Rất nhiều người hiện nay lựa chọn mô hình kinh doanh quán tạp hóa, tuy nhiên nhưng công việc liên quan đến quản lý, bán hàng trong lĩnh vực này chưa bao giờ là dễ dàng. Nhằm giúp cá nhân, cửa hàng giải quyết khó khăn, hạn chế khi kinh doanh tạp hóa và tạo cơ hội tăng doanh thu, lợi nhuận, phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa ra đời.

Khó khăn khi quản lý bán hàng tạp hóa

Khi kinh doanh hàng tạp hóa, đa số các cửa hàng sẽ gặp phải những khó khăn sau:

Thanh toán chậm gây mất nhiều thời gian

Khi làm việc trong quán tạp hóa đòi hỏi nhân viên và người quản lý phải nhớ được giá và thanh toán đúng cho khách hàng. Theo cách bán hàng truyền thống, việc tính bằng máy tính, sổ sách gây ra nhiều hạn chế như nhân viên nhớ nhầm giá, thanh toán sai cho khách hàng hoặc khiến khách phải chờ đợi lâu. Điều này khiến khách hàng cảm thấy phiền, không hài lòng và có thể không quay lại mua vào những lần sau.

Khó khăn trong kiểm kê hàng hóa

Một số cửa hàng tạp hóa có salesman hỗ trợ cập nhật hàng mới khi hết hàng hoặc hết hạn. Tuy nhiên việc này cũng không tránh được tình trạng sản phẩm bán chạy, nhanh hết và không được hỗ trợ kịp thời, gây ra những thất thoát nằm ngoài kiểm soát. Những cửa hàng không có salesman sẽ càng gặp nhiều khó khăn hơn, điều này cũng làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của cửa hàng.

Chưa có quy trình sắp xếp và quản lý khoa học

Không giống như các mô hình kinh doanh khác thường chỉ tập trung vào một vài sản phẩm nhất định, danh sách hàng hóa trong cửa hàng tạp hóa rất đa dạng, có thể lên đến hàng trăm, hàng ngàn với đa dạng kiểu dáng, mẫu mã, màu sắc khác nhau. Nếu bạn chỉ quản lý theo sổ sách thủ công sẽ khó để kiểm soát, đặc biệt trong trường hợp trưng bày, sắp xếp sản phẩm thiếu khoa học thì việc thâm hụt, thất thoát dễ xảy ra hơn.

Khó kiểm soát lãi lỗ

Với cách thức lưu trữ thông tin, quản lý lượng hàng nhập vào và bán ra bằng sổ sách khiến chủ tiệm khó tính toán, kiểm soát doanh thu, lãi lỗ hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Nhiều trường hợp người chủ chọn cách kiểm soát hóa đơn đơn giản, cứ bán mỗi ngày nếu vẫn đủ tiền nhập hàng và chi tiêu hàng ngày nghĩa là có lợi nhuận. Điều này khiến cửa hàng bạn khó có thể mở rộng và phát triển.

Xem thêm: 13 Phần Mềm Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất Hiện Nay

Thất thoát trong quá trình bán hàng

Lượng hàng hóa ra vào mỗi ngày ở các quán tạp hóa rất nhiều, đặc biệt là trong các giờ cao điểm, dịp lễ tết, đợt khuyến mãi lớn. Bên cạnh đó hóa đơn nhiều, lượng hàng hóa xuất nhập cùng không ít gây ra nhiều nhầm lẫn, chống chéo, thậm chí là thiếu sót. Ngoài ra, một số nhân viên không trung thực còn có thể gian lận nếu quản lý không có mặt trực tiếp tại cửa hàng.

Có nên dùng phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa miễn phí không?

Phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa hiện nay đang ngày càng trở nên phổ biến, hỗ trợ cửa hàng trong việc bán hàng, kiểm soát sản phẩm và khắc phục khó khăn trong quá trình kinh doanh. Vậy có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí hay không? Loại phần mềm này có những ưu nhược điểm nhất định, do đó bạn nên tìm hiểu kỹ những thông tin này, đồng thời căn cứ vào nhu cầu và khả năng tài chính của bản thân để đưa ra sự lựa chọn phù hợp.

Ưu điểm:

• Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí giúp bạn tiết kiệm chi phí vì công cụ này thường không yêu cầu người dùng trả tiền cho việc cài đặt và sử dụng. Bên cạnh đó, bạn cũng tiết kiệm được đáng kể chi phí thuê nhân viên khi phần mềm đã hỗ trợ những công việc quan trọng.
• Những ứng dụng này có đầy đủ các tính năng quản lý bán hàng cơ bản như quản lý đơn hàng, quản lý sản phẩm, hỗ trợ thanh toán, quản lý nhân viên,…. do đó giúp cửa hàng bạn giải quyết được những khó khăn, vướng mắc trong quá trình bán hàng.
• Các phần mềm miễn phí thường có giao diện đơn giản, trực quan, thân thiện với người dùng nên rất dễ sử dụng, bạn không cần mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu và thành thạo các tính năng.

Nhược điểm:

• Phần mềm miễn phí thường không có tính năng nâng cao, do đó khi cửa hàng bạn có quy trình làm việc phức tạp hay đòi hỏi yêu cầu cao hơn, loại phần mềm này thường không đáp ứng được hoặc bạn cần trả thêm phí để sử dụng tính năng nâng cao.
• Thông thường loại phần mềm miễn phí chỉ phù hợp với cửa hàng quy mô nhỏ, ít công đoạn trong quy trình kinh doanh. Những cửa hàng quy mô lớn nên lựa chọn công cụ có phí như phần mềm quản lý siêu thị.
• Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa miễn phí, bạn thường không nhận được sự hỗ trợ từ nhà cung cấp, nếu gặp lỗi sự cố, người dùng sẽ tự tìm cách khắc phục.

4 lợi ích của phần mềm

Khi có sự hỗ trợ của công nghệ, công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn, nhờ quá quá trình vận hành kinh doanh cũng đạt hiệu quả cao. Nếu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, bạn sẽ nhận được những lợi ích như:

Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành

Thông qua phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa, việc vận hành của cửa hàng sẽ trở nên đơn giản hơn, mọi thao tác từ nhập hàng, bán hàng, in hóa đơn hay thống kê doanh số đều được thực hiện trên hệ thống, do đó chỉ cần số lượng nhân viên nhất định để tiến hành nhiều công việc, vừa tiết kiệm được phí phí thuê nhân viên mà vẫn đảm bảo công việc đạt hiệu quả.

Hỗ trợ bán hàng, thanh toán nhanh

Phần mềm thông minh giúp nhân viên thực hiện các giao dịch bán hàng, thanh toán cho khách nhanh chóng, dễ dàng và đảm bảo tính chính xác. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể tra cứu thông tin hàng hóa, số lượng sản phẩm còn trong kho để hỗ trợ người mua khi họ có nhu cầu. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ bạn bán chéo, bán nhiều sản phẩm thông qua các chương trình giới thiệu sản phẩm liên quan.

Tham khảo: Top 6 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Và In Hóa Đơn Hiệu Quả Nhất

Tránh sai sót

Khi chuẩn hóa quy trình hoạt động, cụ thể là dùng mã vạch trong tính tiền hàng, nhân viên  thanh toán chính xác hơn cho khách hàng, hạn chế những sai sót trong các hoạt động bán hàng, nhập hàng, kiểm soát kho. Đồng thời phần mềm này có khả năng giải mã vạch rất nhanh, cung cấp những thông tin chính xác về tên gọi, giá cả, lượng hàng tồn kho,…

Giúp quản lý từ xa

Trong bất cứ hoạt động kinh doanh nào, người chủ khó có thể có mặt thường xuyên ở cửa hàng, công ty để đốc thúc công việc hay kiểm soát hoạt động của nhân viên. Trong khi đó theo cách truyền thống, nếu rời xa cửa hàng, bạn không thể biết được cụ thể tình hình kinh doanh, hoạt động bán hàng diễn ra như thế nào. Với việc sử dụng phần mềm, quản lý ở bất cứ nơi đâu vẫn biết được doanh số, lượng hàng bán ra, kết quả làm việc của từng nhân viên, lượng hàng hóa trong kho,… Nhờ đó bạn dễ dàng xử lý khi có vấn đề phát sinh hoặc hạn chế được trường hợp nhân viên gian lận.

Tính năng của phần mềm quản lý bán hàng quán tạp hóa

Một phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa thông thường sẽ có những tính năng cơ bản như:

• Thanh toán tiền hàng cho khách: Phần mềm thông minh có thể quét mã vạch tìm hàng nhanh, tính tiền chính xác và kết nối với máy in hóa đơn, nhờ đó tăng tốc độ bán hàng, đảm bảo sự chính xác và giảm thiểu nhầm lẫn không đáng có.
• Quản lý sản phẩm: Phần mềm cho phép phân loại và quản lý hàng hóa theo danh mục hoặc nhãn hàng, đồng thời hỗ trợ tìm kiếm thông tin hàng hóa một cách dễ dàng để hỗ trợ khách mua hàng nhanh chóng.
• Quản lý hàng tồn kho: Người dùng có thể quản lý lượng hàng xuất – nhập – tồn kho từng loại hàng hóa chính xác. Đồng thời phần mềm cũng cảnh báo lượng hàng sắp hết, hàng tồn nhiều để bổ sung hoặc lên kế hoạch xả hàng tương tự như phần mềm quản lý kho.
• Báo cáo doanh thu: Hệ thống tự động thống kê báo cáo chi  tiết về doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo thời gian thực. Tình năng này cũng cho phép cập nhật biến động lãi lỗ và tình hình kinh doanh mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại, máy tính, laptop.

Top 11 phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa tốt nhất hiện nay

Dưới đây là tổng hợp top 11 phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa tốt nhất hiện nay, được nhiều người tin dùng nhất:

Phần mềm quản lý bán hàng Mona Media

Mona Media là một trong những công ty chuyên cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện đại nhất hiện nay. Phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa Mona Media cho phép người dùng trải nghiệm thử miễn phí nhưng vẫn đầy đủ các tính năng cần thiết như: Quản lý hoạt động bán hàng, quản lý nhân viên, quản lý kho hàng, quản lý thông tin khách hàng, kiểm soát dòng tiền, xây dựng báo cáo kinh doanh,…

Phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa KiotViet

KiotViet là một trong những phần mềm hiện đang được nhiều người tin dùng. Công cụ này có nhiều tính năng nổi bật, phù hợp với cả cửa hàng tạp hóa nhỏ và siêu thị như: Quản lý bán hàng từ xa, kiểm tra nguồn hàng, báo cáo tài chính,…. Bên cạnh đó, KiotViet cũng có tính năng xuất hóa đơn và thanh toán đa phương tiện nhằm hỗ trợ công việc kinh doanh đạt hiệu quả cao. Có thể thấy phần mềm KiotViet không chỉ hỗ trợ chủ cửa hàng tạp hóa mà còn giúp khách hàng có những trải nghiệm mua hàng chất lượng.

Tìm hiểu thêm: Top 4 Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp Tốt Nhất

Phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa POS365

Phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa POS365 hiện nay đang phổ biến và được nhiều người biết đến, tin tưởng sử dụng. So với rất nhiều công cụ thông minh khác trên thị trường, POS365 có ưu điểm là cho phép người dùng sử dụng miễn phí với đầy đủ các tính năng chất lượng. POS365 được trang bị tính năng cần thiết cho hoạt động kinh doanh như quản lý nguồn hàng, quản lý kho, báo cáo doanh thu, hỗ trợ thanh toán và in hóa đơn. Phần mềm dễ sử dụng, đảm bảo sự chính xác và tính hiệu quả cao.

Phần mềm Sapo POS

Sapo POS có lẽ là một trong những phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa được nhiều chủ cửa hàng yêu thích nhất. Mặc dù là phần mềm miễn phí nhưng Sapo POS vẫn cung cấp đầy đủ tính năng cần thiết với chất lượng tốt nhất cho người dùng, hỗ trợ công việc kinh doanh đạt hiệu quả cao. Phần mềm Sapo POS mang đến những tính năng như: Quản lý hàng tồn kho, báo cáo doanh thu cửa hàng, quét mã QR, quản lý danh sách sản phẩm, quản lý nhân viên,….

Phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa Vzsoft

Vzsoft là cái tên được đánh giá cao bởi người dùng trong các phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa hiện có trên thị trường. Không chỉ dành cho cửa hàng tạp hóa nhỏ lẻ, phần mềm này còn được dùng cho các siêu thị, chuỗi cửa hàng với nhiều tính năng nổi bật như: Quản lý nguồn hàng, quản lý bán hàng, quản lý hợp đồng, hỗ trợ thanh toán, quản lý doanh thu,… Đây đều là những tính năng hữu ích, phù hợp với tình hình kinh doanh cửa hàng tạp hóa ở thời điểm hiện tại.

Phần mềm quản lý Misa

Misa cũng là một trong những công cụ hỗ trợ bán hàng tạp hóa cực kỳ hữu dụng. Thông qua phần mềm Misa, bạn có thể quản lý dễ dàng các trường thông tin sản phẩm bao gồm tên, thương hiệu, kích thước, giá bán, số lượng, hạn dùng,… Qua đó, phần mềm giúp bạn quản lý tự động hàng nghìn mã sản phẩm hàng hóa thuộc nhiều ngành hàng khác nhau. Ngoài ra bạn cũng có thể kiểm soát lượng hàng tồn kho một cách đầy đủ, chính xác.

Phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa Trustsales

Với những khó khăn thường gặp của các cửa hàng tạp hóa, phần mềm Trustsales chính là giải pháp hiệu quả nhất bạn không nên bỏ qua. Trustsales có nhiều tính năng ưu việt, có thể hỗ trợ người dùng kiểm soát và theo dõi hoạt động bán hàng và công việc của từng nhân viên một cách dễ dàng hơn, nhờ đó tối ưu được hiệu quả hoạt động kinh doanh. Phần mềm cho phép bạn dùng thử 7 ngày miễn phí, sau đó sẽ trả thêm phí để tiếp tục sử dụng.

Phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng nhỏ Abit

Khi nhắc tới phần mềm quản lý bán hàng quán tạp hóa tốt nhất, không thể không kể đến Abit. Đây là phần mềm cho phép người dùng sử dụng miễn phí nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các tính năng như phần mềm trả phí thông thường. Thông qua phần mềm Abit, bạn có thể kiểm soát hàng hóa, quản lý hoạt động bán hàng, quản lý nhân viên, quản lý doanh thu và báo cáo cũng như thống kê tình hình kinh doanh một cách dễ dàng.

Phần mềm Maybanhang.net

Maybanhang.net là một trong những phần mềm được ưa chuộng nhất tại các cửa hàng tạp hóa, siêu thị. Thông qua các tính năng của phần mềm, bạn có thể nhanh chóng nắm bắt được tính hình kinh doanh của cửa hàng, dễ dàng quản lý kho hàng, nguồn hàng xuất nhập trong kho. Ngoài ra, phần mềm Maybanhang.net còn hỗ trợ tổng hợp, báo cáo kinh doanh định ký để giúp người quản lý có cái nhìn khách quan về hoạt động của cửa hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa Dân Trí Soft

Dân Trí Soft hiện nay đang cung cấp song song 2 loại phần mềm quản lý bán hàng miễn phí trên bản online cloud và offline. Đặc biệt phần mềm quản lý bán hàng phiên bản trả phí của Dân Trí Soft được nhiều khách hàng đánh giá cao. Với phần mềm miễn phí, Dân Trí Soft tạo ra cộng đồng hỗ trợ người dùng với hơn 6000 thành viên, giúp khách hàng an tâm hơn trong quá trình sử dụng.

Phần mềm quản lý MasterPro

MasterPro là phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa offline, bạn có thể lựa chọn phiên bản miễn phí hoặc trả tiền để sử dụng thêm nhiều tính năng của phần mềm. Các tính năng nổi bật của MasterPro bao gồm: Quản lý bán hàng, quản lý nhân viên, kiểm soát hàng hóa trong kho, in hóa đơn, quản lý doanh thu và hỗ trợ báo cáo tình hình kinh doanh của cửa hàng.

Trên đây là thông tin về top 11 phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa được tin dùng nhất. Sử dụng các phần mềm hỗ trợ kinh doanh không còn là điều mới mẻ ở nhiều thời điểm hiện tại. Bạn nên tìm hiểu và lựa chọn phần mềm phù hợp để đảm bảo hoạt động bán hàng diễn ra hiệu quả và thu về lợi nhuận cao.