Quản lý thời gian làm việc, lịch làm việc của bản thân tưởng đơn giản nhưng không dễ dàng. Rất nhiều người quản lý không tốt khiến công việc bị chồng chéo, sắp xếp không khoa học. Để giải quyết tình trạng này, nhiều giải pháp được đưa ra, trong đó có phần mềm quản lý lịch làm việc. Bài viết sau đây Weup sẽ giới thiệu 9 phần mềm tốt nhất.

Những khó khăn khi quản lý thời gian, lịch làm việc

Quản lý lịch làm việc đúng cách khoa học không chỉ giúp tăng năng suất lao động mà còn tiết kiệm thời gian thực hiện. Tuy nhiên, các nhân viên, nhà quản lý thường gặp phải những hạn chế sau đây:

• Không kiểm soát được công việc

Mỗi nhân viên, nhà quản lý cần thực hiện nhiều công việc khác nhau mỗi ngày, mỗi tuần. Đó là chưa kể có những nhân viên thực hiện thêm các công việc khác bên ngoài cùng những lịch họp, lịch gặp gỡ đối tác. Nếu không ghi lại những công việc cần làm, sắp xếp thứ tự ưu tiên, bạn sẽ rất dễ bị nhầm lẫn, không kiểm soát được công việc cần làm.

Điều này có thể khiến tiến độ công việc chậm hơn, khả năng bao quát, giải quyết vấn đề cũng kém và ảnh hưởng nhiều đến chất lượng công việc.

Xem thêm

• Tổng Hợp 12 Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Chất Lượng Nhất

• Không theo dõi được chi tiết tiến độ công việc

Với những nhà quản lý, việc theo dõi tiến độ công việc, dự án của nhân viên là vô cùng quan trọng và cần thiết. Nhưng nếu quản lý theo cách thủ công thì bạn sẽ khó có thể biết được lịch làm việc của nhân viên như thế nào.

• Tốn kém chi phí, giấy tờ

Những cách ghi chép thủ công thường là ghi chép vào giấy nhớ và dán ở nơi làm việc để tiện theo dõi. Cách làm này không những tốn kém nhiều thời gian, giấy tờ mà còn gây ra cảm giác chán nản cho nhân viên, khiến nhân viên không có nhiều động lực để thực hiện công việc.

Lợi ích của giải pháp phần mềm quản lý lịch làm việc

Hiện nay, có rất nhiều giải pháp quản lý lịch làm việc giúp nhân viên có thể tối ưu thời gian, kiểm soát được toàn bộ công việc hàng ngày và được rất nhiều người sử dụng. Các lợi ích tuyệt vời mà phần mềm mang đến có thể thấy như:

Đối với nhân viên

• Phần mềm giúp sắp xếp thời gian, công việc hợp lý và ưu tiên những công việc quan trọng, cần làm trước.
• Dễ dàng theo dõi được công việc, dự án một cách tổng quan và liên tục.
• Nắm bắt nhanh chóng công việc cá nhân và công việc của từng bộ phận để hỗ trợ ngay khi cần thiết.
• Dễ dàng tương tác với đồng nghiệp, đặc biệt là những ai phải đi lại nhiều qua các chi nhánh trong nước hay ngoài nước.

Đối với nhà quản lý

• Quản trị dễ dàng một cách tổng quan tất cả các bộ phận, các công việc.
• Đánh giá năng lực của nhân viên và phân bổ công việc sao cho phù hợp nhất.
• Thông tin công việc, nhân viên được bảo mật hơn so với giao tiếp trên mạng xã hội.
• Điều chỉnh, khắc phục những rủi ro khi làm việc nếu có.

Những tính năng cơ bản của phần mềm quản lý lịch làm việc

Hiện nay, đa số các phần mềm quản lý lịch làm việc đều có những tính năng cơ bản sau đây:

• Thích ứng với nhiều thiết bị: Phần mềm có thể dùng được trên điện thoại, máy tính bảng, laptop, giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, lịch làm việc của mình.
• Có chức năng phân quyền: Với phần mềm, nhân viên được phân quyền và thực hiện nhiệm vụ theo các cấp bậc để hạn chế việc lạm quyền, thay đổi thông tin.

• Quản lý lưu trữ lịch làm việc, công việc: Phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ, chi tiết lịch làm việc, thông tin công việc để giúp nhân viên, quản lý nắm bắt được cụ thể.
• Chức năng báo cáo: Sau mỗi dự án hay khi công việc hoàn thành, phần mềm sẽ thực hiện báo cáo và cảnh báo những việc quá hạn, chưa thực hiện.
• Lập kế hoạch: Người dùng có thể tạo ra các tag ưu tiên, quan trọng và đưa lên đầu. Những tag này sẽ được nhắc nhở để thực hiện trước, báo cáo những công việc chưa hoàn thành, giúp nhân viên và nhà quản trị theo dõi sát sao dự án, điều chỉnh kịp thời nếu có vấn đề.
• Liên kết nhiều công cụ: Phần mềm quản lý lịch làm việc có thể liên kết nhiều phần mềm để tạo ra một hệ thống quản lý công việc đầy đủ, chi tiết và khoa học.

Có nên dùng phần mềm quản lý lịch làm việc miễn phí?

Nếu như bạn dùng phần mềm với mục đích cá nhân, theo dõi công việc của riêng mình thì phần mềm miễn phí cũng là một lựa chọn tốt với nhiều ưu điểm như:

• Giải pháp khá thuận tiện, dễ dùng, đáp ứng những yêu cầu cơ bản nhất khi người dùng muốn kiểm soát lịch làm việc.
• Phần mềm miễn phí, người dùng có thể trực tiếp tải về và sử dụng.
• Ngay cả những ai không am hiểu sâu về công nghệ cũng dễ dàng sử dụng được phần mềm.

Tuy nhiên, nếu như bạn muốn dùng sản phẩm ở quy mô doanh nghiệp thì phần mềm miễn phí sẽ không còn phù hợp bởi những hạn chế như:

• Những tính năng nâng cao sẽ không thể có ở những bản miễn phí, giới hạn việc quản lý công việc của nhà quản lý.
• Những thông tin của doanh nghiệp dễ bị lộ do phiên bản miễn phí thường có nhiều mã độc.
• Nếu gặp lỗi, người dùng sẽ không được bảo hành, điều này ảnh hưởng đến quá trình làm việc của mọi người.

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý lịch làm việc

Phần mềm quản lý thời gian làm việc hiện nay có khá nhiều, bạn có thể tham khảo những tiêu chí sau đây nếu còn băn khoăn chưa biết chọn sản phẩm nào.

• Phần mềm cần đáp ứng đầy đủ tính năng, giao diện dễ nhìn để ai cũng có thể thực hiện và thao tác.
• Nên ưu tiên những giải pháp có tính bảo mật cao để tránh thông tin của doanh nghiệp bị đánh cắp.
• Hãy chọn những nhà cung cấp sản phẩm có tiếng trên thị trường, được nhiều người dùng tin tưởng lựa chọn.
• Những phần mềm tốt phải là phần mềm có đội ngũ chăm sóc khách hàng, tư vấn nhiệt tình và sẵn sàng hỗ trợ ngay khi sản phẩm bị lỗi.

Gợi ý 9+ phần mềm quản lý lịch làm việc tốt nhất hiện nay

Cũng giống như phần mềm quản lý bán hàng, quản lý nhân viên, phần mềm quản lý lịch làm việc vô cùng đa dạng. Sau đây là những giải pháp được nhiều người sử dụng thời gian gần đây để bạn có thể tham khảo.

Google Calendar

Google Calendar là một ứng dụng của Google cho phép quản lý lịch làm việc, công việc của bạn một cách dễ dàng, chi tiết. Đây là giải pháp hoàn toàn miễn phí và bạn có thể sử dụng để lên lịch, kiểm soát công việc hàng ngày, hàng tuần.

Vì là một ứng dụng của Google nên Google Calendar có thể kết nối dễ dàng đến Gmail để giúp đưa ra những thời gian, lịch trình làm việc phù hợp nhất, tránh chậm trễ, quá hạn deadline. Phần mềm cũng có thể quản lý được công việc cá nhân nhỏ lẻ và những công việc của doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa.

Thông tin hữu ích

• TOP 7+ Phần Mềm Quản Lý Hồ Sơ Công Việc Hiện Đại, Chuyên Nghiệp

Phần mềm quản lý lịch làm việc Any.do

Any.do là phần mềm quản lý công việc trên điện thoại, máy tính được khá nhiều người sử dụng. Nó giúp bạn lên kế hoạch công việc, đặt báo thức nhắc nhở để bạn có thể hoàn thành đúng mục tiêu, kết quả tốt.

Với những công nghệ hiện đại được áp dụng, phần mềm có thể giúp bạn lên kế hoạch công việc dễ dàng với giao diện vô cùng đơn giản, dễ dùng. Khi tạo ra danh sách những việc cần làm, bạn có thể cài đặt thời gian nhắc nhở làm việc để không bỏ lỡ những công việc quan trọng.

Any.do cũng cho phép đánh dấu công việc hoàn thành bằng những thao tác vô cùng đơn giản, không tốn nhiều thời gian. Bạn cũng có thể chia sẻ danh sách công việc với nhiều người để dễ dàng phân công, trao đổi nhiệm vụ. Có thể nói, với phần mềm, bạn không chỉ sắp xếp được công việc một cách khoa học mà còn có thể tăng năng suất làm việc nhanh chóng.

Getfly

Getfly là phần mềm CRM giúp quản lý công việc, lịch làm việc cá nhân hàng đầu hiện nay. Bên cạnh những tính năng chính của một sản phẩm quản lý lịch làm việc thì Getfly cũng hỗ trợ quản lý khách hàng, quản lý đơn hàng mà marketing auto,…

Với phần mềm, bạn sẽ dễ dàng tạo danh sách làm việc với những deadline tương ứng. Bạn sẽ nhận được thông báo về công việc cần hoàn thành để không bỏ lỡ, ảnh hưởng đến tiến độ làm việc.

Nếu dùng để quản lý lịch làm việc cho cả doanh nghiệp, Getfly cho phép nhân viên và quản lý có thể giao việc cho nhau, đảm bảo sự công bằng, hài hòa trong môi trường làm việc. Nhân viên cũng kiểm soát được công việc mình phải làm và đảm bảo được tiến độ hoàn thành công việc. Nhờ đó, quản lý cũng sẽ đánh giá được năng lực, khả năng làm việc của mỗi người và đưa ra được chiến lược quản lý phù hợp nhất.

Workplus Platform

Workplus Platform là phần mềm quản lý công việc đã được hàng nghìn doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Sản phẩm dựa trên nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp thống nhất bằng hệ số hóa nên các tính năng của phần mềm đều tự động, đơn giản các quy trình.

Với Workplus Platform, nhà quản lý sẽ phân chia nhiệm vụ cho nhân viên dễ dàng và nhân viên cũng theo dõi được công việc cần làm. Nhờ đó, toàn bộ công việc sẽ không bị bỏ sót, khối lượng công việc được phân chia đều hơn, tăng sự chuyên nghiệp.

Phần mềm có thể truy cập ở mọi lúc, mọi nơi, miễn là thiết bị có kết nối internet. Vì vậy, bạn sẽ linh hoạt hơn trong theo dõi, thực hiện các công việc nhanh chóng. Ngoài ra, Workplus Platform cũng cho phép kết nối tài liệu, hình ảnh và cung cấp mẫu báo cáo tương thích để người dùng có thể dễ dàng đọc được và đưa ra những kế hoạch làm việc phù hợp trong giai đoạn tiếp theo.

Phần mềm quản lý lịch làm việc Todoist

Todoist là phần mềm giúp người dùng tạo, lập ra danh sách những công việc cần làm trong ngày. Sản phẩm có khá nhiều ưu điểm, trong đó nổi bật nhất chính là khả năng tự động diễn giải, phân loại công việc dựa trên những thông tin mà bạn nhập vào. Phần mềm đã có đến 10 triệu người tin tưởng và sử dụng, giúp một ngày làm việc năng suất, hiệu quả hơn.

Todoist không chỉ giúp giải quyết những công việc cá nhân mà còn giúp lên kế hoạch, phân công công việc cho những thành viên trong nhóm. Ứng dụng cũng bám sát deadline, thông báo đến người dùng việc cần hoàn thành để bạn không bỏ lỡ.

Phần mềm Todoist hoàn toàn có thể dùng miễn phí bằng cách tải trên các kho ứng dụng. Với những tính năng nâng cao, bạn cần trả phí theo năm để duy trì.

Phần mềm CloudApp

CloudApp là ứng dụng văn phòng giúp hỗ trợ làm việc nhóm cũng như giao tiếp với khách hàng vô cùng hiệu quả. Với phần mềm, bạn sẽ tiết kiệm được 56 giờ làm việc mỗi tuần.

Khi dùng sản phẩm, bạn sẽ thấy công việc được sắp xếp khoa học, không bị chồng chéo nhiệm vụ, dễ dàng theo dõi được việc cần làm. Phần mềm cũng có tính năng nhắc nhở để bạn không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào.

Ưu điểm của CloudApp là khả năng trao đổi công việc với đối tác, khách hàng, đồng nghiệp thông qua video trực tuyến, hình ảnh. Bạn sẽ hạn chế được tình trạng forward email thiếu chuyên nghiệp, dùng văn bản dài dòng,… Giải pháp đã có 3 triệu khách hàng sử dụng và chắc chắn là phần mềm quản lý lịch làm việc bạn không thể bỏ lỡ.

Phần mềm quản lý lịch làm việc Slack

Slack là ứng dụng văn phòng hay một phần mềm quản lý công việc vô cùng hữu ích và có nhiều ưu điểm nổi bật. Khi dùng phần mềm, bạn sẽ dễ dàng trao đổi với đồng nghiệp về công việc mà không cần gửi email, gọi điện tốn kém thời gian. Phần mềm cũng hỗ trợ gửi file, gửi ảnh không giới hạn, giữ nguyên định dạng, không bị mờ nhòe.

Bạn chỉ cần nhập danh sách công việc, dự án phải làm và những nhiệm vụ cho mỗi người, phần mềm sẽ tự động hóa nhận dạng và cảnh báo những công việc quan trọng cần làm, công việc quá hạn,… Bạn sẽ dễ dàng theo dõi để không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào.

Với Slack, việc trao đổi thông tin sẽ quy củ và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Mỗi cá nhân, phòng ban hay dự án đều có thể thiết lập những không gian trao đổi riêng. Bên cạnh đó, phần mềm cũng hoàn toàn tương thích với Dropbox, Drive hay SalesForce,…

Phần mềm Zapier

Phần mềm quản lý lịch làm việc Zapier cho phép người dùng liên kết tự động cùng các ứng dụng văn phòng. Bạn có thể lưu tệp tin trên Gmail vào đám mây của mình ở Dropbox hoặc ngược lại. Chính sự tiện dụng, tiện lợi như vậy nên Zapier được rất nhiều cá nhân, tổ chức sử dụng để quản lý lịch làm việc, công việc mỗi ngày.

Điều tuyệt vời của Zapier là bạn có thể thực hiện toàn bộ công việc, nhiệm vụ chỉ bằng một cú nhấp chuột mà không cần công thức, công cần code. Nếu đang tìm kiếm một giải pháp hỗ trợ lên kế hoạch, thực hiện công việc cho cá nhân, doanh nghiệp thì bạn không thể bỏ qua phần mềm Zapier.

Phần mềm Due

Due giúp lên lịch làm việc cá nhân vô cùng hiệu quả. Với phần mềm, bạn sẽ không còn lo lắng về việc các nhiệm vụ, công việc bị bỏ quên. Due sẽ thực hiện nhắc nhở những việc làm quan trọng, việc làm gần hết hạn, quá hạn,… Việc bạn cần làm là liệt kê những công việc cho phần mềm.

Có thể nói đây là phần mềm có giao diện vô cùng dễ dùng, thuận tiện, ai cũng có thể sử dụng được. Bên cạnh đó, sản phẩm cũng có phiên bản miễn phí, người dùng có thể dễ dàng download và sử dụng để giúp hoàn thành công việc một cách dễ dàng.

Tìm hiểu thêm

• Top 6 Công Cụ Quản Trị Doanh Nghiệp Hiệu Quả Nhất Hiện Nay

Trên đây là một số gợi ý về phần mềm quản lý lịch làm việc bạn đọc có thể tham khảo. Hy vọng với những thông tin này, bạn có thể lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất cho cá nhân, doanh nghiệp để giúp tăng năng suất, hiệu quả khi làm việc.