Để hoàn thành công việc một cách tốt nhất, đạt được mục tiêu đề ra, bất kỳ nhân viên, bộ phận nào cũng cần lập kế hoạch chi tiết nhiệm vụ của mình trong từng thời điểm khác nhau. Trong bài viết này, hãy cùng Weup Group tìm hiểu về khái niệm và các thông tin liên quan đến mẫu lập kế hoạch công việc.

Mẫu lập kế hoạch công việc là gì?

Kế hoạch công việc là bảng biểu được tạo nên nhằm thống kê những nhiệm vụ cần làm theo từng tuần, tháng hoặc quý với mục tiêu hoàn thành đúng thời hạn và đảm bảo đạt hiệu quả cao. Lập kế hoạch công việc là hoạt động cần thiết đối với mỗi cá nhân trong một tổ chức, đặc biệt là những người giữ chức vụ quản lý, lãnh đạo thì lập kế hoạch là bước không thể bỏ qua.

Bên cạnh đó, lập kế hoạch công việc là giai đoạn xây dựng mục tiêu kinh doanh, đồng thời định hướng thực hiện tối ưu nhất để hoàn thành những mục tiêu đã đặt ra. Nếu không có bản kế hoạch công việc cụ thể, cá nhân sẽ không xác định được việc mình cần làm, nhiệm vụ nào cần được ưu tiên, không biết nên bắt đầu từ đâu, do đó kết quả làm việc không được như mong đợi.

Mẫu lập kế hoạch công việc là các bảng biểu, biểu mẫu có sẵn, hiển thị tất cả những nhiệm vụ có liên quan trong một dự án, xác định ai là người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ và thời điểm dự kiến hoàn thành công việc được giao. Với mẫu kế hoạch công việc, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và đảm bảo hiệu suất công việc cao.

Mẫu lập kế hoạch công việc là một tài liệu viết giúp sắp xếp hợp lý từng dự án. Mục tiêu chính của loại mẫu này đó là cung cấp cho bạn một tài liệu tham khảo trực quan về nhiệm vụ, mục tiêu về kế hoạch của bạn và các thành viên trong nhóm. Để có thể tạo ra được một mẫu kế hoạch có thể đo lường được tiến độ, tình trạng của công việc, bạn cần chú ý đến những nội dung cần có bao gồm:

• Đặt mục tiêu của công việc và xác định mục tiêu chung của cả nhóm.
• Xác định trách nhiệm của từng thành viên trong dự án.
• Thiết lập các mốc thời gian bắt đầu và hoàn thành dự án.
• Dự trù ngân sách để thực hiện kế hoạch, công việc.
• Những phương án giải quyết nếu xảy ra rủi ro, sự cố.
• Đề xuất được hỗ trợ nếu cần.

Xem thêm: Top 6 Phần Mềm Quản Lý Rủi Ro Tốt Nhất Hiện Nay

Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả

Lập kế hoạch công việc là hoạt động vô cùng hữu ích đối với bất kỳ tổ chức hay cá nhân nào. Tuy nhiên xây dựng kế hoạch công việc để đạt hiệu quả cao không phải đơn giản.

Những kỹ năng cơ bản để lập kế hoạch dễ dàng bao gồm:

• Xác định mục tiêu công việc cần làm theo thời gian thực.
• Xác định nội dung của công việc cần làm.
• Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc từ quan trọng đến đơn giản hoặc theo thứ tự thời gian.
• Tập trung thực hiện công việc theo đúng thời gian và mục tiêu đề ra.
• Có sự linh hoạt trong quá trình thực hiện kế hoạch.
• Kiểm tra, theo dõi sát sao việc thực hiện các kế hoạch.

Khi thực hiện được đúng những kỹ năng trên, chắc chắn bạn sẽ có được bảng kế hoạch công việc hiệu quả nhất.

Các loại mẫu lập kế hoạch công việc

Mỗi vị trí, chức vụ, tính chất công việc khác nhau sẽ có một mẫu kế hoạch công việc không giống nhau. Dưới đây là một số gợi ý về mẫu lập kế hoạch công việc, bạn có thể tham khảo và lựa chọn mẫu phù hợp với nhu cầu của bản thân, hỗ trợ đáp ứng được mục tiêu của doanh nghiệp.

Mẫu lập kế hoạch công việc theo ngày

Đối với kế hoạch công việc theo ngày, thường đơn giản và rất dễ thực hiện. Tuy nhiên bạn cần đảm bảo đúng mục tiêu và có đầy đủ các nội dung như: Thông tin cá nhân, khung giờ hoàn thành, thời gian cụ thể cần thực hiện của từng nhiệm vụ, nội dung công việc, chi tiết công việc. Để dễ dàng triển khai, theo dõi công việc một cách tiện lợi, hiệu quả, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc hàng ngày.

Mẫu lập kế hoạch công việc theo tuần, tháng

Khi muốn lập bảng kế hoạch công việc trong dài hạn, việc lập kế hoạch chi tiết theo từng tuần, từng tháng là sự lựa chọn hợp lý dành cho bạn. Không giống như bản lập kế hoạch công việc hàng ngày, bản kế hoạch hàng tuần cần có nhiều thông tin hơn để quản lý dễ dàng tham gia và theo dõi tiến độ công việc. Qua đó quản lý cũng có thể đánh giá được năng lực và hiệu quả công việc của từng nhân sự trong mỗi dự án.

Mẫu lập kế hoạch công việc theo tuần, tháng bao gồm các nội dung như: Thông tin cá nhân, bộ phận công tác, tên công việc, thời gian làm việc, kết quả làm được hay chưa làm được, hướng giải quyết.

Tham khảo: Service Level Agreement Là Gì? Phân Loại Và Theo Dõi Ra Sao?

Cách lập mẫu kế hoạch công việc chuyên nghiệp, hiệu quả

Việc tạo ra mẫu lập kế hoạch công việc đòi hỏi nhiều thời gian, công sức, đồng thời bạn cần thu thập càng nhiều chi tiết càng tốt. Dưới đây là những thông tin bạn nên tập trung trong quá trình tạo mẫu kế hoạch công việc, nhiệm vụ của mình.

Xác định thông tin cơ bản

Đầu tiên bạn cần xác định được những thông tin cơ bản cho bảng kế hoạch của mình. Những thông tin này bao gồm tên dự án, mục đích của dự án, lịch trình chung để thông báo cho các bên liên quan. Dù mục đích cuối cùng của dự án là gì, bạn cũng nên chú ý đến những thông tin này ngay từ đầu để kế hoạch cụ thể, chi tiết và dễ thực hiện hơn.

Đặt kế hoạch vào ngữ cảnh

Để có thể phác thảo tốt hơn về dự án, thời gian hoàn thành công việc, lý do thực hiện dự án, bạn cần viết một phần giới thiệu, nêu rõ mục tiêu và những dự kiến về cách thức, chi phí thực hiện. Khi tạo được bối cảnh và thiết lập rõ vấn đề sẽ dễ dàng tìm được giải pháp xử lý vấn đề hiệu quả.

Thiết lập mục tiêu dự án

Thực tế hiện nay có rất nhiều người nhầm lẫn mục tiêu và mục đích nhưng hai khái niệm này không giống nhau. Mục tiêu đưa ra càng cụ thể, chi tiết thì khả năng đạt được càng cao. Tuy nhiên mục tiêu cần đảm bảo tính hợp lý, khả thi, linh hoạt theo từng thời điểm. Dưới đây là các chỉ số mục tiêu smart bạn nên áp dụng:

• Các mục tiêu cụ thể có thể đo lường được, có thể đạt được và liên quan đến vấn đề.
• Tiêu chí đánh giá thực hiện công việc theo khung thời gian cụ thể.
• Xác định các nguồn lực và phân bổ hợp lý.
• Đảm bảo bạn có thể giải quyết được các câu hỏi liên quan đến ngân sách.

Cách tuân thủ và thực hiện kế hoạch công việc hiệu quả

Sau khi đã có mẫu lập kế hoạch công việc theo ngày, tuần, tháng chi tiết, phù hợp với mục tiêu đặt ra, bạn cần cố gắng tuân thủ và hoàn thành đúng mục tiêu. Đối với những công việc trong ngày, bạn nên sắp xếp và lựa chọn những nhiệm vụ được ưu tiên để hoàn thành trước, đồng thời phân chia thời gian dự kiến cụ thể cho từng việc làm.

Đối với việc lập kế hoạch theo tuần, bạn có thể thực hiện như sau:

• Xác định khoảng thời gian trong tuần để tiến hành công việc cụ thể theo thứ tự ưu tiên.
• Bên cạnh thời gian dành cho công việc, bạn cũng cần ước tính thời gian dành cho những sự việc phát sinh.
• Kế hoạch được lập ra cần có sự linh hoạt, có thể thay đổi khi cần thiết nhưng cần hạn chế vì có thể ảnh hưởng đến những đầu việc khác.
• Cần cố gắng thực hiện công việc theo đúng thời gian dự trù, đảm bảo hoàn thành mục tiêu trong tuần.

Để kế hoạch công việc theo tháng được thực hiện đúng thời gian và hiệu quả cao, bạn có thể thực hiện theo các bước như:

• Liệt kê tất cả công việc cần làm trong tháng đó.
• Sắp xếp theo thứ tự những công việc quan trọng, cần ưu tiên.
• Thực hiện công việc theo thứ tự ưu tên, đồng thời phân bổ thời gian hợp lý cho những nhiệm vụ khác.

Một trong những vấn đề quan trọng để kế hoạch công việc theo ngày, tuần, tháng được thực hiện hiệu quả đó là bạn cần có tính kỷ luật, thái độ nghiêm túc để xử lý mọi việc theo đúng quy trình, trình tự đã đặt ra. Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo sử dụng phần mềm quản lý công việc miễn phí để hỗ trợ công việc diễn ra thuận lợi, hiệu quả.

Trên đây là những thông tin chi tiết về mẫu lập kế hoạch công việc – một trong những yêu cầu cần thiết đối với các cá nhân, tổ chức. Trong bất kỳ công việc, dự án nào, bạn cũng nên lập cho mình bảng kế hoạch cụ thể và tuân thủ đúng quy trình đề ra để đạt được mục tiêu công việc.