Trong kinh doanh bất kì ngành nghề nào, không thể thiếu hoạt động lưu kho. Trong đó kinh doanh dược là ngành đặc thù, gây nhiều khó khăn khi quản lý hàng tồn kho. Để giải quyết được những hạn chế, vướng mắc này, các tổ chức, đơn vị thường tìm đến phần mềm quản lý kho thuốc. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu đến bạn đọc 4 phần mềm hiệu quả, được tin dùng nhất.

Những khó khăn khi quản lý kho thuốc

Không giống như ngành hàng tiêu dùng nhanh, kinh doanh mặt hàng thuốc có những đặc thù riêng, tạo ra nhiều khó khăn cho quản lý trong vấn đề kiểm soát, theo dõi hàng hóa trong kho. Cụ thể:

Lượng hàng tồn kho lớn

Dược phẩm là lĩnh vực luôn phải đối mặt với số lượng hàng tồn kho cao do khả năng quay vòng vốn không nhanh như những ngành hàng thông thường khác. Bên cạnh đó, thuốc và các thiết bị vật tư y tế cũng cần có điều kiện bảo quản riêng biệt, trong môi trường đảm bảo an toàn và đạt tiêu chuẩn của Bộ Y tế. Bất kỳ sai sót nhỏ nào trong việc quản lý dược phẩm cũng có thể ảnh hưởng xấu đến sức khỏe và tính mạng con người. Trong khi đó, lượng hàng tồn kho quá lớn sẽ khiến chi phí bảo quản thuốc bị nâng lên gấp nhiều lần. Rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp cần xử lý theo phương án tiêu hủy hàng để tránh hàng hóa thất thoát ra thị trường, gây nguy hiểm cho người tiêu dùng.

Không nắm rõ hàng hóa trong kho

Lượng hàng hóa tồn kho trong kinh doanh dược vô cùng lớn với đa dạng loại thuốc khác nhau. Khi đó kể cả nhân viên, dược sĩ hoặc quản lý đều khó nắm bắt được hết vị trí, số lượng cũng như hạn sử dụng của tất cả thuốc trong kho. Điều này có thể gây ra tình trạng thuốc người mua cần không có sẵn tại thời điểm bán. Khi đó dược sĩ sẽ tư vấn những loại thuốc khác có cùng tính năng, công dụng. Tuy nhiên vấn đề thuốc hết, không có sẵn hàng để bán có thể khiến doanh nghiệp mất đi nguồn thu lớn. Đồng thời số lượng khách hàng cũng dần vơi đi vì họ chuyển sang mua hàng của đối thủ cạnh tranh.

Số lượng hàng tồn kho ảo

Theo cách thức quản lý truyền thống, vấn đề quản lý kho thuốc thường có nhiều sai sót. Nguyên nhân bắt nguồn từ việc ghi chép nhầm thông tin hoặc có thể do nhân viên gian lận, tự ý thay đổi số liệu để kiếm lợi cho bản thân. Trong trường hợp này, số lượng hàng hóa được ghi chép và lượng hàng thực tế trong kho có sự chênh lệch nhiều gây ra hiện tượng hàng tồn kho ảo. Khi đó chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt sai tình hình hàng tồn kho hoặc hàng đã hết nhưng không biết để kịp thời nhập thêm, gây ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh.

Yêu cầu cân đối giữa sản xuất và phân phối

Trong việc quản lý kho thuốc, yêu cầu đối với nhà quản lý đó là biết chính xác lượng hàng tồn để có thể đưa ra định hướng sản xuất hợp lý. Thông qua số lượng hàng tồn kho giữa các chi nhánh, tổ chức cũng dễ dàng phân bổ lượng thuốc và vật tư y tế phù hợp hoặc có thể vận chuyển thuốc từ chi nhánh hiệu thuốc này sang hiệu thuốc khác để đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng. Vì vậy nếu không nắm bắt được hàng tồn sẽ gây ra nhiều rắc rối trong suốt quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Cũng bởi vậy, nhằm mục đích giải quyết những khó khăn kể trên, rất nhiều tổ chức đã sử dụng phần mềm quản lý kho thuốc. Đây là phần mềm có thể áp dụng tại các nhà thuốc, chi cục bảo vệ thực vật, chi cục thú ý, chi cục vệ sinh an toàn thực phẩm, cục bảo vệ môi trường.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý kho thuốc miễn phí?

Hiện nay có rất nhiều loại phần mềm quản lý kho, gây khó khăn cho các doanh nghiệp khi đưa ra quyết định lựa chọn. Để trả lời cho câu hỏi có nên sử dụng phần mềm quản lý kho thuốc miễn phí không, bạn có thể tìm hiểu những ưu nhược điểm được tổng hợp dưới đây:

Ưu điểm: 

• Phần mềm quản lý kho thuốc miễn phí giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được đáng kể chi phí vận hành cho không phải chi trả bất kỳ khoản phí nào liên quan đến việc download, cài đặt, sử dụng. Vì vậy nếu là nhà thuốc, doanh nghiệp có quy mô nhỏ, đây là ưu điểm thực sự cần thiết.
• Phần mềm miễn phí thường có giao diện đơn giản, thân thiện, dễ sử dụng. Do đó bạn không mất nhiều thời gian để làm quen với các thao tác, chức năng của phần mềm. Đặc biệt những nhân viên không am hiểu về công nghệ, máy tính cũng dễ dàng sử dụng.
• Khi sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí với những tính năng cơ bản nhất, giúp doanh nghiệp của bạn giải quyết được những khó khăn trong vấn đề kiểm kho, đồng thời tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và hỗ trợ tăng hiệu quả kinh doanh.

Nhược điểm:

• Phần mềm miễn phí thường chỉ có những tính năng cơ bản chứ không được trang bị đầy đủ tính năng như những phần mềm bình thường. Do đó nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn và có nhiều yêu cầu cao trong việc quản lý kho, khi sử dụng phần mềm này vẫn tồn tại những hạn chế nhất định.
• Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí, bạn có thể thường xuyên gặp phải tình trạng lỗi, hỏng do phần mềm không được nhà cung cấp chú trọng đầu tư. Điều này gây ảnh hưởng đến quá trình làm việc của nhân viên, thậm chí khiến thông tin, dữ liệu bị sai sót. Đặc biệt nếu có vấn đề, nhà cung cấp sẽ không hỗ trợ bạn kiểm tra, xử lý. Người dùng sẽ phải tự tìm hiểu và khắc phục.
• Một trong những nhược điểm của phần mềm quản lý kho thuốc miễn phí đó là tính bảo mật không cao. Khi đó hệ thống máy tính của bạn dễ bị virus, mã độc xâm nhập hoặc kẻ xấu tấn công, đánh cắp thông tin, dữ liệu.

Để có thể lựa chọn được cho doanh nghiệp của mình phần mềm phù hợp, bạn nên tìm hiểu kỹ về ưu nhược điểm của phần mềm, đồng thời cân nhắc đến nhu cầu sử dụng, khả năng tài chính của bản thân. Việc sử dụng phần mềm thông minh sẽ giúp doanh nghiệp tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc và tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh.

4 lợi ích của các phần mềm quản lý kho thuốc

Khi sử dụng các phần mềm quản lý kho sẽ mang đến cho doanh nghiệp của bạn những lợi ích nhất định như:

Tiết kiệm nguồn nhân lực

Thông thường, chi phí về nhân sự quản lý kho rất tốn kém vì số lượng hàng hóa lớn, cần đến nhiều nhân viên làm việc trực tiếp tại kho. Trong khi đó nếu doanh nghiệp sử dụng các phần mềm quản lý kho chắc chắn có thể giảm được đáng kể số lượng nhân viên cho những công việc mang tính thủ công. Đồng thời phần mềm còn tạo điều kiện để nhà quản lý dễ dàng theo dõi quá trình làm việc của nhân sự hơn.

Quản lý chính xác lượng hàng tồn kho

Khi sử dụng phần mềm quản lý kho dược, bên cạnh lợi ích tối ưu hóa việc lưu kho và tận dụng được tối đa không gian lưu trữ hàng trong kho, doanh nghiệp còn có thể dễ dàng quản lý số lượng hàng tồn  kho một cách chính xác dựa vào thông tin mẫu mã, số lô, quy cách, hạn sử dụng. Việc nắm rõ số lượng hàng hóa sẽ giúp bạn cung cấp nhanh chóng, đầy đủ các sản phẩm khách hàng cần. Bên cạnh đó, thông qua phần mềm quản lý hàng tồn kho, nhà quản lý sẽ có cái nhìn khách quan về số lượng hàng tồn ở tất cả các kho, giúp giảm tồn kho đến mức tối thiểu, tránh ứ đọng vốn.

Quản lý được toàn bộ mặt hàng

Đa số các phần mềm quản lý kho thuốc hiện nay đều cho phép quản lý hàng hóa trong kho với nhiều đơn vị tính khác nhau, nhờ đó việc quản lý, xác định hàng hóa trong kho trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Bên cạnh đó, khi được liên kết với phần mềm quản lý kế toán doanh nghiệp, các phần mềm quản lý kho còn hỗ trợ đắc lực cho việc tính toán nguyên vật liệu trước khi đưa vào sản xuất, tính toán được giá thành sản phẩm.

Đảm bảo an toàn thông tin

Hiện nay rất nhiều phần mềm quản trị doanh nghiệp cho phép người quản lý phân quyền cho nhân viên theo chức vụ. Điều này có nghĩa rằng không phải ai cũng có quyền truy cập vào tất cả các module, họ sẽ bị giới hạn các thao tác, do đó những dữ liệu quan trọng không bị lộ ra ngoài, đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin.

4 tính năng của phần mềm

Một phần mềm quản lý kho dược thông minh thường được trang bị những tính năng cơ bản như:

Quản lý kho thuốc

Phần mềm quản lý kho có khả năng lưu trữ những lô thuốc đã được nhập vào máy với chi tiết, đầy đủ thông tin của từng loại thuốc. Do đó mỗi lần nhập thuốc về kho, bạn có thể nhanh chóng kiểm kê số lượng thuốc, số lô mà không sợ sai sót. Ngoài ra, tính năng này còn cho phép người dùng phát hiện các loại thuốc sắp hết hạn ngay tại màn hình giao diện mở rộng. Mỗi ngày bạn đều nhận được cảnh báo về các loại thuốc sắp hết hạn, từ đó đưa ra được các chính sách khuyến mãi, bán hàng phù hợp để đẩy nhanh loại hàng này.

Quản lý xuất nhập kho

Thông qua tính năng quản lý xuất nhập kho, các nhà thuốc thuộc hệ thống có thể tự tạo yêu cầu nhập kho nhanh chóng từ danh sách thuốc sắp hết và quầy tổng sẽ nhân được yêu cầu ngay lập tức. Khi đó quầy tổng xem qua các phiếu yêu cầu nhập kho điện tử, đồng ý, duyệt phiếu, lúc này quầy con sẽ nhanh chóng có thuốc.

Nhắc vị trí thuốc

Phần mềm thông minh có tính năng ghi nhớ vị trí xếp thuốc, do đó khi người dùng có nhu cầu tìm kiếm, kết quả hiện ra và bạn dễ dàng lấy được loại thuốc mong muốn. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép đối chiếu dược để tìm thuốc. Việc quản lý chi tiết, chính xác các loại thuốc hỗ trợ quản lý trong việc theo dõi số lượng hàng tồn và hạn sử dụng của chúng.

Kiểm kê kho

Phần mềm quản lý kho thuốc giúp bạn kiểm kê kho một cách tự động. Người dùng có thể kiểm kê bằng máy quét mã vạch hiện đại, đặc biệt nhiều nhân viên có thể kiểm kê cùng lúc mà không sợ trùng lặp hoặc nhầm lẫn. Sau khi kiểm kê, nếu có số liệu chênh lệch hàng tồn thực tế với sổ sách, bạn cũng có thể nhanh chóng tìm ra nguyên nhân khi mọi giao dịch được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống.

Top 4 phần mềm quản lý kho thuốc hiệu quả nhất

Bạn đọc có thể tham khảo top 4 phần mềm quản lý kho thuốc hiệu quả, được tin dùng và đánh giá cao nhất hiện nay trong nội dung dưới đây:

Phần mềm quản lý kho dược của SUNS Software

SUNS Software là công ty chuyên nghiên cứu và phát triển các phần mềm hỗ trợ phòng khám, nhà thuốc vận hành hiệu quả trong việc quản lý kho thuốc và tăng lợi nhuận. Những tính năng mà phần mềm quản lý kho thuốc SUNS Software mang đến bao gồm:

• Quản lý theo lô: Người dùng có thể nhận dạng lô nào nhập trước để xuất trước, tránh tình trạng thuốc hết hạn, đồng thời cắt giảm được nhân sự kiểm kê số lượng trực tiếp, đảm bảo tính chính xác cao.
• Quản lý nhiều kho cùng lúc: Phần mềm cho phép bạn quản lý đa dạng danh mục như thuốc, vật tư y tế, vật tư BHYT,…. để chỉ định dùng chung hoặc danh mục riêng, thuận tiện cho việc quản lý.
• Quản lý theo hạn dùng: Trong cùng một lô sản xuất, phần mềm cho phép người dùng ưu tiên những lô hết hạn trước để xuất trước.

Phần mềm quản lý kho thuốc Moss Pharma

Moss Pharma là phần mềm quản lý kho thuốc hiện được nhiều doanh nghiệp tin dùng vì mang đến hiệu quả quản lý cao, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí. Giao diện của phần mềm này vô cùng dễ hiểu, thuần việt, đơn giản và được sắp xếp thông minh nên nhân viên và người quản lý có thể nhanh chóng làm quen và thuần thục các thao tác. Moss Pharma ứng dụng công nghệ điện toán đám mây nên cho phép lưu trữ toàn bộ thông tin về các loại thuốc trong kho một cách đồng bộ và chính xác.

Các tính năng của phần mềm Moss Pharma bao gồm:

• Nhập thông tin thuốc.
• Theo dõi hạn dùng của thuốc.
• Quản lý xuất nhập kho
• Tính năng nhắc nhở vị trí thuốc
• Tính năng kiểm kê kho.

Phần mềm quản lý kho thuốc của EPS-WMS

Phần mềm quản lý kho thuốc của EPS-WMS là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động quản lý kho dược, đảm bảo lượng thuốc và thiết bị y tế tiêu thụ trong thời gian thực, tránh hàng tồn kho, quá hạn sử dụng hay thất thoát. Nhờ đó hoạt động kinh doanh của nhà thuốc, phòng khám đạt hiệu quả cao. Phần mềm thông minh của EPS-WMS được ứng dụng công nghệ tiên tiến, đảm bảo tính bảo mật cao, đồng thời mang đến cho người dùng những tính năng cơ bản nhất như:

• Quản lý thuốc trong kho.
• Hỗ trợ kiểm kho, xuất – nhập thuốc.
• Quản lý giá bán thuốc linh hoạt.
• Quản lý các loại thuốc theo nhiều đơn vị tính khác nhau.

Phần mềm quản lý kho thuốc MobiWork DMS

MobiWork DMS là phần mềm hỗ trợ quản lý hàng tồn dược phẩm theo từng kho, từng sản phẩm và khách hàng khác nhau. Qua đó, mỗi trình dược viên có thể đến từng nhà thuốc trong tuyến bán hàng của mình, thực hiện check in khai báo và tiến hành kiểm tra lượng hàng trên kho. Những dữ liệu họ nhập trực tiếp trên thiết bị di động được gửi về doanh nghiệp ngay lập tức. Khi sử dụng phần mềm MobiWork DMS, bạn có thể loại bỏ được tình trạng sai sót, nhầm lẫn trong quá trình kiểm tra hàng tồn kho. Đặc biệt, MobiWork DMS hỗ trợ người dùng trải nghiệm phần mềm miễn phí trong một thời gian nhất định, sau đó có thể đưa ra quyết định có mua phần mềm này hay không.

Phần mềm quản lý kho thuốc hiện nay đang phổ biến và đóng vai trò quan trọng trong việc tháo gỡ khó khăn, vướng mắc, tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin hữu ích được chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn đọc dễ dàng hơn trong việc tìm hiểu và lựa chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp, tổ chức của mình.