Hiện nay đa số các cửa hàng khi bán hàng đều cần có hóa đơn, bill để phục vụ tốt nhất cho hoạt động bán hàng cũng như tránh được những khó khăn trong quá trình thanh toán cho khách và quản lý nhân viên thu ngân. Cũng bởi nhu cầu này, nhiều cửa hàng, doanh nghiệp tìm kiếm và lựa chọn các phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn thông minh. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo top 6 phần mềm hiệu quả nhất trong bài viết dưới đây.

Những khó khăn của cửa hàng khi không có hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là tờ biên lai thường được sử dụng trong mua bán lẻ hàng hóa thông thường. Trong hóa đơn sẽ ghi chi tiết, đầy đủ tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, đồng thời còn có cả tên, số điện thoại, địa chỉ cửa hàng đó. Với cách thức bán hàng truyền thống, rất nhiều cửa hàng khi thanh toán cho khách thường không có hóa đơn. Điều này gây ra một số khó khăn, hạn chế sau:

Thanh toán chậm, dễ nhầm lẫn

Tại các cửa hàng bán lẻ thường có rất nhiều loại sản phẩm với đa dạng mẫu mã, chủng loại khác nhau. Nếu bạn không in giá trên sản phẩm và không có hóa đơn cho khách khi mua hàng, khách hàng chọn mua sản phẩm không biết giá phải hỏi lại nhận viên hoặc chủ cửa hàng. Bên cạnh đó khi thanh toán, người chủ hoặc nhân viên thu ngân không thể nhớ giá từng sản phẩm, dễ xảy ra tình trạng nhầm lẫn, tính sai cho khách. Thậm chí khi khách hàng chờ thanh toán đông cũng khiến thu ngân vội vã và tính sai giá tiền sản phẩm.

Khách hàng không thể đối chiếu sản phẩm đã mua

Tại các cửa hàng tạp hóa, siêu thị, mỗi lần ghé đến, khách hàng thường mua rất nhiều sản phẩm. Nếu cửa hàng của bạn không có hóa đơn, khách hàng không thể đối chiếu được từng sản phẩm mình đã mua xem giá như thế nào, nhân viên có tính đúng số tiền cho mình hay không. Bên cạnh đó hiện nay những cửa hàng không có hóa đơn cho khách thường bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp, khiến người mua không hài lòng.

Không đối chiếu được khi khách muốn trả hàng

Không ít trường hợp vì một lý do nào đó mà khách muốn đổi trả hàng. Khi không có hóa đơn bán hàng, bạn không thể biết sản phẩm khách đưa có đúng là hàng hóa của cửa hàng mình hay không. Trong khi một ngày cửa hàng có hàng trăm người mua, bạn không thể nhớ hết được từng người và danh sách những gì họ đã mua. Điều này gây khó khăn cho quá trình đổi trả hàng của khách, có thể gây mất thiện cảm và không quay trở lại lần sau.

Khó khăn khi quản lý hàng tồn kho

Nếu không có hóa đơn bán hàng hoặc ghi chép cụ thể số lượng hàng hóa bán ra từng ngày, chủ cửa hàng, siêu thị không thể biết chính xác được số lượng hàng hóa đã bán ra và số hàng hóa còn trong kho là bao nhiêu. Đồng thời bạn cũng không thể kiểm soát được những hàng hóa sắp bán hết hoặc gần hết hạn sử dụng để nhập mới hay thanh lý. Thêm một trường hợp nữa là khi người mua có nhu cầu về một loại sản phẩm nào đó nhưng cửa hàng của bạn không có hàng dẫn đến mất khách.

Dễ thất thoát hàng hóa khi nhân viên gian lận

Những người chủ cửa hàng, siêu thị thường không thể có mặt 24/24 để kiểm soát, quản lý hoạt động kinh doanh và toàn bộ nhân viên của mình. Nhiều cửa hàng lựa chọn theo dõi thông qua camera nhưng đây không phải là cách bạn nắm được hết thông tin đơn hàng của khách, số lượng sản phẩm bán ra. Do đó nếu nhân viên gian lận trong việc tính tiền, thanh toán sai cho khách, lấy đồ của cửa hàng, bạn cũng không thể kiểm soát được hết, gây ra nhiều thất thoát cho cửa hàng của mình.

Gặp nhiều sai sót trong đánh giá hiệu quả kinh doanh

Trong các tổ chức, doanh nghiệp, hóa đơn được biết đến như chứng từ quan trọng liên quan trực tiếp đến việc thống kê doanh thu, lợi nhuận, đồng thời để chủ cửa hàng, doanh nghiệp đánh giá được chính xác nhất hiệu quả bán hàng cho từng sản phẩm. Do đó nếu không có hóa đơn bán hàng, bạn không thể thống kê được hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị, cửa hàng trong thời gian nhất định, không rõ lãi lỗ như thế nào, mặt hàng nào bán chạy cần nhập thêm, mặt hàng nào khó bán nên hạn chế nhập.

Đứng trước những khó khăn trong việc bán hàng liên quan đến hóa đơn, nhiều chủ cửa hàng, doanh nghiệp hiện nay lựa chọn sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Có nên dùng phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn miễn phí?

Do nhu cầu quản lý hoạt động bán hàng, in hóa đơn cho khách ngày càng cao nên nhiều loại phần mềm hỗ trợ cũng theo đó ra đời. Bên cạnh những phần mềm yêu cầu trả phí cũng có các phần mềm miễn phí mang đến lợi ích đáng kể. Nếu đang băn khoăn có nên dùng phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn miễn phí hay không, bạn có thể cân nhắc ưu nhược điểm của phần mềm này:

Ưu điểm: 

• Tiết kiệm chi phí: Loại phần mềm miễn phí không yêu cầu người dùng phải trả bất kỳ khoản phí nào, bạn chỉ cần tải về, cài đặt trên máy tính và sử dụng. Ưu điểm này phù hợp với những cửa hàng nhỏ, có số lượng hàng hóa ít và có ngân sách hạn chế.
• Dễ sử dụng: Phần mềm quản lý miễn phí thường rất dễ sử dụng, không mất nhiều thời gian làm quen, thực hành thao tác, do đó tất cả nhân viên trong cửa hàng đều có thể dùng.

Nhược điểm:

• Tính năng bị hạn chế: Phần mềm miễn phí chỉ có một số tính năng cơ bản, do đó chỉ phù hợp những cửa hàng nhỏ. Đối với cửa hàng, siêu thị có quy mô lớn, việc hạn chế tính năng sẽ gây ra nhiều khó khăn, không giải quyết được triệt để những vấn đề tổ chức đang cần. Khi muốn sử dụng tính năng nâng cao, bạn cần trả thêm phí.
• Khả năng bảo mật thấp: Phần mềm miễn phí không được chú trọng về tính năng bảo mật thông tin, do đó dữ liệu của cửa hàng dễ bị lấy cắp hoặc mất toàn bộ. Việc có virus hay mã độc xâm nhập cũng là vấn đề thường xuyên xảy ra.
• Không được hỗ trợ: Do phần mềm miễn phí được tải lên mạng và người dùng tự động cài đặt trên máy nên khi có vấn đề hư hỏng, cần cập nhật, chỉnh sửa sẽ không được hỗ trợ từ người phát triển phần mềm. Bạn sẽ phải thuê kỹ thuật viên bên ngoài hoặc tự tìm hiểu và khắc phục sự cố.
• Thường xuyên xảy ra lỗi: Đa số những phần mềm miễn phí thường xuyên xảy ra lỗi trong quá trình sử dụng do không được chú trọng, đầu tư. Khi có lỗi, sự cố khiến công việc trong cửa hàng bị trì hoãn, ảnh hưởng, đặc biệt là trong việc thanh toán, tính tiền cho khách, khiến khách hàng chờ đợi lâu, thậm chí phần mềm tính sai hóa đơn mua hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn miễn phí sẽ có những ưu nhược điểm nhất định. Nếu bạn có khả năng tài chính tốt cùng yêu cầu nhiều tính năng để hỗ trợ hoạt động bán hàng, thanh toán hóa đơn, nên cân nhắc chọn phần mềm trả phí thay vì phần mềm miễn phí.

5 lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn

Phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn là công cụ cần thiết cho các cửa hàng, siêu thị, đơn vị kinh doanh vì nó mang đến rất nhiều lợi ích cho tổ chức, doanh nghiệp như:

Dễ dàng kiểm tra khi có sai sót

Nếu không có hóa đơn, việc tính tiền, thanh toán cho khách hàng gặp nhiều khó khăn, thường xuyên xảy ra sai sót. Khi sử dụng phần mềm hỗ trợ, thông tin của từng mặt hàng như tên, đơn giá được lưu trữ, do đó khi thanh toán sẽ chính xác hơn. Bên cạnh đó, trong trường hợp khách hàng có khiếu nại hay cần đổi trả hàng hóa, hóa đơn cũng giúp đối chiếu đơn hàng, đảm bảo thông tin khách hàng đưa ra là chính xác để có phương án xử lý phù hợp.

Tăng sự tin tưởng cho khách hàng

Nhờ có hóa đơn bán hàng, khách hàng dễ dàng kiểm tra, đối chiếu lại giá tiền của từng sản phẩm để xem nhân viên có tính sai tiền cho mình không, số lượng cần mua có chính xác không. Vì vậy tạo được sự an tâm và tăng sự tin tưởng cho khách hàng, tăng tỷ lệ khách hàng quay trở lại mua vào lần sau.

Hạn chế thất thoát

Thông qua phần mềm thông minh, chủ cửa hàng có thể nắm rõ được thông tin từng đơn hàng của khách trong một ngày, một tuần, một tháng hoặc trong thời gian nhất định. Nhờ đó người chủ sẽ biết được nhân viên có tính đúng tiền cho khách hay không, số lượng hàng bán ra là bao nhiêu, tránh được tình trạng gian lận, hạn chế thất thoát trong quá trình bán hàng.

Tạo sự chuyên nghiệp cho cửa hàng

Cách thức bán hàng truyền thống, tính tiền bằng tay và không có hóa đơn thường cho người mua cảm thấy cửa hàng đó không theo kịp công nghệ, thời đại. Khi bạn áp dụng phần mềm, in hóa đơn cho khách hàng sẽ tăng được tính chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, thông tin về cửa hàng như tên, địa chỉ, số điện thoại, logo được in đầy đủ trên hóa đơn giúp khách hàng biết rõ hơn về cửa hàng cũng như dễ dàng liên hệ khi có nhu cầu mua sản phẩm.

Tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh

Sự hỗ trợ của phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn có thể góp phần làm tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh cho cửa hàng, doanh nghiệp của bạn. Lý do là bởi chủ cửa hàng có thể dễ dàng kiểm soát nhân viên, nắm bắt được số lượng sản phẩm bán ra, số hàng còn trong kho, sản phẩm đã bán hết cần nhập thêm để đáp ứng nhu cầu người mua. Bên cạnh đó, bạn sẽ tính toán được doanh thu, lợi nhuận của cửa hàng tại từng thời điểm nhất định. Việc hạn chế gian lận của nhân viên sẽ giúp cửa hàng tránh được thất thoát và tăng được hiệu suất kinh doanh.

6 tính năng của phần mềm

Dưới đây là 6 tính năng nổi bật của phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn:

Tính năng tạo và in hóa đơn bán hàng

Thông qua phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn, người dùng có thể tạo, in hóa đơn bán hàng nhanh chóng, dễ dàng. Màn hình in hóa đơn sẽ hiển thị với các lựa chọn nhập giá, số tiền khách trả để đảm bảo độ chính xác tuyệt đối khi thanh toán cho khách hàng. Bên cạnh đó, màn hình còn có 2 sự lựa chọn là tiền thừa trả lại khách hoặc cộng vào tài khoản khách hàng nếu có, điều này hỗ trợ tối đa cho nhân viên khi thực hiện các thao tác bán hàng.

Tất cả các thao tác và kết nối máy in đều dễ dàng thực hiện ngay trên màn của hình máy in hóa đơn bán hàng hoặc màn hình điện thoại di động, nhờ đó chủ cửa hàng có thể dễ dàng tạo, in hóa đơn bán hàng cho khách.

Quản lý các mẫu in

Phần mềm hỗ trợ thông minh này còn cho phép người dùng quản lý các mẫu in theo yêu cầu của công việc. Qua đó, nhân viên có thể lựa chọn chế độ tự động hoặc tự tạo hóa đơn để tùy chỉnh mẫu in phù hợp. Điều này không chỉ giúp thông tin hóa đơn được đầy đủ mà còn đáp ứng được yêu cầu khách hàng trong quá trình bán hàng.

In hóa đơn trực tiếp từ điện thoại

Rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn hỗ trợ tính năng in hóa đơn trực tiếp từ điện thoại của người dùng nhanh chóng. Khi đó, điện thoại của bạn cần kết nối với máy in hóa đơn tại cửa hàng. Sau khi hoàn thành các thao tác nhập thông tin và thanh toán, bạn chỉ cần nhấn chọn in trên màn hình điện thoại để có thể in hóa đơn từ điện thoại ra máy in hóa đơn bán hàng, giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên và chủ cửa hàng.

In tem cho sản phẩm

Một trong những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý này đó là có thể in tem cùng thông tin sản phẩm được lưu trữ trên hệ thống thông qua máy quét mã vạch. Tính năng này không được trang bị trên các phần mềm miễn phí.

Khi bạn nhập sản phẩm vào hệ thống và chọn tính năng in tem, máy in hóa đơn có thể in tem sản phẩm dễ dàng, nhờ đó thuận tiện cho chủ cửa hàng và nhân viên khi quản lý từng loại sản phẩm, hàng hóa, không cần mất thời gian ghi nhớ giá của từng mặt hàng.

Xem lịch sử hóa đơn

Phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn cho phép người dùng xem lịch sử thanh toán đối với từng hóa đơn. Thông qua tính năng này, quản lý có thể xem được danh sách sản phẩm đã bán, đơn giá, tổng tiền để xem nhân viên thanh toán đã đúng chưa, có sự gian lận hay không. Đồng thời đây cũng là yếu tố giúp bạn thống kê được doanh thu, lợi nhuận bán hàng trong thời gian nhất định.

Tự động in hóa đơn khi thanh toán

Tính năng này của phần mềm giúp bạn tự động in hóa đơn bán hàng sau khi thanh toán mà không cần nhấn nút in trên màn hình bán hàng. Bạn chỉ cần thiết lập máy in cùng shortcut cho máy tính, trên hệ thống sẽ tự động in hóa đơn một cách đơn giản và nhanh chóng. Bên cạnh đó, phần mềm cũng cho phép liên kết với máy in hóa đơn bán hàng để quy trình thanh toán được tối ưu.

Top 6 phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn hiệu quả nhất

Nếu đang gặp khó khăn trong việc bán hàng, thanh toán, in hóa đơn cho khách hàng, bạn có thể tham khảo và áp dụng một trong các phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn hiệu quả nhất dưới đây:

Phần mềm Ebizvat Ebiz

Ebizvat Ebiz là phần mềm được phát triển bởi công ty Ebusiness, giúp các doanh nghiệp bán hàng và in hóa đơn nhanh chóng thay cho việc xuất hóa đơn bằng tay truyền thống. Một số tính năng của phần mềm Ebizvat Ebiz là in hóa đơn GTGT theo mẫu của chi cục thuế, bỏ qua công đoạn mua hóa đơn, có thể in trực tiếp từ máy in và giấy in thông thường. Bên cạnh đó phần mềm này cũng cho phép người  dùng quản lý các danh mục hàng hóa như tên hàng hóa, đơn vị tính, đơn giá,…

Ngoài ra, phần mềm Ebizvat Ebiz giúp người bán hàng tổng hợp được các hóa đơn đã in, theo dõi hóa đơn hủy và thống kê hóa đơn đã xuất. Nhà cung cấp cung có thể thiết kế lại mẫu in giống yêu cầu của người dùng.

Phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn Sapo POS

Sapo POS là phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp sẵn phần mềm in hóa đơn tốt nhất được nhiều doanh nghiệp tin dùng hiện nay, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với những lợi ích, tính năng mang lại, phần mềm Sapo POS được hơn 100.000 khách hàng lựa chọn với hơn 95% khách hàng đánh giá hài lòng. Chi phí sử dụng phần mềm cũng khá hợp lý, chỉ từ 160.000 đồng/tháng. Đặc biệt phần mềm có 7 ngày dùng thử hoàn toàn miễn phí để trải nghiệm đầy đủ tính năng trước khi đưa ra quyết định lựa chọn

Các tính năng của phần mềm Sapo POS bao gồm:

• Tạo và in hóa đơn.
• Kết nối máy in hóa đơn.
• Đa dạng khổ in hóa đơn.
• Tùy chỉnh mẫu in hóa đơn.
• Cho phép in đa dạng loại hóa đơn khác nhau.
• In tem mã vạch cho sản phẩm.
• In hóa đơn trực tiếp từ điện thoại hoặc máy tính bảng.
• In cùng lúc nhiều hóa đơn.

Phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn phổ biến nhất với hơn 150.000 cửa hàng đang tin dùng. Phần mềm có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, nhân viên dù không am hiểu về công nghệ máy móc cũng có thể làm quen chỉ sau 15 phút. KiotViet miễn phí triển khai, nâng cấp và hỗ trợ cho khách hàng, với chi phí sử dụng phần mềm chỉ từ 6000 đồng mỗi ngày. Người dùng có thể tải và sử dụng ứng dụng KiotViet bằng Android hoặc IOS.

Các tính năng của phần mềm KiotViet bao gồm:

• Tính năng tạo và in hóa đơn bán hàng dễ dàng, nhanh chóng.
• Hỗ trợ quản lý các mẫu in.
• Cho phép in hóa đơn trực tiếp từ điện thoại.
• In tem cho sản phẩm.
• Cho phép xem lịch sử in hóa đơn.
• Giới hạn người được quyền in hóa đơn.
• Tự động in hóa đơn sau khi khách hàng thanh toán.

Phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn Posapp

Nếu cửa hàng của bạn đang gặp các vấn đề về bán hàng, thanh toán, in hóa đơn, có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn Posapp. Đây là phần mềm được tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết giúp thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ quản lý cửa hàng cửa bạn tốt nhất. Phần mềm Posapp được hơn 12.000 cửa hàng, doanh nghiệp sử dụng, khách hàng đến từ hơn 20 quốc gia trên thế giới, do đó bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi sử dụng phần mềm.

Posapp hỗ trợ cửa hàng in bill từ xa thông qua điện thoại, máy tính, máy tính bảng hoặc các thiết bị thu ngân chuyên dụng. Các tính năng của phần mềm Posapp bao gồm:
In hóa đơn từ xa.

• Xem lịch sử in hóa đơn.
• Giới hạn số người được in hóa đơn.
• Quét mã vạch để thanh toán tiền cho khách.
• Hỗ trợ quản lý nhân viên trong cửa hàng hiệu quả.
• Dễ dàng quản lý kho.
• Xem và tổng hợp báo cáo nhanh chóng.

Phần mềm Easyinvoice

Easyinvoice là phần mềm hỗ trợ in hóa đơn điện tử cho phép khách hàng phát hành, lưu trữ, quản lý các hóa đơn một cách dễ dàng, nhanh chóng. Phần mềm Easyinvoice có giao diện đơn giản, thiết kế gần gũi để kế toán, nhân viên có thể khởi tạo, lưu trữ và in hóa đơn thuận tiện hơn.

Easyinvoice giúp người dùng tiết kiệm 90% thời gian, chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ, bảo quản hóa đơn cho các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, người dùng được phép tra cứu hóa đơn mọi luc mọi nơi. Mọi thông tin trong hóa đơn của bạn được bảo mật tuyệt đối, không để xảy ra tình trạng đánh cắp dữ liệu hoặc  thất lạc hóa đơn.

Phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn MISA eShop

Nếu doanh nghiệp, cửa hàng của bạn đang tìm kiếm giải pháp hỗ trợ in hóa đơn bán hàng, xây dựng hình ảnh cửa hàng chuyên nghiệp thì MISA eShop chính là sự lựa chọn không nên bỏ qua. Phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn MISA eShop phù hợp với mọi lĩnh vực kinh doanh bán lẻ, từ mô hình cửa hàng đến chuỗi cửa hàng hoặc bán hàng đa kênh.

MISA eShop có thể chạy trên điện thoại di động, máy tính bàn, máy tính bảng, máy POS để bàn, máy in,… đồng thời có thể kết nối với nhiều loại phần cứng để việc bán hàng và in hóa đơn của cửa hàng nhanh chóng, tiện lợi.

Trên đây là thông tin 6 phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn được tin dùng và cho hiệu quả cao nhất hiện nay. Để có thể giúp cửa hàng mình thoát khỏi những khó khăn, vướng mắc trong việc bán hàng, thanh toán, in hóa đơn, tiết kiệm thời gian và chi phí, bạn nên tham khảo và lựa chọn các phần mềm hỗ trợ phù hợp.