Khi hình thức kinh doanh online trở thành xu hướng cũng là thời điểm phần mềm quản lý đơn hàng được chú ý nhiều. Đây là một công cụ hữu hiệu giúp người bán kiểm soát tốt hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ bán hàng. Thống kê cho thấy, hiện có 7 ứng dụng quản lý đơn hàng sau được nhiều cơ sở sử dụng nhất.

Khó khăn của các doanh nghiệp trong quản lý đơn hàng

Trước khi tìm hiểu về các phần mềm quản lý đơn hàng trên thị trường, bạn nên hiểu rõ việc quản lý đơn hàng trước đây có những bất cập gì. Theo chia sẻ của nhiều người, khi số lượng khách càng tăng thì kiểm soát đơn hàng càng nan giải, bởi lẽ:

Khó theo dõi tình trạng của đơn hàng

Cụ thể, chủ cửa hàng cần theo dõi trạng thái đơn hàng đã được giao, đang giao, chưa giao hoặc bị hủy. Việc này nhằm đảm bảo khách hàng nhận được đúng sản phẩm trong thời gian họ mong muốn và người bán chắc chắn đã xuất kho thành công.

Nếu bám sát được trạng thái đơn hàng, bạn sẽ dễ dàng tư vấn, phản hồi với khách. Nhờ đó đem lại sự hài lòng, tin tưởng của người mua với người bán.

Tuy nhiên, thực tế đơn hàng thường được giao bởi bên thứ ba. Trong quá trình vận chuyển rất dễ xảy ra sai sót nếu chủ cửa hàng không có giải pháp hỗ trợ. Chẳng hạn như thông tin đơn hàng không rõ ràng, hàng hóa chưa được giao ngay… Điều này khiến khách hàng mất niềm tin và không tiếp tục mua sản phẩm.

Quản lý công nợ với đơn vị vận chuyển

Trong kinh doanh online, nhiều đơn vị vận chuyển chỉ thanh toán một phần giá trị đơn hàng hoặc thanh toán sau 100% cho chủ cửa hàng. Vì vậy, với số lượng đơn lớn và đối tác vận chuyển nhiều thì bạn rất khó nắm bắt được các khoản công nợ của từng bên.

Xem thêm: Review 4 Phần Mềm Quản Lý Công Nợ Khách Hàng Chất Lượng Nhất

Quản lý thông tin về đơn hàng

Các đơn hàng online phải có đầy đủ thông tin về bên mua, bên bán và đơn vị vận chuyển. Chẳng hạn như tên, số điện thoại và địa chỉ của khách hàng, đơn vị bán, thông tin sản phẩm đặt mua, thời gian giao hàng, số tiền cần thanh toán, phương thức thanh toán…

Tất cả những thông tin này đều cần chính xác và được kiểm soát chặt chẽ. Nếu có sự nhầm lẫn, đơn hàng sẽ khó vận chuyển đúng thời hạn. Điều này làm giảm trải nghiệm của người mua.

Quản lý doanh số

Trong bán hàng online, nếu bất cẩn, đơn hàng sẽ rất dễ bị hủy hoặc khiếu nại. Khi đó, chủ cửa hàng sẽ mất một khoản phí cho đơn vị vận chuyển đưa hàng về. Bên cạnh đó, trong quá trình vận chuyển, hàng hóa có thể không còn nguyên vẹn, khách không nhận hàng, chủ cửa hàng bị mất tiền và mất uy tín. Tất cả những điều này đều làm sụt giảm doanh số bán hàng và khiến số liệu thống kê hiệu quả kinh doanh bị thay đổi.

Chăm sóc khách hàng

Việc chăm sóc khách hàng sau bán cần dựa trên thông tin đặt hàng của khách, thói quen, sở thích, tần suất mua hàng và khả năng tài chính. Khi nắm bắt được những điều này, chủ cửa hàng sẽ có kế hoạch lên chương trình chăm sóc sau bán phù hợp, biến họ thành khách hàng trung thành.

Tuy nhiên, Nếu bạn quản lý đơn hàng bằng các phương pháp truyền thống như excel, sổ sách thì việc lưu trữ và phân tích khách hàng vô cùng khó khăn.

Xuất phát từ những khó khăn trong quản lý đơn hàng, đặc biệt là khi kinh doanh online, các phần mềm quản lý đơn hàng đã được cho ra đời.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí hay không?

Trên thị trường hiện có rất nhiều phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí. Vậy, doanh nghiệp có nên sử dụng ứng dụng này vào kinh doanh hay không? Cùng xem xét ưu và nhược điểm của phần mềm miễn phí hỗ trợ quản lý đơn hàng ngay sau đây để đưa ra câu trả lời.

Ưu điểm:

• Phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí giúp bạn giải quyết nhiều vấn đề nan giải trong quản lý đơn hàng.
• Bằng việc ứng dụng phần mềm vào kinh doanh, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí liên quan đến nhân sự, văn phòng phẩm…
• Sự hỗ trợ của phần mềm cho phép bạn giảm tải nhiều quy trình làm việc, từ đó tiết kiệm thời gian tối đa.
• So với phần mềm trả phí, bạn hầu như không phải bỏ ra một khoản tiền nào để sử dụng app. Trong khi đó, tính năng của nó tương đối đầy đủ.

Nhược điểm:

• Những phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí thường ít tính năng, công dụng hoặc có những đặc điểm không phù hợp với nhu cầu quản lý đơn hàng của bạn.
• Khi có lỗi xảy ra, bạn không được đơn vị cung cấp hỗ trợ khắc phục, hướng dẫn giải quyết giống như khi sử dụng các dịch vụ có trả phí.
• Phần mềm miễn phí có thời hạn sử dụng ngắn, vì vậy, nó không hỗ trợ bạn quản lý đơn hàng về lâu dài như ứng dụng có trả phí.

Lợi ích của phần mềm quản lý đơn hàng

Phần mềm quản lý đơn hàng là giải pháp công nghệ hiện đại dành cho những người kinh doanh online. Tuy nhiên, đến nay không phải bất cứ chủ cửa hàng nào cũng sẵn sàng sử dụng. Họ băn khoăn liệu việc sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý đơn hàng online có thực sự mang lại hiệu quả. Nếu bạn nằm trong số đó, hãy cùng phân tích ưu và nhược điểm của ứng dụng này để quyết định sử dụng nay không.

Ưu điểm của phần mềm

• Phần mềm quản lý đơn hàng online giúp bạn khắc phục nhiều khó khăn trong việc kiểm soát đơn hàng, doanh thu, chăm sóc khách hàng và quản lý công nợ với đơn vị vận chuyển.
• Với ứng dụng này, bạn có thể tối giản được nhiều công việc trong bán hàng online, từ đó tiết kiệm thời gian.
• Bạn có thể giảm bớt chi phí thuê nhân viên và chi phí mua sắm văn phòng phẩm phục vụ việc quản lý bán hàng thủ công trước đây.
• Đơn hàng được vận chuyển theo thông tin rõ ràng. Bạn dễ dàng hồi đáp với người mua, nâng cao trải nghiệm của người mua.
• Lịch sử mua hàng được lưu trữ đầy đủ giúp bạn dễ dàng chăm sóc khách hàng trong và sau bán.

Tìm hiểu thêm: Tổng Hợp 12 Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Chất Lượng Nhất

Nhược điểm của phần mềm

• Giải pháp công nghệ quản lý đơn hàng là một ứng dụng công nghệ hiện đại. Đối với những người bán hàng chưa hiểu biết về công nghệ sẽ mất nhiều thời gian làm quen với ứng dụng.
• Đa phần các ứng dụng này không tích hợp tính năng quản lý nhân viên giống như ở phần mềm quản lý nhân sự.
• Nếu muốn lựa chọn phần mềm phù hợp nhất với nghiệp vụ của bạn, bạn cần bỏ ra một khoản phí để mua ứng dụng.

Tuy có một vài hạn chế nhất định nhưng rõ ràng việc sử dụng phần mềm vào quản lý đơn hàng sẽ mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn. Vì vậy, bạn nên tìm hiểu kỹ các tính năng cũng như những app phổ biến để tham khảo, sử dụng.

Tính năng của các phần mềm quản lý đơn hàng

Mỗi ứng dụng công nghệ lại có một số tính năng riêng. Các app quản lý đơn hàng miễn phí thường không chuyên sâu bằng phần mềm trả phí. Tuy nhiên, hầu hết ứng dụng này đều có những tính năng như sau:

• Hỗ trợ công tác nhận đơn, xuất kho và chuyển đơn.
• Quản lý dữ liệu của khách hàng, lịch sử mua hàng.
• Kết nối với đơn vị vận chuyển, tự động cập nhật trạng thái đơn hàng.
• Cho phép theo dõi các khoản tiền thu hộ, tiền đã thanh toán và công nợ của các đối tác giao hàng.
• Tìm kiếm, sắp xếp danh sách các đơn hàng.
• Kết nối với các kênh bán hàng online hiện có.
• Giúp chủ cửa hàng quản lý thu chi chính xác.
• Lập báo cáo thống kê doanh thu và hỗ trợ xuất file chính xác.

Ở những phần mềm có trả phí, người dùng còn được yêu cầu thêm, bớt, thay đổi, tạo mới các tính năng sao cho phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng.

Top 7 phần mềm quản lý đơn hàng phổ biến hiện nay

Hiện có rất nhiều phần mềm quản lý đơn đặt hàng được giới thiệu trên thị trường. Tuy nhiên, 7 giải pháp công nghệ sau được nhiều chủ cửa hàng hay lựa chọn nhất.

1. Phần mềm quản lý đơn hàng online KiotViet

KiotViet là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm hàng đầu ở Việt Nam. Trong số các ứng dụng của công ty này, ứng dụng quản lý đơn hàng cho thấy rõ tính chuyên nghiệp của nó.

Đặc điểm nổi bật:

• Phần mềm được cài đặt trên các nền tảng như máy tính, điện thoại thông minh, máy POS cầm tay rất tiện lợi.
• Phần mềm hỗ trợ mọi hoạt động bán hàng, nhận và chuyển đơn, xuất nhập kho.
• Cho phép quản lý dữ liệu về khách hàng đầy đủ, chính xác.
• Tự động kết nối với các đơn vị vận chuyển để bám sát lịch sử vận đơn, thống kê phí giao hàng, hỗ trợ thanh toán và kiểm soát công nợ.
• Cho phép kết nối với các kênh bán hàng online để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
• Hỗ trợ tìm kiếm và sắp xếp đơn hàng theo gợi ý có sẵn hoặc từ khóa tìm kiếm.
• Hỗ trợ quản lý thu chi của cửa hàng và xuất file dưới dạng excel nhanh chóng khi cần thiết.

Tham khảo: 13 Phần Mềm Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất Hiện Nay

Đây là phần mềm quản lý đơn đặt hàng miễn phí trong thời gian đầu. Sau thời hạn dùng thử, bạn phải chọn mua các gói cước tháng để duy trì dịch vụ.

2. Phần mềm phần mềm quản lý đơn hàng Sapo GO

Sapo GO cũng là một ứng dụng dành cho các cửa hàng, giúp bạn tối ưu việc quản lý đơn hàng, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Đặc điểm nổi bật:

• Sapo Go cho phép kết nối không giới hạn với các fanpage để quản lý boxchat, comment.
• Phần mềm này có tính năng tự động chốt đơn livestream trên kênh liên quan.
• Cho phép thống kê danh sách các đơn đã đặt ngay trong khung chat, giúp chủ shop nhận diện được đặc điểm khách hàng.
• Tự động cập nhật trạng thái của đơn hàng và theo dõi lịch trình vận chuyển giống như ở phần mềm quản lý vận đơn.
• Hỗ trợ quản lý tồn kho cho cửa hàng giống như ở phần mềm quản lý kho.
• Cho biết các đơn hàng bị hoàn trả và lý do không giao được hàng.
• Giúp chủ cửa hàng theo dõi chi tiết về phí ship, tiền COD, từ đó dễ dàng quản lý công nợ với đơn vị vận chuyển.
• Cho phép in đơn hàng kèm phiếu vận chuyển nhanh chóng ngay sau khi tạo đơn.
• Giúp tạo báo cáo đơn hàng, báo cáo doanh thu hàng tháng.

Hiện tại, giải pháp công nghệ hỗ trợ quản lý đơn hàng này được dùng thử miễn phí 7 ngày. Sau đó, nếu tiếp tục sử dụng, bạn phải trả phí 160 nghìn mỗi tháng.

3. Phần mềm TrustSales

Đây là phần mềm được thiết kế riêng cho nghiệp vụ quản lý thông tin đơn hàng. Nó hỗ trợ người dùng quản lý đơn hàng online hiệu quả nhất.

Đặc điểm nổi bật:

• TrustSales cho phép kết nối với các kênh bán hàng online phổ biến hiện nay.
• Giúp người dùng ghi lại thông tin của đối tác và kết nối tự động với khách hàng.
• Cho phép cập nhật trạng thái đơn hàng tự động, giúp bạn dễ dàng giám sát vận đơn.
• Giúp chủ cửa hàng thống kê phí giao hàng theo hình thức ship COD.
• Hỗ trợ theo dõi tiền thu hộ từ đơn vị vận chuyển và đối chiếu khi có vấn đề xảy ra.
• Cho phép tìm kiếm, sắp xếp đơn hàng, kiểm tra thông tin.
• Giúp người dùng thiết kế mẫu hóa đơn nhanh chóng và xuất file ra excel.

TrustSales hiện được dùng thử miễn phí trong 7 ngày, sau đó bạn có thể lựa chọn các gói cá nhân khởi nghiệp hay doanh nghiệp, Premium… để sử dụng.

4. Phần mềm maybanghang.net

Đây cũng là một trong những phần mềm quản lý bán hàng dễ sử dụng và được tin dùng nhiều hiện nay. Nó cho phép bạn kiểm soát tình trạng kinh doanh một cách chính xác và dễ dàng.

Đặc điểm nổi bật:

• Phần mềm giúp người dùng quản lý các hóa đơn đặt hàng chi tiết.
• Cho phép quản lý hàng nhập, xuất và tồn kho giống như ở phần mềm quản lý kho.
• Giúp bạn quản lý danh sách khách hàng, công nợ của khách, nhà cung cấp và công nợ nhà cung cấp tương tự như ở phần mềm quản trị doanh nghiệp.
• Hỗ trợ in hóa đơn, báo cáo đơn hàng, doanh thu từ hệ thống nhanh chóng, tiện lợi.
• Các dữ liệu được lưu trữ trực tuyến và có thể tìm kiếm lại nhanh chóng, đơn giản.

Bạn có thể đăng ký dùng thử phần mềm miễn phí 7 ngày, sau đó, nếu tiếp tục sử dụng, cần trả 99 nghìn đồng mỗi tháng.

5. Phần mềm OnlineCRM

Online CRM là một phần mềm quản lý đơn hàng trên điện thoại di động. Nó hỗ trợ bạn mọi mặt từ quản lý tồn kho, danh sách đơn hàng, hỗ trợ tính tiền đến chăm sóc khách hàng, báo cáo kinh doanh…

Đặc điểm nổi bật:

• OnlineCRM cho phép tạo đơn hàng nhanh chóng như ở phần mềm quản lý bán hàng.
• Giúp người dùng tìm kiếm thông tin đơn hàng và quản lý đơn dễ dàng.
• Hỗ trợ gửi đơn nhanh chóng đến khách hàng.
• Cho phép xuất dữ liệu ra các file PDF.
• Chuyển đổi từ đơn hàng thành hóa đơn chính xác, đơn giản.
• Đánh dấu đơn quan trọng để nhân viên dễ dàng theo dõi.

Cũng giống như nhiều ứng dụng khác, phần mềm này được dùng thử miễn phí trong thời gian xác định. Sau đó bạn phải chọn các gói dịch vụ cơ bản, chuyên nghiệp hoặc toàn diện để sử dụng.

6. Phần mềm quản lý đơn hàng Haravan

Haravan được biết đến là một ứng dụng quản lý đơn hàng có giao diện thuần việt. Nó cho phép bạn xử lý và theo dõi, quản lý đơn đa kênh.

Đặc điểm nổi bật:

• Haravan cho phép tìm kiếm và sắp xếp đơn theo nhu cầu quản lý.
• Hỗ trợ quản lý các thông tin của khách hàng giống như ở phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa.
• Cho phép kiểm tra lịch sử đơn hàng, thống kê phí giao hàng, ship COD…
• Giúp người dùng kết nối với các kênh bán hàng online có sẵn.

Haravan được dùng thử miễn phí trong thời gian đầu. Sau đó bạn cần lựa chọn các gói start, pro, grow, scale để sử dụng dịch vụ.

7. Phần mềm Nhanh.vn

Nhanh.vn được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý đơn hàng tốt nhất hiện nay. Nó phù hợp với hầu hết các mô hình kinh doanh từ nhỏ lẻ đế hệ thống chuỗi cửa hàng.

Đặc điểm nổi bật:

• Nhanh.vn giúp bạn kết nối với các kênh bán hàng online dễ dàng, góp phần tăng khả năng chốt sales.
• Tích hợp tính năng gửi email và chăm sóc khách hàng ngay trên phần mềm.
• Giúp quản lý, sắp xếp và theo dõi tình trạng của đơn hàng sau khi gửi đi.
• Cho phép quản lý thông tin xuất, nhập hàng hóa theo thời gian thực, từ đó hỗ trợ quản lý kho.
• Giúp người dùng lập báo cáo chi tiết về doanh thu, các đơn hàng…
• Sau thời gian dùng thử miễn phí, bạn phải lựa chọn các gói starter, Premium hoặc ENterprise để sử dụng.

Trên đây là tổng hợp 7 phần mềm quản lý đơn hàng online tốt nhất trên thị trường. Bạn nên tìm hiểu kỹ các tính năng của từng phần mềm để lựa chọn được giải pháp ưng ý nhất.