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển nhân viên, lập kế hoạch đào tạo chuyên môn. Đồng thời họ cũng giúp nhà quản lý cấp cao phát hiện ra những nhân viên tài năng của công ty để đề cử lên vị trí cao hơn. Đối với nhân sự trong công ty, họ sẽ vẽ ra lộ trình cụ thể để nhân viên có hướng phát triển.

Tham khảo: Tổng Hợp Top 16 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Được Tin Dùng Nhất

Ngoài ra, một số nhiệm vụ chính trong việc phát triển đội ngũ nhân sự cho doanh nghiệp bao gồm:

• Hoạch định chiến lược nhân sự, đồng thời thiết lập kế hoạch tuyển dụng dựa trên nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
• Làm việc với quản lý, trưởng phòng của những bộ phận khác trong doanh nghiệp để thực hiện xây dựng, thiết lập mô tả công việc, chức năng, quyền hạn của từng vị trí, bộ phận.
• .Trực tiếp làm việc với quản lý, trưởng phòng của các bộ phận khác thiết lập khung đánh giá năng lực làm việc – KPI và tiêu chí nhìn nhận nhân sự.
• Theo dõi, giám sát quá trình làm việc, đánh giá hiệu quả công việc định kỳ theo từng tuần, tháng, quý của từng nhân viên.

Xây dựng quan hệ giữa các nhân viên hiệu quả

Thông thường tại các công ty, chuyên viên nhân sự sẽ chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề tại nơi làm việc, tuy nhiên Trưởng phòng Hành chính nhân sự sẽ có trách nhiệm trong việc duy trì các mối quan hệ lao động.

Để chiến lược sử dụng lao động hiệu quả, cần một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, nhân viên được đảm bảo quyền lợi, không bị phân biệt đối xử. Do đó quản lý nhân sự cần tiến hành điều tra môi trường làm việc công ty và giải quyết những nhu cầu hay khiếu nại của nhân viên.

Trưởng phòng Hành chính nhân sự cũng có thể là người liên hệ chính cho cố vấn pháp lý trong các hoạt động của công ty nhằm giảm thiểu rủi ro và kiện tụng các vấn đề về mối quan hệ giữa các nhân viên.

Ngoài ra, nhiệm vụ xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp bao gồm:

• Trực tiếp tham gia vào việc tham mưu, cố vấn xây dựng bộ quy chuẩn ứng xử, văn hóa công ty và đạo đức nghề nghiệp trong công ty cho Ban Lãnh Đạo.
• Trực tiếp đưa ra ý tưởng, xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động nhằm mục đích thúc đẩy sự đoàn kết, gắn bó giữa các nhân viên trong công ty.
• Thiết lập văn hóa làm việc, chia sẻ, giúp đỡ giữa các nhân viên trong công ty, đồng thời trực tiếp chỉ đạo, giám sát, thực thi việc tuân thủ văn hóa công ty của nhân sự.

Chịu trách nhiệm tư vấn chiến lược nhân sự cho các phòng ban

Trong thời đại công nghệ số, tư vấn chiến lược nhân sự cho các phòng ban tương đối mới nhưng lại vô cùng cần thiết. Trưởng phòng Hành chính nhân sự sẽ trực tiếp cũng các phòng ban khác, thậm chí là cùng Ban lãnh đạo tham gia đề xuất chiến lược và hoàn thành các mục tiêu kinh doanh, góp phần đẩy nhanh năng suất làm việc và thu về nhiều lợi nhuận hơn cho doanh nghiệp.

Những kỹ năng cần có của Trưởng phòng hành chính nhân sự

Để có thể trở thành một Trưởng phòng Hành chính nhân sự giỏi, hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao, bên cạnh yêu cầu về kiến thức, sự công minh, công tâm, khả năng điều hòa cảm xúc và lý trí, bạn còn cần thành thạo một số kỹ năng quan trọng như:

Kỹ năng lãnh đạo

Trong mô tả công việc Trưởng phòng Hành chính nhân sự không thể thiếu yêu cầu về kỹ năng lãnh đạo. Đây được hiểu là việc dùng năng lực của mình để định hướng, tạo sức ảnh hưởng và thúc đẩy mọi người làm việc đúng quy trình, nhanh chóng đạt được mục tiêu trong công việc. Trưởng phòng Hành chính Nhân sự có kỹ năng lãnh đạo giỏi thường là người có tầm nhìn, biết cách quan sát, phân tích vấn đề, đưa ra được chiến lược phù hợp và biết quản lý nhân viên để đạt được mục tiêu chung.

Kỹ năng lãnh đạo bao gồm các kỹ năng khác như: Kỹ năng đưa ra quyết định, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng truyền cảm hứng, kỹ năng tư duy, kỹ năng thấu hiểu,…. Tất cả những kỹ năng này là cần thiết để tạo nên một HR Manager có tầm nhìn, tài giỏi và được mọi người yêu quý, nể phục.

Kỹ năng lập kế hoạch

Lập kế hoạch là việc phối hợp cùng các phòng ban trong công ty đưa ra kế hoạch tuyển dụng, theo dõi năng lực của từng nhân viên trong công ty để có thể đưa ra bản mô tả công việc chi tiết và lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới. Tiếp đến, bạn cần tham vấn, giám sát quá trình tuyển dụng và hoạch định chính sách phù hợp để thu hút nhân tài cho công ty. Bên cạnh đó, HR Manager còn phối hợp với các phòng ban khác tổ chức tuyển dụng cho các vị trí còn thiếu trong công ty. Họ sẽ không phỏng vấn trực tiếp các vị trí thấp và thường trực tiếp tham gia phỏng vấn những vị trí cao hơn như trưởng phòng, phó phòng, tổ trưởng chuyên môn.

Tìm hiểu thêm: Top 11 Phần Mềm Quản Lý Công Việc Chuyên Nghiệp Nhất

Kỹ năng đào tạo và phát triển

Trưởng phòng Hành chính nhân sự là người trực tiếp tổ chức, hướng dẫn nhân viên mới hội nhập thông qua các buổi đào tạo ngắn hạn các kỹ năng cần thiết để phục vụ công việc. Qua đó, HR Manager cũng xác định được hướng phát triển và nhu cầu đào tạo của công ty.

Đối với những chương trình đào tạo trên 3 tháng, Trưởng phòng Hành chính nhân sự sẽ quyết định có thu học phí của học viên không hoặc yêu cầu những vấn đề liên quan đến bằng cấp của ứng viên

Kỹ năng quản lý và duy trì nguồn lực

Trưởng phòng Hành chính nhân sự sẽ chịu trách nhiệm đánh giá hiệu quả của nhân viên, từ đó đưa ra quyết định khen thưởng hoặc trả công xứng đáng. Bên cạnh đó, họ cũng phối hợp với quản lý các bộ phận khác để đề ra quyết định đề bạt, luân chuyển hay thôi việc,…. Ngoài ra, HR Manager còn thực hiện chức năng hướng dẫn, tư vấn cho các phòng ban khác về các chính sách nhân sự trong công ty, đôn đốc các bộ phận khác thực hiện đúng yêu cầu.

Có thể nói vai trò của người Trưởng phòng nhân sự là cầu nối giữa người lao động và người sử dụng lao động, họ có thể răn đe hoặc kỷ luật đối với những người thiếu trách nhiệm, không thực hiện đúng quy định chung.

Kỹ năng khai thác và nắm bắt thông tin

HR Manager là người đầu tiên nắm bắt tình hình hoạt động và nhân sự trong công ty, do đó họ cần truyền đạt một cách nhanh chóng thông tin liên quan đến nhân viên. Bên cạnh đó, họ cũng cần trang bị cho mình vốn hiểu biết nhất định về các văn bản, quy định của pháp luật cũng như các vấn đề khác liên quan để đảm bảo công ty làm việc và hoạt động theo đúng yêu cầu của nhà nước. Nhiệm vụ này được xem là cầu nối giữa các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước như Cảnh sát khu vực, Sở Kế hoạch và Đầu tư, cơ quan phòng cháy chữa cháy,…

Ngoài những yêu cầu về kỹ năng, để trở thành một Trưởng phòng Hành chính nhân sự, bạn còn cần đạt được những yêu cầu sau:

• Có bằng cử nhân Đại học trở lên thuộc các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Luật, Quản trị nhân lực, Hành chính văn phòng,….
• Có kinh nghiệm ít nhất 3 – 5 năm tại vị trí tương đương.
• Có kiến thức chuyên sâu về pháp luật dành cho người lao động.
• Nhanh nhẹn, khéo léo, linh hoạt trong các vấn đề, có khả năng thuyết trình và giao tiếp.
• Có tinh thần hợp tác, hỗ trợ, làm việc độc lập hoặc theo nhóm.

Quyền lợi của Trưởng phòng Hành chính nhân sự

Do chịu trách nhiệm nhiều vấn đề cũng như có những yêu cầu cao, quyền lợi mà Trưởng phòng Hành chính nhân sự được nhận thường hơn hẳn những nhân viên bình thường, bao gồm:

• Hưởng mức lương phổ biến từ 15 – 20 triệu đồng.
• Được tham gia các khóa học đào tạo nâng cao kỹ năng nghiệp vụ theo yêu cầu của công việc.
• Có cơ hội thăng tiến cao nếu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
• Được đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp, Bảo hiểm y tế theo đúng quy định của nhà nước.
• Trưởng phòng Hành chính nhân sự được hưởng chế độ chăm sóc sức khỏe toàn diện, đồng thời được hưởng đầy đủ các chế độ, quyền lợi khác theo chính sách của công ty.

Trên đây là mô tả công việc Trưởng phòng nhân sự chi tiết nhất, bao gồm nhiệm vụ, quyền lợi và yêu cầu cần thiết. Nếu đang có mong muốn làm việc tại vị trí này, bạn cần trau dồi kiến thức, rèn luyện cho mình kỹ năng, khả năng tư duy để đáp ứng yêu cầu tuyển dụng. Hy vọng thông tin chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn định hướng rõ về mục tiêu và sự phát triển công việc trong tương lai.