Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp triển khai và sử dụng phần mềm quản lý thông minh để giải quyết những khó khăn, vướng mắc và hỗ trợ hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao. Đặc biệt trên thị trường có phần mềm ERP Odoo phổ biến nhất. Vậy đây là phần mềm gì, có ưu nhược điểm như thế nào, bạn đọc hãy đồng hành cùng bài viết dưới đây để có thêm những kiến thức liên quan về Odoo.

Giới thiệu tổng quan về phần mềm ERP Odoo

Odoo là một phần mềm quản trị doanh nghiệp hay còn gọi là phần mềm ERP mã nguồn mở, được phát triển bởi Fabien Pinckaers cùng các cộng sự từ năm 2005. Phần mềm này trước đó có tên là TinyERP nhưng kể từ phiên bản 8.0 trở đi, OpenERR được đổi tên thành Odoo.

Hiện nay trên thế giới có hơn 7 triệu người đang dùng hệ thống phần mềm ERP này nhờ ưu thế về tầm nhìn kinh doanh rộng cùng giao diện người dùng thân thiện.

ERP Odoo là phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện, cung cấp hơn 26.000 module gồm bán hàng, chăm sóc khách hàng, CRM, POS, quản trị sản xuất, quản trị kho, quản trị tài chính, nhân lực,.. Mỗi module thực hiện các chức năng nhất định được liên kết với nhau, cụ thể:

Phân hệ quản lý khách hàng Odoo CRM

Đây được đánh giá là giải pháp quản lý chăm sóc khách hàng và quản trị hoạt động bán hàng một cách toàn diện, có thể đáp ứng được đầy đủ nghiệp vụ của khách hàng. Những tính năng quản trị mối quan hệ khách hàng của Odoo CRM bao gồm: Quản lý và phân khúc tập khách hàng, quản lý đầu mối, quản lý dự án, chấm điểm khách hàng tiềm năng, quản lý công việc tích hợp cùng hệ thống Marketing tự động. Thông qua phân hệ này, các thông tin của khách hàng luôn được cập nhật kịp thời và lưu trữ một cách có hệ thống. Nhờ đó thao tác tìm kiếm, phân tích và sử dụng cũng trở nên đơn giản và chính xác hơn.

Xem thêm: Top 11 Phần Mềm Quản Lý Công Việc Chuyên Nghiệp Nhất

Module Odoo CRM có thể tự động tích hợp với các module khác của Odoo bao gồm: Mua hàng, bán hàng, kho, kế toán, nhân sự,… giúp doanh nghiệp của bạn vận hành và hoạt động hiệu quả hơn.

Phân hệ bán hàng

Nhờ phần mềm quản lý bán hàng Odoo, quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng trở nên bài bản, dễ dàng. Bên cạnh đó, tính năng hỗ trợ thông tin liên lạc giúp doanh nghiệp có thể tiếp cận, hỗ trợ và giải quyết những vấn đề cho khách hàng một cách nhanh chóng, tăng sự hài lòng cho khách hàng, tăng khả năng chốt đơn. Nhờ đó hoạt động bán hàng của doanh nghiệp cũng trở nên chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao hơn.

Một số tính năng trong phân hệ này bao gồm: Quản lý báo giá, quản lý chương trình khuyến mãi, chiết khấu, quản lý đơn giá, bảng giá.

Phân hệ quản lý bán hàng cho ngành bán lẻ

Phần mềm ERP Odoo giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa hoạt động hàng, đảm bảo sự ổn định về nguồn hàng, đồng thời dễ dàng kiểm soát chất lượng hàng hóa. Đây được xem như một giải pháp có khả năng ứng dụng rộng rãi cho mọi loại hình doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ. Đặc biệt phù hợp với các công ty có hệ thống kênh phân phối lớn như chuỗi cửa hàng, siêu thị, chuỗi showroom thuộc các lĩnh vực: Hàng tiêu dùng, nội thất, máy móc thiết bị, điện tử, điện máy, thời trang, vật liệu xây dựng,…

Những lợi ích nổi bật mà phân hệ này mang đến cho người dùng bao gồm:

• Tự động hóa bán hàng và ghi thanh toán, tích hợp công cụ POS để việc bán hàng và thực hiện giao dịch trở nên nhanh chóng.
• Tăng cường quản lý bán hàng nhờ việc cập nhật, đồng bộ mọi thông tin, lịch sử mua hàng của khách.
• Quản lý theo luồng công việc, giúp toàn bộ công việc của doanh nghiệp được thực hiện đúng theo các quy trình nghiệp vụ chuẩn.
• Quản lý chuỗi cung ứng một cách dễ dàng nhờ khả năng xử lý lượng dữ liệu khổng lồ.

Phân hệ quản lý tài sản, vật tư

ERP Odoo giúp doanh nghiệp giải quyết được những khó khăn trong việc quản lý tài sản, vật tư một cách toàn diện. Thông qua đó, mọi tài sản của công ty được quản lý đúng cách, đảm bảo nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa vòng đời tài sản. Phân hệ này của ERP Odoo cho phép người dùng:

• Quản lý tập trung và đồng bộ mọi  thông tin tài sản, vật tư thiết bị và nhà cung cấp.
• Quản lý kế hoạch bảo trì, phòng ngừa một cách chủ động và hiệu quả.
• Giảm thời gian trì hoãn hoạt động của các thiết bị vật tư, tăng tuổi thọ của thiết bị.
• Cải thiện phân tích dữ liệu, báo cáo logic và chính xác.
• Cung cấp đầy đủ các thông tin hỗ trợ việc ra quyết định bảo trì, khắc phục hư hại nếu có.

Phân hệ quản lý kho hàng Odoo Inventory

Phân hệ này của Odoo tích hợp nhiều chức năng như quản lý quan hệ khách hàng, quản lý nhân sự, điểm bán hàng, quản lý dự án và các tính năng quản lý kinh doanh. Người dùng có thể quản lý nhiều kho hàng, lập kế hoạch cho nguồn nguyên liệu hoàn chỉnh và định tuyến sản phẩm trực tiếp từ phía nhà cung cấp đến khách hàng để đơn hàng được hoàn thành nhanh chóng hơn.

Với việc sử dụng phân hệ quản lý kho hàng Odoo Inventory, hiệu suất làm việc của nhân sự trong doanh nghiệp được nâng cao, đồng thời giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí. Một số tính năng của phân hệ quản lý kho hàng bao gồm: Xử lý các sản phẩm kỹ thuật số và mã hóa sản phẩm, quản lý tồn kho và theo dõi chuyển kho, lập lịch hoạt động kiểm kê hàng hóa.

Tham khảo: TOP 17+ Phần Mềm Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Phân hệ quản lý chi phí

Thông qua phân hệ quản lý chi phí ERP Odoo, việc quản lý chi phí của doanh nghiệp sẽ đơn giản và dễ dàng hơn. Dù là chi phí đi lại, chi phí vật tư văn phòng hay bất kỳ khoản chi  tiêu nào của nhân viên, quản lý cũng có thể kiểm soát và theo dõi. Phân hệ này cho phép bạn tạo, xác thực hoặc từ chối những chi phí không cần thiết chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Việc tự động giao tiếp với các mẫu thư điện tử có sẵn giúp tiết kiệm thời gian. Bên cạnh đó, phần mềm giúp đơn giản hóa việc quản lý hóa đơn, chứng từ cũng như dễ dàng chia sẻ công việc giữa các phòng ban với nhau.

Phần mềm ERP Odoo cho phép người dùng quản lý chi phí hàng ngày, nhanh chóng đưa ra các quy trình mã hóa, cụ thể: Lập bảng quản lý chi phí của người lao động, xác nhận các chi phí, tạo nhật ký kế toán,…

Ưu điểm của phần mềm ERP Odoo

Có một điều chúng ta đều biết rằng, không phải ngẫu nhiên phần mềm ERP Odoo  được nhiều cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng. Lý do là bởi phần mềm này có rất nhiều ưu điểm hơn hẳn một số phần mềm khác trên thị trường.

Phần mềm được trang bị kho ứng dụng đa dạng

Phần mềm quản lý doanh nghiệp Odoo có một kho hệ thống đa dạng ứng dụng, hỗ trợ từng bộ phận trong công ty, tương tự như các phần mềm quản lý kế toán doanh nghiệp, quản lý kho, quản lý nguyên liệu sản xuất hay phần mềm quản lý khách hàng. Đặc biệt hệ thống Odoo còn được xây dựng theo cấu trúc module, nhờ đó người dùng có thể tùy ý lựa chọn các ứng dụng phù hợp trên kho apps và cài đặt về tài khoản của tổ chức.

Hiện tại, phần mềm ERP Odoo có hơn 10.000 module hỗ trợ chính là điểm nổi bật so với các loại phần mềm khác. Doanh nghiệp hoặc cá nhân chỉ cần lựa chọn chức năng phù hợp và có thể loại bỏ những chức năng thừa không cần thiết.

Có khả năng tích hợp dễ dàng

Có thể nói, phần mềm ERP Odoo là một trong những phần mềm có khả năng tích hợp mạnh mẽ nhất. Các phần mềm ERP thường là Close Source – mã nguồn đóng. Điều này khiến bạn gặp khó khăn nếu trong quá trình sử dụng muốn liên kết với các phần mềm của bên thứ ba, đặc biệt trong trường hợp cần sử dụng nhiều phần mềm để quản lý từng bộ phận khác nhau như phần mềm quản lý nhân sự, quản lý kế toán, công việc,…

Một số phần mềm ERP khác cho phép bạn tích hợp phần mềm bên thứ ba nhất định, không thể linh hoạt theo nhu cầu của doanh nghiệp. Đặc biệt nếu bạn đang sử dụng các phần mềm của Việt Nam thì phần mềm quốc tế sẽ không cho phép bạn kết nối.

Trong khi đó, ERP Odoo hoàn toàn trái ngược. Phần mềm này cung cấp API miễn phí, cho phép người dùng dễ dàng tích hợp với bất kỳ phần mềm nào mà không giới hạn giống như các phần mềm thông thường. Nhờ đó doanh nghiệp của bạn có thể tích hợp Odoo với những ứng dụng mong muốn, phục vụ các quy trình riêng, đồng thời làm cầu nối và thống kê hoạt động của từng phần mềm riêng biệt của các phòng ban với nhau. Cũng bởi vậy, toàn bộ nhân viên hay quản lý của doanh nghiệp đều có thể tăng hiệu suất làm việc và giúp đảm bảo hoạt động kinh doanh tốt hơn.

Tìm hiểu thêm: Top 4 Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp Tốt Nhất

Tính linh hoạt cao

ERP Odoo có kho ứng dụng đa dạng nên cũng mang đến tính linh hoạt cao, phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Lúc đầu, phần mềm này cho cho phép người dùng bắt đầu với những module mặc định để có thể quản lý doanh nghiệp dễ dàng và thuận tiện. Sau đó theo thời gian, bạn có thể cài đặt thêm một số module theo nhu cầu phát sinh hoặc những kế hoạch, dự định phát triển của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, ERP Odoo cho phép bạn tùy chỉnh module hoặc thêm module của riêng bạn nhằm phục vụ đa dạng loại hình doanh nghiệp khác nhau. Lúc này, doanh nghiệp của bạn chỉ cần có một đội ngũ lập trình viên giỏi, giàu kinh nghiệm để tạo ra hoặc chỉnh sửa các tính năng theo ý riêng.

Giá thành phù hợp

Giá cả cũng được xem là một trong những ưu điểm của Odoo. Phần mềm này phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp khác nhau từ SME đến các doanh nghiệp lớn. Nếu công ty của bạn chỉ có nhu cầu sử dụng các module cơ bản thì chi phí không quá cao. Bên cạnh đó, Odoo cũng cho phép bạn trả phí theo từng module, tức là chỉ cần trả tiền cho module bạn sử dụng.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng một chức năng của phần mềm ERP Odoo thì chi phí bạn cần trả là 0 đồng, cho phép sử dụng trọn đời. Trong trường hợp bạn muốn sử dụng ít nhất 2 chức năng trở lên, Odoo cho phép bạn dùng thử 15 ngày trên website của phần mềm.

Giao diện thân thiện

Thêm một ưu điểm nữa của phần mềm ERP Odoo được đánh giá cao đó là giao diện vô cùng thân thiện, trực quan và dễ sử dụng. Với thiết kế được tối giản hóa, các module được sắp xếp một cách đơn giản để người dùng dễ dàng quản lý.

Nếu lần đầu tiên tìm hiểu và làm quen với phần mềm Odoo, bạn không cần tốn quá 2 ngày để có thể thành thạo các tính năng của ứng dụng. Các chức năng này được sắp xếp một cách hợp lý, dễ nhìn, dễ sử dụng, do đó bất kể nhân viên hay quản lý đều có thể dễ dàng sử dụng.

Công nghệ được cập nhật liên tục

ERP Odoo là phần mềm được tích hợp nhiều công nghệ hiện đại, đặc biệt những công nghệ này thường xuyên được cập nhật. Ngay thời điểm phiên bản mới của Odoo được phát hành, bạn hoàn toàn có thể nâng cấp và sử dụng. Điều này hỗ trợ rất nhiều cho quá trình làm việc cũng như sử dụng của nhân sự trong doanh nghiệp, giúp bạn giải quyết được nhiều khó khăn trong vấn đề quản lý. Hiện tại phiên bản mới nhất của phần mềm quản trị doanh nghiệp Odoo là Odoo 12.

Nhược điểm của phần mềm ERP Odoo

Bên cạnh ưu điểm nổi bật thì phần mềm ERP Odoo cũng có một số hạn chế nhất định, có thể kể đến như:

Khó khăn trong việc thiết lập

Đây được xem là nhược điểm chung của đa số phần mềm ERP hiện nay, phần mềm càng mạnh mẽ, nhiều tính năng càng khó trong việc thiết lập. Do đó với phần mềm Odoo cũng đòi hỏi kỹ năng lập trình để có thể cài đặt và sử dụng. Điều này gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp khi vừa mất thời gian, vừa mất công sức, thậm chí mất tiền bạc cho các nhân sự của doanh nghiệp để xử lý vấn đề cài đặt.

Thiếu sự hỗ trợ từ Odoo

Với hơn 4 triệu doanh nghiệp đang sử dụng trên toàn thế giới, việc nhận được sự hỗ trợ từ Odoo thực sự khó khăn. Nếu bạn có nhận được sự hỗ trợ thì cũng khó có thể hài lòng hoàn toàn vì nhân viên của Odoo một ngày phải hỗ trợ hàng trăm người, dẫn đến các vấn đề của bạn không được xử lý trọn vẹn hoặc chi tiết. Ngoài ra, nếu bạn muốn xây dựng một đội ngũ chuyên hỗ trợ các vấn đề với phần mềm Odoo thì việc này sẽ gây tốn kém vì chi phí cho các khóa học của Odoo rất đắt.

Khó khăn trong việc duy trì hệ thống

Đây cũng là khó khăn phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp khi sử dụng phần mềm Odoo. Trong quá trình thực hiện các thao tác với phần mềm, bạn có thể gặp một số vấn đề như chức năng phần mềm không đáp ứng được toàn bộ nhu cầu của hệ thống hoặc doanh nghiệp cần liên kết với phần mềm bên thứ ba nhưng nhân sự trong doanh nghiệp không biết phải xoay sở như thế nào để có thể thêm hoặc tích hợp các tính năng.

Dù cộng đồng Odoo trên mạng rất nhiều, tuy nhiên việc duy trì hệ thống ERP Odoo đòi hỏi kiến thức sâu rộng, kỹ năng cao về lập trình phần mềm để xử lý. Bên cạnh đó, đội ngũ lập trình viên của bạn cũng cần có những kiến thức về Odoo mới có thể giải quyết các vấn đề này.

Mặc dù phần mềm ERP Odoo vẫn tồn tại một số nhược điểm, tuy nhiên đây vẫn là giải pháp được rất nhiều doanh nghiệp tin dùng và đánh giá cao. Thông qua phần mềm, doanh nghiệp có thể giải quyết được những khó khăn, vướng mắc trong hoạt động quản lý và vận hành. Giải pháp thông minh Odoo hứa hẹn giúp người dùng tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng năng suất hiệu quả kinh doanh và tạo cơ hội để doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững.