Việc sử dụng phần mềm quản lý dự án để hỗ trợ thực hiện, điều phối công việc là hoàn toàn cần thiết trong thời đại công nghệ số như hiện nay. Bởi nếu quản lý theo cách thủ công thì bạn sẽ gặp nhiều sai sót, tiến độ công việc bị chậm, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Vậy giải pháp nào tốt cho doanh nghiệp của bạn? Cùng tìm hiểu ngay 10 phần mềm tốt nhất được Weup tổng hợp ngay sau đây.

4 sai lầm thường gặp trong quản lý dự án hiện nay

Việc quản lý dự án, điều hành công việc chưa bao giờ là dễ dàng và bạn rất dễ mắc phải những khó khăn, sai lầm sau đây:

Khó khăn trong phân bổ nhân sự

Công tác bổ nhiệm nhân sự là vấn đề khó khăn với nhiều nhà quản lý bởi nếu nhìn nhận đúng người sẽ giúp doanh nghiệp đạt được 40% công việc. Bởi vậy việc giao dự án đến nhân sự trong công ty không phải dễ dàng. 

Với những dự án quan trọng, nếu nhà quản lý giao việc cho những nhân viên không có đủ chuyên môn sẽ gây ra nhiều rủi ro, sai sót trong việc hoàn thành công việc. Giao việc là một công việc quan trọng của nhà lãnh đạo, nếu quản lý nhìn nhận sai người, giao việc không phù hợp thì nhân viên sẽ không phát huy hết năng lực, tiến độ công việc bị trì hoãn.

Khó khăn về tiến độ thực hiện công việc

Việc tiến độ dự án bị trì hoãn sẽ ảnh hưởng đến uy tin doanh nghiệp, hiệu quả công việc, kết quả kinh doanh và có thể khiến doanh nghiệp mất đi nguồn lực lớn.

Nhà quản lý phải điều khiển được mọi hoạt động của dự án, công việc của mỗi người. Hãy đảm bảo khách hàng, nhân viên cùng được biết tiến độ của dự án và được thông báo nếu có bất kỳ thay đổi nào liên quan.

Vấn đề công bằng trong dự án

Nếu giao việc không đồng nhất đó chính là thiếu công bằng, nếu ghi nhận quá mức một cá nhân thì đó là thiên vị, nếu chỉ khen thưởng tập thể, không có cá nhân thì đó là cào bằng,… Tất cả đòi hỏi nhà quản lý phải khéo léo trong phân việc, ghi nhận những đóng góp của tập thể, cá nhân.

Những nhà quản lý thường gặp khó khăn trong việc tạo sự công bằng của đội nhóm bởi không bao quát toàn bộ được mọi thứ, dẫn đến sự chán nản, không muốn cạnh tranh, cống hiến cho nhân viên.

Quản lý ngân sách

Ngân sách là yếu tố quan trọng để quyết định quy mô, thời gian thực hiện dự án. Do vậy, việc quyết định ngân sách là rất cần thiết đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu có quy mô dự án lớn mà tài chính không đủ sẽ xảy ra tình trạng trì hoãn, hiệu quả không như kỳ vọng.

Xem thêm

• TOP 5+ Phần Mềm CRM Miễn Phí Tiện Lợi, Nhiều Tính Năng Hữu Ích

Mặt khác, nếu quản lý bỏ nhiều vốn vào dự án nhỏ thì sẽ gây lãng phí kinh doanh, hiệu quả chưa chắc đã cao và nó thể hiện sự không có kinh nghiệm.

Những lợi ích của phần mềm quản lý dự án

Để giải quyết những khó khăn thường gặp trong quản lý dự án, nhiều phần mềm quản lý đã ra đời. Những giải pháp này có rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, không chỉ về kinh tế mà còn chuẩn hóa quy trình làm việc, cụ thể:

• Quản lý chi tiết, toàn diện tiến độ của một hoặc nhiều dự án trên một hệ thống duy nhất, giảm tình trạng chồng chéo hay bỏ sót thông tin.
• Giúp nhân viên, nhà quản lý dễ dàng lên kế hoạch, nắm bắt được công việc, mục tiêu cũng như thời hạn hoàn thành.
• Hình thành được quy trình làm việc nhất quán, gắn kết các thành viên và bộ phận, tự động giao nhận việc,…
• Đo lường được chính xác năng lực của nhân viên nhờ hệ thống báo cáo chi tiết, đầy đủ, đánh giá được lương thưởng, đề bạt vị trí.
• Tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian, nhân lực để thực hiện dự án một cách chi tiết, liên tục mà không mất nhiều nhân sự.

Tính năng của một phần mềm quản lý dự án là gì?

Đa số các phần mềm quản lý dự án phần mềm hay phần mềm quản lý tiến độ dự án đều có những tính năng cơ bản sau đây:

• Phần mềm giúp theo dõi thông tin cũng như chăm sóc khách hàng, tăng sự trao đổi, tương tác giữa khách hàng và công ty.
• Kiểm soát, theo dõi từng bước của một dự án, giảm tình trạng thiếu thông tin, rối loạn thông tin.

• Tính năng thiết lập thời gian giúp nhân viên hoàn thành đúng tiến độ của từng công việc.
• Có thể theo dõi từ xa, cập nhật liên tục những thông tin về dự án, cuộc họp, bình luận để xử lý.
• Phần mềm quản lý dự án giúp đăng tải những tài liệu, thông tin liên hệ trên hệ thống một cách nhanh chóng.
• Có thể phân cấp, phân quyền rõ ràng để nắm được nhiệm vụ vai trò của mỗi thành viên trong dự án.
• Thay đổi được thông tin về dự án ngay tại hệ thống chính.
• Có chức năng quản lý nguồn tài nguyên, phân chia công việc và số lượng nhân sự để giúp tiết kiệm tối đa nguồn ngân sách.

Có nên chọn dùng phần mềm quản lý dự án miễn phí không?

Phần mềm quản lý công việc miễn phí hiện có rất nhiều trên thị trường, tuy nhiên nó thường có nhiều bất cập và không phù hợp với nhiều doanh nghiệp. Các nhà quản lý cho rằng không nên dùng giải pháp miễn phí bởi nó có những nhược điểm sau đây:

• Phần mềm miễn phí bị giới hạn nhiều tính năng, bạn không thể dùng hết chức năng và sẽ khiến bạn bị gián đoạn trong quản lý.
• Tính bảo mật của giải pháp miễn phí không cao, các thông tin quan trọng dễ bị đánh cắp, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
• Bạn sẽ không được bảo hành nếu phần mềm bị lỗi, phải tự sửa tất cả những lỗi liên quan.
• Ngoài ra, phần mềm miễn phí cũng sẽ giới hạn người dùng, có thể chỉ 1 – 3 người sử dụng nên sẽ bất tiện khi thực hiện công việc.

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp

Chọn được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp là rất quan trọng để tiết kiệm được chi phí, dễ dàng giải quyết những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn ảnh hưởng đến tiến độ kế hoạch.

Một số yếu tố quan trọng gồm:

• Tính năng phần mềm phải đầy đủ, dễ dùng.
• Giao diện phần mềm phải thân thiện, phù hợp với nhiều người dùng.
• Giá cả hợp lý, phải chăng.
• Được hỗ trợ nhiệt tình từ nhà cung cấp trong khi sử dụng.
• Có sự khả thi để triển khai.
• Nhà cung cấp uy tín.
• Phần mềm phổ biến, được dùng rộng rãi.

TOP 10 phần mềm quản lý dự án hàng đầu hiện nay

Để giúp bạn đọc dễ dàng lựa chọn được sản phẩm phù hợp với doanh nghiệp, dưới đây là các phần mềm quản lý dự án tốt nhất trên thị trường bạn có thể tham khảo.

Phần mềm Fastdo

Fastdo là đơn vị cung cấp phần mềm quản lý dự án hàng đầu hiện nay và được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Phần mềm ra đời giúp các doanh nghiệp giải quyết khó khăn trong việc theo dõi, quản lý tiến độ và nó phù hợp với nhiều quy mô tổ chức. 

Với Fastdo, bạn sẽ không còn phải lo lắng trong việc lên kế hoạch, theo dõi dự án, tiến độ hay thời gian thực hiện,… Sản phẩm cũng cung cấp nhiều tính năng thông minh để giúp bạn có thể ứng dụng nhanh chóng vào công việc một cách hiệu quả.

Tính năng và đặc điểm:

• Phần mềm có công cụ quản trị mục tiêu, cho phép tạo OKRs, thiết lập kế hoạch, báo cáo tổng quan, check in OKRs,…
• Lên kế hoạch công việc theo từng ngày dễ dàng và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, thiết lập toàn bộ quy trình giao việc, nhận việc của nhân viên.
• Có thể tạo nhóm chat để chia sẻ công việc nhanh chóng, dễ dàng, không tốn kém thời gian.
• Ghi nhận và tổng hợp những thông tin liên quan đến dự án để giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt, đưa ra những kế hoạch phù hợp.
• Khi dùng Fastdo, bạn sẽ thấy sự thân thiện và thoải mái, giúp quản lý thay đổi cách nhìn nhận về một phần mềm khô khan.
• Fastdo được lập trình bởi những chuyên gia hàng đầu, có thể cho phép doanh nghiệp biến đổi sao cho phù hợp.

Thông tin hữu ích

• TOP 8+ Phần Mềm Quản Lý Đầu Tư Cho Doanh Nghiệp Của Bạn

Phần mềm quản lý dự án AMIS Công Việc

AMIS Công Việc là phần mềm được nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS. Bên cạnh phần mềm quản lý dự án, MISA AMIS còn nổi bật với phần mềm quản trị nhân sự, phần mềm quản lý doanh nghiệp, phần mềm quản lý công việc,… 

Giải pháp ra đời đã giúp giải quyết những khó khăn trong quá trình thực hiện dự án với mục đích cuối cùng là tăng năng suất làm việc, tối ưu chi phí và mang đến lợi nhuận tối đa cho tổ chức.

Các tính năng và đặc điểm:

• Dễ dàng lập kế hoạch cho mỗi dự án với chi tiết thông tin về lộ trình phát triển, nhân sự tham gia, chi phí cần có,… Các thành viên dễ dàng trao đổi để có hướng phát triển dự án nhanh nhất.
• Có thể tạo dự án, thêm mới thành viên và phân quyền nhanh chóng, dễ dàng giao việc ngay trên thiết bị di động, quản lý được thời gian, thêm công việc nhanh chóng,…
• AMIS Công Việc giúp bạn theo dõi tiến độ dự án để đảm bảo không bị chậm, nhà quản lý cũng biết được tiến độ công việc và có hướng điều chỉnh nếu cần thiết.
• Nhà quản lý cũng dễ dàng đánh giá được kết quả của dự án, năng suất làm việc của nhân viên ra sao, chi phí, ngân sách như thế nào.

Phần mềm Trello

Phần mềm quản lý dự án Trello đã quá nổi tiếng, được nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ sử dụng. Nhiều doanh nghiệp cũng sử dụng Trello làm phần mềm quản lý hồ sơ dự án và đã thấy được nhiều ưu điểm. Giải pháp có cả phiên bản trả phí và miễn phí, người dùng có thể sử dụng để quản lý dự án khoa học, chính xác.

Tính năng và đặc điểm:

• Cũng giống như những phần mềm khác, Trello có thể thêm, bớt người dùng, phân quyền cho người dùng dễ dàng.
• Cho phép các thành viên trong dự án có thể thêm bình luận, nhận xét, đính kèm tài liệu về mỗi công việc.
• Có thể tag tên người dùng hoặc tên công việc để các thành viên cùng nắm rõ được thông tin và dễ dàng quản lý.
• Trello có thể dùng được trên cả điện thoại, máy tính, tablet và dễ dàng theo dõi mọi hoạt động ở bất kỳ đâu.
• Phần mềm miễn phí của Trello có giới hạn tính năng nhưng vẫn đáp ứng những yêu cầu cơ bản nhất khi doanh nghiệp quản lý dự án.

Phần mềm quản lý dự án đầu tư xây dựng Ibom.Im

Ibom.Im là phần mềm quản lý dự án xây dựng được nhiều doanh nghiệp tin dùng, đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng. Phần mềm có đầy đủ tính năng, các thông tin về hồ sơ pháp lý, giúp người dùng dễ dàng theo dõi được các thông tin về nhân viên dự án, tiến độ dự án cũng như đấu thầu dự án. Có thể nói, Ibom.Im ra đời đã giúp nhiều doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và nhân sự.

Tính năng và đặc điểm:

• Ibom.Im cập nhật thông tin chung của dự án, các công trình, tài sản, thông số dự án và phân quyền khai thác cho từng nhân viên.
• Có đầy đủ thông tin về danh mục hồ sơ pháp lý theo trình tự thủ tục đầu tư, công trình, nhà thầu, quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ,…
• Hỗ trợ quản lý bản vẽ thiết kế dự án theo giai đoạn, tích hợp quản lý hợp đồng, tự động lưu bản vẽ theo phiên bản.
• Lập kế hoạch và triển khai dự án, báo cáo tiến độ công việc mỗi ngày và nhập liệu thông tin nhanh chóng, dễ dàng.

• Quản lý tổng mức đầu tư theo phiên bản điều chỉnh, tự động cảnh báo vượt mức, tính toán và phân bổ chi phí, nguồn vốn dễ dàng.
• Quản lý danh mục gói thầu, phê duyệt kế hoạch đấu thầu, lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu và tích hợp cổng thông tin cho nhà thầu.
• Quản lý hợp đồng, lập kế hoạch nghiệm thu, theo dõi quá trình thực hiện công nợ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu chính xác theo hợp đồng.
• Cập nhật yêu cầu và chứng thư bảo lãnh theo nhà thầu, có thể tích hợp cùng phần mềm quản lý tài chính.
• Quản lý các vấn đề liên quan đến thi công như yêu cầu vật tư, biên bản phạt nhà thầu, ghi nhận các chỉ thị về công trường, báo cáo sản lượng hiện trường,….
• Báo cáo các thông tin về dự án như: Tình hình giải ngân, chi phí dự án, tiến độ thực hiện, nguồn vốn, tình trạng thanh toán, chi phí quyết vốn dự án,…

Phần mềm quản lý dự án xây dựng PMS

Nếu đang tìm kiếm phần mềm quản lý khối lượng thi công xây dựng thì bạn có thể tham khảo PMS. Sản phẩm được dùng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp và có nhiều tính năng vượt trội giúp nhà quản trị theo dõi chi tiết dự án đang trong quá trình vận hành. Có thể nói, PMS đã giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và mang đến hiệu quả cao trong công việc.

Tính năng và đặc điểm:

• Phần mềm sử dụng rất đơn giản, người dùng sẽ nhập số liệu như: Vốn đầu tư, vật liệu, tiến độ dự kiến hoàn thành, nhân công thực hiện,… PMS sẽ tự động xuất ra những báo cáo liên quan theo đúng quy định của pháp luật.
• Tự động lập kế hoạch của một hoặc nhiều dự án dựa trên những thông tin về chi phí, tiến độ, hợp đồng.
• Cập nhật hợp đồng xây dựng về thời gian hết hạn, thời gian bắt đầu, cập nhật tiến độ thực hiện công việc thực tế, cảnh báo hợp đồng sắp kết thúc,…
• Cho phép cập nhật khối lượng công việc chi tiết từ MS Excel đã tổng hợp từ trước đó.
• Cảnh báo nhanh chóng những sai sót về chi phí, tính toán khối lượng, giúp nhà đầu tư tránh được những rủi ro về pháp lý.
• Có thể phân quyền thông minh, giúp toàn bộ thông tin về dự án được bảo mật cao.

Project Manager

Project Manager là phần mềm quản lý tiến độ công việc, quản lý dự án theo thời gian thực, giúp nhà quản lý có thể đo lường được chính xác lịch trình, deadline công việc. Với nhiều tính năng nổi bật, Project Manager giúp hỗ trợ người dùng trong suốt quá trình triển khai, vận hành dự án.

Đặc điểm và tính năng:

• Phần mềm giúp nhà quản lý giám sát chi tiết tiến độ công việc, nhân viên thực hiện,… thông qua biểu đồ Gantt.
• Quản lý công việc dưới dạng bảng giúp người dùng có thể theo dõi được dễ dàng, trực quan các thông tin của dự án.
• Lập kế hoạch chi tiết về thời gian thực hiện, nhân sự thực hiện và những công việc liên quan.
• Theo dõi thời gian thực hiện, cảnh báo nếu chậm tiến độ, lên lịch trình thực hiện công việc theo tình hình thực tế.
• Báo cáo chi tiết toàn bộ thông tin về dự án để quản lý dễ dàng theo dõi, bàn giao công việc nếu như có nhân sự nghỉ việc,…
• Phần mềm quản lý dự án Project Manager có thể dùng được trên nhiều thiết bị, kiểm soát và điều phối công việc một cách đơn giản.

Phần mềm quản lý dự án Jira Software

Một phần mềm quản lý dự án tiếp theo mà Weup muốn giới thiệu đến bạn đọc đó là Jira Software. Đây cũng là giải pháp được dùng khá phổ biến và được nhiều người dùng là công cụ quản lý dự án phần mềm. Jira Software cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch, theo dõi quá trình thực hiện, rất phù hợp với những công ty công nghệ, giúp giám sát lộ trình hoàn thành sản phẩm và khai báo lỗi, nâng cấp phần mềm.

Tính năng và đặc điểm:

• Jira Software mang đến nhiều tính năng, tiện ích, giúp bạn lên kế hoạch thực hiện và giám sát tiến độ công việc chi tiết, dễ dàng.
• Phân chia công việc rõ ràng theo từng phòng ban, bộ phận và nhân viên thực hiện.
• Phần mềm hỗ trợ báo cáo khi dự án sắp đến hạn, cảnh báo những vấn đề liên quan trong quá trình thực hiện công việc.
• Báo cáo toàn bộ công việc thông qua biểu đồ một cách chi tiết, trực qua, người dùng dễ dàng theo dõi.
• Có thể phân quyền nhân viên, người dùng và tích hợp nhanh chóng với cổng API.

Phần mềm quản lý dự án Microsoft Project

Với những ứng dụng, phần mềm của Microsoft, chắc hẳn người dùng đã không còn quá xa lạ. Microsoft Project là giải pháp giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý được quy trình, tiến độ dự án nhanh chóng, chuẩn xác và dễ dàng. 

Tính năng và đặc điểm:

• Microsoft Project giúp quản lý toàn bộ dự án mà doanh nghiệp đang sử dụng một cách tập trung và chi tiết, hạn chế tình trạng chồng chéo.
• Hỗ trợ dùng trên nhiều thiết bị, quản lý được toàn bộ dự án ở mọi lúc, mọi nơi, hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả.
• Tính năng giao việc và nhận việc nhanh chóng, tránh tình trạng nhiều người cùng làm một công việc hoặc nhân viên làm không đúng công việc của mình.
• Giao diện phần mềm ở dạng bảng, lưới hoặc danh sách giúp bạn dễ dàng theo dõi và tổng hợp thông tin.
• Có 2 loại giải pháp là điện toán đám mây và lưu trữ tại chỗ để doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn sử dụng.
• Giải pháp có đầy đủ tính năng của một phần mềm quản lý dự án thông thường, có thể lập kế hoạch, quản lý tiến độ và đánh giá dự án.

Phần mềm LiquidPlanner

Phần mềm quản lý hồ sơ dự án LiquidPlanner được đánh giá là giải pháp quản lý, theo dõi công việc đáp ứng nhiều nghiệp vụ, không giới hạn số lượng nhân sự. Chính bởi vậy, chi phí dùng LiquidPlanner khá lớn, cao hơn rất nhiều so với những phần mềm khác trên thị trường hiện nay.

Tính năng và đặc điểm:

• LiquidPlanner đáp ứng được nhiều tính năng khi quản lý dự án như: Hoạch định, đo lường, theo dõi tiến độ, phân tích công việc,…
• Nhân viên và quản lý dễ dàng nhận việc và giao việc mà không cần tốn nhiều thời gian, không ai bỏ lỡ công việc.
• Phân tích toàn bộ công việc một cách tỉ mỉ giúp quản lý có những kế hoạch tối ưu hơn trong những dự án tiếp theo.
• Phần mềm có hỗ trợ tính năng theo dõi, làm việc từ xa, giúp bạn không cần lúc nào cũng đến công ty để điều phối công việc.
• Có LiquidPlanner bản free nhưng thời giới hạn tính năng quản lý thời gian, việc quản lý công việc, dự án cũng chỉ ở mức cơ bản.

Phần mềm quản lý dự án, tiến độ công việc Wrike

Phần mềm quản lý dự án Wrike giúp doanh nghiệp có thể hoàn thành tiến độ công việc theo đúng tiến độ, đúng thời hạn, phù hợp với lịch trình đã lập sẵn. Wrike đã ra đời từ lâu và được rất nhiều công ty trên thế giới tin dùng. Giải pháp này khá phù hợp với những tổ chức có quy mô lớn và nguồn nhân lực đông.

Tính năng và đặc điểm:

• Phần mềm có chức năng thời gian, tích hợp cùng Zapiter giúp quản lý công việc hiệu quả, đúng tiến độ. 
• Doanh nghiệp có thể dùng giải pháp miễn phí giới hạn 5 người, các tính năng cơ bản vẫn sẽ được tích hợp.
• Hỗ trợ quản lý lên kế hoạch thực hiện dự án dựa trên những số liệu nhập vào, tính toán được nhân lực, chi phí, thời gian hoàn thành,…
• Người dùng có thể dễ dàng tương tác với nhà phát triển phần mềm nếu có những vấn đề trong quá trình sử dụng.
• Wrike giúp bạn giám sát tiến độ dự án chặt chẽ, thông tin cập nhật chính xác, hạn chế những sai sót, rủi ro,…

Tìm hiểu thêm

• Điểm Danh 10+ Phần Mềm Quản Lý Hợp Đồng Thông Minh

Trên đây là 10 phần mềm quản lý dự án tốt nhất trên thị trường hiện nay. Nhìn chung, mỗi dự án sẽ có những tính năng khác nhau và phù hợp với từng doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo và lựa chọn sản phẩm phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty để giúp giảm thiểu chi phí, tối ưu thời gian, nhân lực.